Klépierre jette un pont entre sa GED et son ERP

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Klépierre unit sa gestion documentaire OpenText et son ERP. Un projet compagnon du déploiement de SAP sur l’ensemble des filiales du groupe spécialisé dans l’immobilier commercial.

Passé sous SAP, suite à une décision du groupe en ce sens en 2009, Klépierre, société d’investissement spécialisée dans l’immobilier commercial présente dans 16 pays, a choisi d’intégrer son nouvel ERP à une gestion documentaire commune à l’ensemble de ses filiales. « Nous travaillons dans un métier très juridique où la pièce centrale est le bail, lui-même composé de toutes sortes de documents. C’est à ces documents que se réfèrent la plupart des métiers de l’entreprise, la donnée centrale de nos systèmes d’information », argumente Christian Vadot, le DSI de cette société (en photo ci-dessus). D’où le projet lancé par le groupe pour offrir à ses utilisateurs une vision unifiée des données comptables – celles que centralise l’ERP – et des données juridiques, que recueille la solution de GED Content Suite de l’éditeur OpenText. Depuis SAP, la visualisation des documents est directement accessible, et des mécanismes automatiques permettent de rattacher les données des deux systèmes lors de l’indexation. « On voulait créer un référentiel unique faisant cohabiter les données structurées et non structurées et créant du liant entre les gestionnaires (habitués à la vision comptable de l’ERP) et les commerciaux ou juristes », résume Christian Vadot.

Ce pont entre ERP et GED passe par un système tiers, issu d’un développement spécifique en .Net et s’appuyant sur des outils Adobe. Ce portail, chargé de l’acquisition de données, gère le rattachement automatique des documents juridiques aux objets comptables manipulés dans SAP. Et permet notamment à Klépierre de maîtriser le rythme d’indexation. « On dispose ainsi d’une fonction permettant de créer un dossier dans Content Suite et ne le relier que dans un second temps à SAP, précise le DSI. Car, parfois, les opérations de facturation ne se déclenchent que six mois après la signature du bail, quand le commerçant recette son emplacement ». Bref ce système, préféré aux outils de la suite Content Suite, est gage de souplesse.

« Multitude de stockages, multitude de méthodes »

Projet compagnon du déploiement de SAP proprement dit, l’unification de la GED et de l’ERP a été achevée sur le cœur du groupe Klépierre en 2013. Au total, environ 600 des 1 400 utilisateurs SAP accèdent aux contrats de bail liés aux factures. La mise en place a évidemment nécessité une importante reprise de données. « Car, auparavant, tous les documents n’était pas numérisés et rattachés à un objet de gestion, raconte Christian Vadot. Surtout, les différentes filiales utilisaient une multitude de stockages et une multitude de méthodes de rattachement ou de non rattachement ». Au total, ce sont 15 000 contrats qui ont ainsi été repris, selon un plan de classement unifié, piloté par le groupe. Les documents transmis par les différentes entités ont été numérisés, passés à la reconnaissance de caractères et éventuellement compressés avant d’être injectés dans la ‘moulinette’ d’acquisition que la DSI de Klépierre (une quarantaine de personnes hors MOA) a développée.

Selon Christian Vadot, ce projet n’a coûté qu’une fraction du déploiement SAP. « D’autant qu’on avait déjà les licences OpenText », précise le DSI. Klépierre possède une autre GED sous OpenText, où sont hébergés les contrats patrimoniaux et qui doit être intégrée au nouveau système. Pour le directeur des SI, le projet a permis aux utilisateurs SAP de gagner un accès simplifié aux contrats et aux juristes de trouver une interface plus conviviale, tout en bénéficiant des fonctions classiques des systèmes documentaires (recherche plein texte, archivage, workflows…). « Via les Web Reports, ils peuvent aussi créer une page Web qui extrait toutes les données pertinentes », note le DSI. Surtout, le projet fournit une vision centralisée à la cellule de gestion documentaire de Klépierre. Un réel plus pour l’activité. « En 2014, on a vendu 120 centres commerciaux à Carrefour. En appuyant sur un bouton, on a pu récupérer très rapidement toutes les informations nécessaires », illustre Christian Vadot.

Premier à déployer ce type de fonctionnalités unifiant OpenText et SAP en France, Klépierre est aujourd’hui reparti dans une extension du projet, consécutive au rachat de Corio, autre spécialiste de la commercialisation de centres commerciaux (environ 500 personnes). Avec un déploiement de SAP et, logé dans la roue de ce poisson-pilote, l’unification de la GED et de l’ERP via un référentiel de données unique.

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