Licences : moins dépenser en logiciel avec l’occasion et la maintenance tierce

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Diviser sa facture de maintenance par trois, échapper aux audits punitifs des éditeurs ? Un séminaire ouvre des pistes concrètes pour rationaliser son parc de licences. Démonstration avec les logiciels IBM.

Toutes les DSI ont aujourd’hui conscience des difficultés que crée la gestion des licences logicielles. Un caillou dans la chaussure des grands comptes qui pousse les organisations à se doter de services spécialisés dans cette seule question. Des services, dont la mise en place est souvent récente, qui emploient quelques personnes, la plupart du temps placées au sein de la DSI, en raison de la complexité technique de ces sujets. Une complexité savamment entretenue en particulier par quatre éditeurs : IBM, Microsoft, Oracle et SAP. Une bande des quatre qui, à elle seule, représente peu ou prou la moitié du budget logiciel des grandes entreprises.

Pour mettre en évidence les leviers opérationnels dont disposent ces équipes chargées de la gestion des licences, le cabinet de conseil Elée, Softcorner, une place de marché pour les licences d’occasion, et Origina, spécialiste de la tierce maintenance applicative sur les logiciels IBM (800 produits couverts sur les quelque 2 000 applications figurant au catalogue de Big Blue) organisaient ce jeudi 4 juin une conférence sur le sujet. Objectif : démontrer comment la gestion des actifs logiciels (ou SAM pour Software Asset Management) peut exploiter le marché des licences d’occasion et celui de la maintenance par des tiers pour faire baisser la facture auprès d’un éditeur.

Mesurer l’usage réel des logiciels

Pour ce faire, Elée bâtit une démonstration, inspirée d’une mission réelle effectuée par le cabinet auprès d’une entreprise française de la distribution. « Cette organisation faisait face à un risque d’audit important de la part d’IBM », explique Maxime Meny, le directeur de l’activité maîtrise et optimisation des logiciels de Elée. Pour les besoins de la démonstration, le cabinet de conseil a focalisé son analyse sur 5 produits (Infosphere Data Replication, Tivoli Storage Manager, Websphere MQ, IBM Content Manager, Websphere Application Server), dont les licences sont indexées selon 3 métriques différentes. Au total, une facture d’environ 1 million d’euros de maintenance par an pour cette entreprise semi-fictive, dont 400 000 euros pour le seul Websphere Application Server (WAS). Comme c’est souvent le cas, les logiciels déployés dans l’entreprise affichent quelques versions de retard par rapport au catalogue de l’éditeur (voir ci-dessous). Autre paramètre essentiel à prendre en compte avant de se pencher sur une optimisation de ce parc logiciel : l’organisation en question souhaite se désengager de WAS.

licensing IBM 1« Avant de dégager des axes d’optimisation, il faut commencer par se focaliser sur le contrat (ici un contrat Passport Advantage, difficile à modifier, selon Elée) et les règles de licensing associées à chaque version de produit, règles qui sont détaillées dans un document publié par IBM. C’est essentiel d’aller dans ce niveau de détail car les règles de comptage peuvent changer d’une version sur l’autre, détaille Maxime Meny. Ensuite, on va mesurer l’usage réel des produits, en distinguant les utilisateurs actifs d’un logiciel de ceux qui y ont accès sans l’employer, et évaluer l’importance du recours au support de l’éditeur de la part de la DSI. » Un travail de fourmis visant à bâtir un modèle de données permettant d’établir un inventaire fiable du parc. « Cet inventaire fait toujours apparaître à la fois des stocks de licences achetées mais inutilisées et des lacunes, des droits d’usage manquant », remarque Maxime Meny. Des lacunes que les audits de l’éditeur ne manqueront pas de déceler…

Nouvelles licences : de 440 000 à 24 000 euros

Dans le cas présent, l’inventaire sur les 5 produits IBM met en lumière un manque de 3 000 PVU (Processor Value Unit, une unité de comptage dans le modèle de licensing de Big Blue) sur MQ, un nombre d’utilisateurs insuffisant sur Content Manager ainsi qu’un besoin de faire augmenter, à l’avenir, les volumes sur Tivoli Storage Manager pour accompagner la croissance des besoins. Un écart qui représente 443 000 euros de licences supplémentaires au catalogue IBM.

