Avis d’Experts – Sollan : le cadrage ECM répond à l’accélération des processus

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Avis d’Experts de Sollan sur la manière de penser les outils de gestion de contenus numériques sur le long terme pour optimiser les processus en entreprise.

L’ECM (Enterprise Content Management) permet la gestion des contenus non structurés d’une entreprise ou d’une entité publique.

Ce sont des contenus qui ne peuvent être stockés dans des applicatifs métiers tels que les CRM, les ERP, les systèmes de gestion financière, etc.

Par exemple des documents (Factures, pièces justificatives, enregistrements qualité, etc.) ou de l’information (contenu échangé dans les e-mails, pages de sites, notes, etc.).

L’ECM est l’ensemble des outils (GED, portails, site web, Drive, etc.) permettant de gérer cette masse de données non structurée.

Le cadrage ECM permet, quant à lui, de visualiser ces outils de manière globale et cohérente. Il est le schéma directeur fonctionnel, organisationnel et technique permettant la mise en place d’une bonne gouvernance de l’information non structurée de l’entreprise.

Les enjeux

Lorsque l’entreprise ne propose pas d’outils pour gérer ces données, elle se retrouve confrontée à deux risques majeurs :

•    la perte de gouvernance : les utilisateurs utilisent des outils en dehors de l’entreprise (Google Drive, Dropbox, etc.) ce qui engendre un risque de fuite ou de perte d’information.

•    l’inflation informationnelle : faute de retrouver l’information, les utilisateurs risquent de la reproduire ce qui engendre une perte de temps et une augmentation des coûts de stockage.

Exemples de cas terrain

L’un de nos clients dans l’industrie des transports utilisait des outils de type Google et des répertoires partagés localement pour gérer ses contenus non structurés.

Il en résultait des pertes et de la reproduction d’information. Ils ont donc fait appel à une étude de cadrage ECM.
 
L’étude a tout d’abord permis de définir clairement les grandes familles de besoins assez typiques d’une entreprise industrielle :
•    Conservation du savoir-faire au niveau de la conception, de la Recherche et Développement et du déroulement de projets;
•    Suivi de livraison documentaire avec les clients ou les fournisseurs;
•    Gestion, d’enregistrement et de suivi de documents d’industrialisation dans le cadre de production (certificats, procès-verbaux, bon de livraison, suivi qualité, etc.).

Nous avons préconisé la mise en place d’un socle unique permettant d’adresser les différents besoins précités via un catalogue de services proposé par la DSI.
 
Pour les collectivités locales, départementales ou régionales, nous retrouvons assez souvent des problématiques de gestion des pièces justificatives de dépenses et de recettes, de gestion des agents, de gestion des délibérations avec des circuits de signatures, etc.
 
Les étapes à suivre

Le cadrage ECM est piloté en collaboration avec les directions transverses (financières, RH, DSI) et les secrétariats généraux lorsqu’ils existent.

Il faut avant tout analyser l’entreprise, sa nature, son organisation, comprendre ses contraintes financières, techniques, de façon à composer une feuille de route adaptée à l’entreprise.

Les étapes du cadrage consistent à :
•    Comprendre les processus et les flux d’information. Cette étape est réalisée au travers d’ateliers avec les différentes directions que l’on souhaite inclure dans l’étude.
•    Définir fonctionnellement la nature des informations que manipulent chacune des directions afin de définir un périmètre fonctionnel, revu dans un second temps avec l’ordonnateur de la mission.
•    Analyser l’existant et déterminer les contraintes d’infrastructures, d’organisations structurelles et informatiques de l’entreprise.
 
C’est à l’issue de ces trois phases qu’il devient possible de définir le bon schéma directeur et sa mise en place dans le temps au travers d’une feuille de route, accompagnée éventuellement de préconisations de solutions applicables.

Quel avenir du cadrage ECM ?

Nous assistons à une forte accélération des processus dans les entreprises.

Dans l’administration française par exemple, il est désormais possible de payer ses impôts en un clic ou en scannant un QR Code. En découle une pression des employés, partenaires ou clients sur l’entreprise ou l’organisation qui supportent de moins en moins les délais imposés par des processus encore physiques ou mal optimisés.

Cette accélération nécessite des systèmes souples permettant une dématérialisation rapide et une gestion simple des données au travers de systèmes ECM rationalisés et optimisés.

Le cadrage stratégique ECM a un bel avenir devant lui.

(Crédit photo illustration :  teguhjatipras – Fotolia.com)

Auteur
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Consulting Manager
Sollan
Ingénieur INSA, Paul travaille dans le domaine de l’ECM depuis sa sortie d’études, suite à un DEA sur ce sujet. Il est responsable du consulting chez Sollan et a réalisé des missions de conseil et d’intégration dans de nombreux grands comptes.
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