La fonction achats IT s'adapte dans l'ombre des métiers

Pour le Cigref, les mutations numériques impliquent un rapprochement des directions achats et métiers, en lien avec la DSI. L’optimisation des processus de validation est également au menu.

Les achats de matériel informatique, logiciels et services IT dans les grandes entreprises en France se complexifient avec la montée en puissance du BYOD (Bring you own device) et des technologies réunies sous l’acronyme SMAC (Social, Mobile, Analytique, Cloud). La direction des achats a intérêt à se rapprocher des directions métiers, en liaison avec la DSI, observent le Cigref, réseau de grandes entreprises, et l’association des responsables achats informatiques Crai dans un nouveau rapport.

Une équipe dédiée regroupant DSI et acheteurs

Dans les grandes entreprises 78% des achats IT sont rattachés à la direction des achats, 11% à la DSI et 11% à la direction administrative et financière (DAF), d’après un sondage réalisé en mars auprès des participants du groupe de travail Cigref – Crai. La gestion des achats IT, en revanche, est le plus souvent pilotée par une équipe dédiée regroupant DSI, acheteurs et juristes. 33% des répondants déclarent une stratégie d’achats numériques à 2-3 ans, 44% élaborent un plan, mais 22% n’ont pas adopté de stratégie…

Le double rattachement de la fonction achats IT

Pour assurer cohérence et convergence des achats IT (les services représentent à eux seuls 49% des dépenses), le Cigref préconise de mettre en oeuvre un double rattachement de la fonction achats IT (hiérarchique avec la DG et fonctionnel avec la DSI) et d’inciter les prescripteurs et les acheteurs à travailler en mode projet. Il s’agit également d’optimiser les relations fournisseurs et de travailler davantage avec les start-ups et PME.

L’encadrement du Shadow IT (les systèmes et applications informatiques qui échappent à la DSI) implique une plus grande coopération des achats avec les directions commerciale et marketing, ainsi qu’une mesure des achats IT hors contrôle de la DSI. Enfin, pour fluidifier les besoins métiers, un traitement sous 48h des demandes d’achats à faible valeur devrait être adopté, selon le Cigref.

La direction des achats sur tous les fronts

Consumérisation de l’IT oblige, « le fonctionnement MOA-MOE (maîtrise d’ouvrage-maîtrise d’oeuvre) est de moins en moins adapté, et les cahiers des charges qui ordonnançaient et gouvernaient la relation IT et achats sont sans doute amenés à disparaître », observent les auteurs du rapport. « Le modèle industriel traditionnel va perdurer [parallèlement] à de nouveaux modèles qui fonctionnent avec des règles fondamentalement différentes », ont-ils ajouté. Pour accompagner la transformation numérique de l’entreprise, la direction des achats doit « être présente sur le Cloud, le BYOD, le Social », adopter « une logique de service et entrer dans un mode collaboratif avec les métiers », assurent-ils.