Dans l'écosystème de l'Université Paris-Saclay, une gestion informatique défaillante

Où sont passés les produits Apple que l'université d'Évry a acquis depuis 2019 ?

La Cour des comptes constate qu'ils ne sont pas recensés. Et ce ne sont pas les seuls appareils numériques dans ce cas. Les ordinateurs, tablettes, téléphones, vidéoprojecteurs ou matériels audio non recensés représentent 8,4 M€ au total.

Inventaire réalisé entre mai et octobre 2024 par Arketeam. L'université n'en réalise pas à échéance régulière (5 ans d'intervalle entre les deux derniers).

Selon l'université, cela peut s'expliquer par une négligence dans l'organisation du suivi du matériel... ou par des vols.

Il n'existe effectivement pas de procédures formalisées lors du départ d'un agent. En y ajoutant le manque d'articulation entre la DRH et la DSI, le matériel informatique n'est souvent pas restitué, sans conséquence pour la personne concernée. Un symbole, selon la Cour des comptes, des carences de la stratégie achats dans un contexte budgétaire pourtant défavorable.

L'exécution des achats est décentralisée, avec 42 gestionnaires issus des laboratoires, UFR, IUT et autres services centraux, responsables de la saisie dans leurs périmètres respectifs.
En conséquence, le service des achats n'exerce aucun contrôle sur les dépenses inférieures à 40 000 €. Cette organisation contribue à un taux élevé d'achats hors marchés, en particulier dans l'informatique. Le reflet d'une sensibilisation insuffisante aux règles de la commande publique, pour reprendre les mots des sages de la rue Cambon.

Le contrôle des achats souvent contourné...

En dépit des principes fixés par le conseil d'administration, l'université dispose de plusieurs canaux pour l'acquisition et le suivi des matériels informatiques.

En principe, toute acquisition - en investissement ou en fonctionnement - de biens dits "attractifs" doit être soumise au conseil administratif des ressources informatiques (CARI). Mais des exceptions sont prévues. Les demandes "courantes", notamment, sont validées sans examen.
Plus problématique : le CARI ne traite concrètement que les demandes exprimées par les services centraux et les services communs. Les UFR, les labos et l'IUT peuvent puiser dans leurs budgets propres. Quant aux demandes des vice-présidents et des directeurs de services, elles sont traitées par le directeur de la DSI, là aussi sans passer par le CARI. Un tel fonctionnement ne produit pas de vision exhaustive du matériel informatique.

Les demandes sont, de surcroît, accompagnées de justifications lacunaires. Même lorsqu'elles sont onéreuses. Elles sont pourtant rarement refusées, si tant est qu'elles soient interrogées. L'illustration d'un défaut de connaissance des besoins réels, juge la Cour des comptes. Qui note par ailleurs que lorsque les demandes sont formulées à la suite d'un vol, le dépôt de plainte n'est pas systématiquement sollicité.

... comme la DSI

En passant des commandes sur leur budget propre, les composantes et les services centraux s'exonèrent du contrôle de la DSI. Et, ce faisant, des contraintes imposées au matériel à usage professionnel (contrôles d'accès, entre autres). Une situation rendue possible par la réticence des utilisateurs à installer le logiciel de suivi de la DSI sur chaque téléphone et chaque ordinateur - auxquels sont en principe adossées des étiquettes avec un numéro d'inventaire.

Les difficultés à contrôler le parc informatique résulte aussi de la création, par certaines composantes, de réseaux Wi-Fi gérés localement, sans aucun contrôle de la DSI.

Dans ce contexte, la Cour des comptes appelle à formaliser davantage les procédures. Et à les centraliser en passant par une seule entité, tel le CARI.

* L'université d'Évry est membre associé de l'Université Paris-Saclay, dont elle a adopté les statuts en 2019. Elle devait initialement fusionner avec cet EPE, mais évoluera finalement vers un statut d'université intégrée, conservant sa personnalité morale.

Illustration générée par IA