Après la rationalisation à outrance, les achats IT rétropédalent

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Affûtées par la signature de grands contrats d’outsourcing, les pratiques d’achats IT doivent maintenant apprivoiser les contrats agiles et les démarches d’innovation. Presque un 180°.

Après la rationalisation, marquée par exemple par la pratique des enchères inversées, retour à un modèle plus équilibré ? C’est en tout cas ce que laisse entendre le dernier cahier publié par le Club achats du Cigref. « La fonction achats doit aujourd’hui intégrer dans ses propres processus la nouvelle donne que le numérique est en train d’amener et tout particulièrement l’innovation qu’elle ne doit pas freiner », écrit le Cigref, qui regroupe les DSI des grandes organisations françaises. Son Club achats reconnait que les pratiques classiques ne sont plus adaptées à cette nouvelle donne. Des pratiques qui ont abouti à favoriser les prestataires établis au détriment de petits acteurs plus innovants. « La tendance actuelle est donc de trouver des solutions pour réintégrer ces derniers et arriver à faire cohabiter dans les processus d’achat les nouveaux acteurs émergents de taille modeste et les acteurs traditionnels de plus grande taille », résume le Club achats, qui réunit des spécialistes de ces pratiques.

Pour ne pas risquer d’être contournés – pour ne pas dire « ubérisés » -, les achats IT doivent donc se réinventer. « Pour cela, la fonction achats ne peut plus aujourd’hui travailler seule. La mise en œuvre d’une nouvelle gouvernance en termes d’achats doit associer les acteurs clés de l’entreprise, comme la DSI ou les directions métiers, notamment les juristes », écrit le Cigref. Ce dernier préconise aussi d’aller jusqu’à favoriser les acteurs agiles et innovants.

« Allègement des processus d’achats »

En creux, les acheteurs admettent que la lourdeur des processus qu’ils ont mis en place – processus tout entiers focalisés sur l’optimisation des coûts – a pu handicaper l’innovation dans leur organisation. Et d’évoquer « une révision et un allègement des processus d’achats pour répondre rapidement aux besoins des directions métiers (time to market), intégrer rapidement l’innovation, et au final, gagner en agilité/flexibilité sur les produits de l’entreprise ».

In fine, les achats subissent les mêmes reproches que ceux adressés fréquemment aux DSI, autrement dit de faire figure de frein à l’innovation. Le Cigref recommande donc plus de flexibilité dans la contractualisation, quitte à mettre en place des procédures ad hoc (par exemple avec des seuils de référencement abaissés) et des budgets dédiés à ces projets agiles.

Des budgets sans garantie de ROI

Reste pour les achats à appréhender les risques inhérents à ces nouvelles pratiques : immaturité de l’offre, risque de disparition d’un fournisseur… Sur ce terrain, le Club achats recommande de multiplier les expérimentations afin de valider la réponse de la start-up ou d’un petit prestataire à un besoin métier… ainsi que sa capacité à livrer. « Cette phase exploratoire peut aussi permettre de ‘sourcer’ et capturer l’innovation pour des besoins exprimés », ajoute le Cigref, tout en introduisant dans l’organisation un espace où le droit à l’erreur est la règle. « Mais attention, la mise en place de plateformes d’expérimentation avec droit à l’erreur nécessite aussi l’allocation de budgets dédiés sans obligation de retour sur investissement », avertit le club.

Signalons que le Club achats du Cigref a étendu sa réflexion aux freelances, un besoin souvent révélé par le passage aux projets agiles. Soit pour associer des compétences à un projet, soit pour gérer la transition vers la réinternalisation des compétences sous-tendue par les démarches de type Devops.

Cloud : la négociation au second plan

Le document publié par le club de DSI se penche enfin sur les contrats Cloud, autre passage obligé des démarches agiles. Pour le Cigref, avec le Cloud, l’enjeu de la fonction achats se déplace de la négociation de la meilleure offre vers « une cartographie des données de l’entreprise pour identifier les risques ». C’est sur cette base seulement que peut s’effectuer la comparaison des offres, argumente le club : « La difficulté étant que plus on s’intéresse au Cloud public, moins il est possible de négocier, il faut donc se concentrer sur les garanties que le prestataire apporte, notamment en ce qui concerne la chaine d’imbrication de contrats : possibilité pour le fournisseur d’avoir de la sous-traitance, la nationalité de ses prestataires et les réglementations extraterritoriales qui s’appliquent alors ».

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