licensing IBM 2Partant de ce constant, la société de conseil active un maximum de leviers pour faire baisser la facture totale : recours à la tierce maintenance d’Origina pour Infosphere Data Replication ou achats de licences d’occasion et maintenance tierce pour Tivoli Storage Manager. « Sur ce sujet, l’occasion est bien adaptée car l’entreprise fait tourner en production une version déjà ancienne et elle n’a pas besoin des nouvelles licences tout de suite. On peut donc espérer trouver en occasion des licences jusqu’à 70 % moins cher qu’au catalogue de l’éditeur », assure Maxime Meny. Pour MQ, le problème soulevé par l’audit vient essentiellement du paramétrage de la virtualisation sur un serveur. Une révision de l’architecture permet de réduire les besoins de nouvelles licences à 1 000 PVU, en se tournant de nouveau vers le marché de l’occasion. Transférer la maintenance de MQ à Origina dégage des économies supplémentaires. Sur Content Manager, la chasse aux doublons dans les bases d’utilisateurs et le dé-commissionnement des utilisateurs qui n’ont pas eu recours au produit depuis 6 mois permet d’éviter l’achat de nouveaux droits d’usage. Enfin, l’arrêt de WAS évite de dépenser 400 000 euros de maintenance… et permet de revendre les licences correspondantes sur le marché de l’occasion.

licensing IBM 3Au final, la somme de toutes ces actions permet de réduire la facture totale à 326 000 euros la première année (dont 24 000 euros de nouvelles licences). Une économie plus que significative. S’y ajoutent 600 000 euros de gains provenant des cessions de licences WAS (à condition toutefois de trouver un acheteur). « Certes, tous ces leviers ne sont pas forcément cumulables aussi simplement et tous ne peuvent pas être actionnés dans un délai court, mais ils existent », plaide Maxime Meny. La solution imaginée par Elée fait ainsi massivement recours à l’occasion, un marché encore embryonnaire en France. Et même en Europe où il ne pèse que 100 millions d’euros par an environ.

Une licence d’occasion… mais quelle maintenance ?

Ce recours à l’occasion soulève encore bien des questions parmi les utilisateurs. Notamment sur la maintenance une fois les licences rachetées. « Le transfert d’un contrat de licence existant via l’occasion permet d’aller solliciter l’éditeur pour demander une maintenance, note Habibou M’Baye, le Pdg de Softcorner. Reste à savoir dans quelles conditions l’éditeur l’accordera, car le tarif de la maintenance est indexé sur le prix de la licence. En la matière, il y a fort à papier que l’éditeur se référera au prix catalogue », alors que toutes les entreprises bénéficient de ristournes significatives sur ces tarifs (jusqu’à 80 ou 85 %). « C’est pourquoi nous nous intéressons aux logiciels où des solutions de maintenance par des tiers existent », reprend le créateur de la place de marché. C’est le cas pour IBM donc (avec Origina), mais aussi pour Oracle ou SAP (avec des sociétés comme Rimini Street ou Spinnaker). Autre question ouverte : celle des interactions entre contrats illimités (en vogue chez les grands éditeurs) et revente sur le marché de l’occasion. Un domaine vierge, selon le Pdg de Softcorner.

Malgré ces territoires peu défrichés, des grands comptes hexagonaux ont aujourd’hui recours à ce marché de la licence de seconde main. Dont deux clients de Elée, selon Alain Marbach, le président de ce cabinet de conseil. Un très grand compte dans le domaine l’énergie a ainsi acheté des licences Microsoft de seconde main auprès d’un des spécialistes européens du sujet, Usedsoft. « Au-delà des gains financiers, les entreprises s’intéressent à l’occasion et à la maintenance par des tiers avant tout pour rééquilibrer et assainir leurs relations avec les grands éditeurs », juge Habibou M’Baye.

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Crédit photo : Sergey Nivens / shutterstock

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