Applicatifs: pas d’ERP sans gestion documentaire?

Qu’il s’agisse des règles de gouvernance, qui imposent de conserver les documents, ou de la chaîne de gestion de l’entreprise, qui doit s’accompagner d’une base documentaire de plus en plus lourde, les ERP n’ont pas été conçus pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise.

Pourtant, comme le soutient Christian Dubourg, chef de projet chez Ever Team, éditeur français de solutions de gestion documentaire, « une vision consolidée de l’information manipulée par l’ERP » s’impose aujourd’hui dans l’entreprise . Prenons l’exemple de la gestion commerciale. Le cycle documentaire se base généralement sur des documents entrants ou sortants – bons de commande, bons de livraison, factures, etc. – qu’il est nécessaire de dématérialiser, mais aussi de conserver, ce qui nécessite d’en confier la gestion à l’ECM (enterprise content management). Les opérations internes et externes génèrent, elles aussi, du contenu, électronique, qui impose d’adopter une stratégie d’ECM, ne serait-ce que « pour renseigner les services de l’entreprise tout en conservant une vision globale« . Sans oublier les messages électroniques qui se multiplient et servent de support transactionnel. « L’ECM permet de présenter les informations sous forme de dossiers produits par l’ERP et les applications« . Alors, qu’on le veuille ou non, la chaîne de l’ERP s’accompagne d’une importante base documentaire, qui ne cesse d’enfler, d’autant plus qu’elle produit elle-même de l’information. Or, « les ERP sont peu fournis en technologies de gestion et d’organisation des documents« . De plus, la production d’information est source d’échanges, ce qui nécessite la certification et la conservation des documents dans le temps, deux fonctionnalités qui font défaut à la plupart des ERP, qui d’ailleurs souffrent de limitations volumétriques. CQFD: la gestion documentaire s’impose aux ERP… Intégrer la chaîne documentaire dans l’ERP

Comment récupérer et traiter les données des ERP ? Sur les ERP récents, généralement basés sur des architectures de services, cette approche technologique simplifie l’intégration de l’ECM (enterprise content management). Un standard paraît s’imposer, la gestion des tâches COLD (computer output to laser disc). Pour les ERP qui n’acceptent pas les services, le bus de messagerie asynchrone permet de récupérer les données. Il suffit alors de se greffer sur les points de sortie de l’ERP. Et les éditeurs, comme Ever Team, assurent le développement des connecteurs qui seront implémentés dans l’ERP.