Système U se convertit progressivement aux Google Apps

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Sous l’impulsion de la DSI, Système U migre vers les différents outils de productivité de Google, avec à la clé des optimisations et des améliorations pour les métiers.

Quand on rencontre pour la première fois des experts en Google Apps et plus globalement de Google for Work, on ne peut qu’être impressionné par le degré d’implication et de connaissances du catalogue de la firme. Philippe Bonnet, consultant fonctionnel et expert Google Apps au sein de U GIE-Iris (la DSI de Système U) fait partie de ces personnes. A l’occasion d’une conférence organisée par Gpartner, la branche de Devoteam spécialisée dans les outils de productivité de Google, le consultant est venu pour faire part de son expérience au sein de Systeme U.

Créer une version entreprise de Google+

Derrière la marque se cache un groupement d’enseignes, 65 000 collaborateurs, 1500 magasins, et différentes centrales régionales. Depuis quelques années, le groupe via la DSI a décidé d’orienter sa sratégie informatique vers les Google Apps. Un choix qui s’est traduit par la mise à disposition d’un compte Gmail pour 14 500 collaborateurs dans le groupe. « Tout le monde n’a pas besoin d’une adresse mail professionnelle, notamment dans les magasins », explique Philippe Bonnet. De même, la DSI a migré 5000 personnes sur Drive (la solution de stockage Cloud), un travail qui a duré 1 an.

Le GIE-Iris en tant que prescripteur et en avance de phase a basé sa solution collaborative sur Google+ et Hangouts (en abandonnant Webex). Sur le réseau social, Philippe Bonnet adresse une supplique aux responsables de Google. «  Il faudrait créer une version entreprise de Google+, avec des services comme la création d’une liste en fonction des domaines. » On peut citer également l’annuaire et l’Intranet qui ont été unifiés par la société de conseil Lumapps en moins de 3 mois.

De même, un suivi de l’intégration des Google Apps est assuré par Gpartner avec la mise en place de session de 1 heure par semaine sur différents sujets : par exemple, un atelier sur la sécurité des Google Apps.

Transfolab et audits en point de vente

Mais pour mener à bien la migration vers l’environnement Google, Système U a mis en place un « transfolab », il s’agit « d’une expérience naissante », admet Philippe Bonnet. Le concept est simple, « il s’agit d’une mise en bulle pendant 4 heures de quelques collaborateurs. Avec une méthode de créativité, ils réfléchissent sur comment automatiser des actions répétitives en s’appuyant sur les Google Apps », précise le responsable. Des sessions de transfolab  se sont déjà tenues et ont permis « de trouver des solutions déjà mises en production » comme par exemple l’automatisation d’un process de mail avec validation. Philippe Bonnet souligne que les idées de transfolab peuvent être complémentaires à la création d’un fablab à la fin 2015.

Autre action forte pour émuler les esprits à l’usage des Apps de Google, les audits en point de vente. Des spécialistes de Google passent 1 journée dans un magasin et interrogent 5 collaborateurs sur leur journée de travail type. A l’issue de cette visite, des analystes de Gpartner livrent un compte-rendu et des préconisations de transformation. Ce système a permis de régler quelques lenteurs comme par exemple le traitement des CV papiers par les RH en les scannant en PDF et en les plaçant sur espace Drive. En 2016, Système U table sur 8 audits et 3 jours de réalisation des solutions proposées.

Petit à petit, Philippe Bonnet et ses équipes ont réussi à changer la façon de travailler avec les Google Apps. Si la DSI a été en pointe, les usages se sont étendus aux centrales du groupement, avec la généralisation de comptes Drive notamment. Les magasins évolueront aussi progressivement et en fonction des besoins. Une politique de changement qui ne nécessite pas de gros moyens assure l’expert. « Il faut plutôt être organisé, faire une ‘to do list’ et mettre en place des groupes de travail pour expliquer les apports de Drive ou la façon dont on intègre d’autres fonctionnalités. »

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