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PME : mesurez-vous aux plus grands !

La gestion documentaire à l’heure du numérique

Basculer vers le numérique les factures, documents RH… va bien au-delà de la seule dématérialisation du papier. Ce passage au numérique des processus métier se traduit par des gains de productivité vitaux dans le contexte économique actuel.

Si beaucoup de projets de gestion documentaire ou de contenu démarrent par la numérisation de documents papier, « le but n’est pas cette dématérialisation, mais porte sur la fluidité des processus qu’elle permet », explique Vincent Bouthors, dirigeant de l’éditeur Jalios, spécialisé dans la gestion documentaire depuis plus de 15 ans. « Ce, même si les documents sont parfois rematérialisés à la sortie de l’entreprise », ajoute notre interlocuteur.

Tous les domaines d’activité sont concernés. Si les assurances, banques et autres sociétés du tertiaire et grandes consommatrices de papier ont depuis des années mis en place des applications de gestion documentaire, les PME et les PMI ont également entamé cette démarche.

L’exemple de la fonderie Bouhyer

Le groupe Bouhyer, une PME de 300 salariés spécialisée dans la fonderie, est implanté sur deux sites. Son activité nécessite notamment le respect de procédures qualité. Si ces dernières étaient depuis des années au format numérique, leur utilisation laissait parfois à désirer. Les collaborateurs avaient du mal à identifier la bonne version de fichier.

La mise en place d’une gestion documentaire intégrée dans un intranet collaboratif a permis entre autres de s’assurer d’avoir accès au bon document. Au-delà de cet aspect, elle a modifié l’organisation du travail. Les salariés des deux sites collaborent désormais plus facilement à travers cet outil, par l’ajout d’annotations en ligne sur les documents par exemple. De nombreux autres types de documents sont concernés.

Le numérique bouscule les pratiques collaboratives

Le passage à la facture numérique, qui va devenir une obligation pour toutes les entreprises en 2020, est l’opportunité d’améliorer la collaboration entre les différents services. Illustration, les commerciaux pourront savoir plus facilement si leur client a réglé la facture précédente, sans avoir à passer un coup de fil au service comptable.

Le secteur public est également concerné. Outre les processus de gestion et la seule dématérialisation de documents papier, il s’agit de pouvoir prendre en compte tous les moyens utilisés par les citoyens. « Dans le cadre de leur relation avec les citoyens, les collectivités territoriales comme les administrations doivent prendre en compte tous les types d’interactions, emails, téléphone, papier… décrit Vincent Bouthors. Une relation multimodale qui implique de mettre en place un outil de gestion de contenu. »

Le cabinet d’études Markess n’hésite pas à généraliser ce type d’impact. Dans une étude datant de novembre 2015, les auteurs résument cet impact : « le numérique bouscule les pratiques collaboratives ». À partir du constat habituel, à savoir l’explosion du nombre de documents et informations au format numérique, et de la difficulté à classer ces données, les auteurs insistent sur les bénéfices de la mise en place d’outils, notamment en matière de fluidification des processus. Une certitude émerge de ces retours : les entreprises qui ne basculeront pas au numérique pour leur gestion partiront avec un pas de retard dans la compétition économique.