Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de capacités de déploiement modernes, d’hyperévolutivité et de Cloud agile, mais restent souvent préoccupées par la complexité, les efforts et le coût de la migration. Selon Gartner, la migration vers le Cloud passera de 19% en 2018 à 28% d’ici 2022 dans les principaux marchés de l’informatique d’entreprise.

De plus, une enquête d’IDG révèle que 73% des entreprises ont déjà migré au moins une de leurs applications ou une partie de leur infrastructure IT dans le Cloud. Cette étude montre également que les entreprises ont investi en moyenne 3,5 millions de dollars dans leurs app, plateformes et autres services Cloud.

La migration peut être difficile et chronophage, mais les entreprises et les structures gouvernementales sont de plus en plus encouragées à laisser de côté leur ancien système au profit d’infrastructures Cloud.

Cette transition apporte plusieurs avantages considérables, notamment en termes d’agilité et de réduction des coûts, deux facteurs clés pour les entreprises. Les solutions Cloud leur offrent également des capacités de stockage de qualité, évolutives et souples, alors que les solutions sur site classiques nécessitent des investissements matériels et logiciels, ainsi qu’une équipe IT au complet pour pouvoir prendre en charge les pics de demande.

Le Cloud propose une meilleure flexibilité en termes de redondance et d’évolutivité pour le calcul, accélère le déploiement des nouvelles applications et met à la disposition des entreprises des services avancés comme le machine learning et l’intelligence artificielle (IA).

Les facteurs à bien prendre en compte avant votre migration

Pour pouvoir tirer pleinement parti des avantages du Cloud sur le plan des applications et des coûts, les entreprises doivent d’abord bien planifier leur migration. Dans ce contexte, il est important de connaître la composition exacte de votre système de gestion des contenus (ECM) et des documents, métadonnées ou composants sur mesure qu’il faudra transférer.

Dans le cadre des migrations Cloud, il est généralement déconseillé de transférer votre ECM d’un bloc, sans rien changer : pour éviter les complications, les entreprises doivent s’assurer que le transfert ne perturbe pas leurs opérations, tout en limitant les risques au maximum.

S’il n’existe pas de solution instantanée, elles peuvent adopter une approche programmée leur permettant de lancer la migration et de la poursuivre à leur propre rythme, tout en bénéficiant des avantages d’une plateforme Cloud native de pointe.

Une approche par étapes

Pour se débarrasser de leurs plateformes anciennes et obsolètes tout en limitant au maximum les risques liés au processus de transformation, les entreprises doivent effectuer leur migration Cloud en plusieurs étapes, en s’appuyant sur trois composants clés :

1. Une boîte à outils de migration – Appuyez-vous sur les outils utilisateur, tableaux de bord, capacités d’analyse, connecteurs pour services de gestion de contenu et serveurs de migration, pour bien planifier et gérer la migration de votre ECM vers le Cloud.
Cette boîte à outils évolutive offre des fonctionnalités automatisées pour la découverte, la migration, la vérification et la validation de données issues de différents référentiels, ainsi qu’une intégration aisée avec des outils tiers pour une catégorisation, une classification ou des analyses avancées.

2. Des experts compétents – Tirez parti de l’expertise de consultants qui ont planifié et mis en œuvre de nombreuses migrations d’anciens systèmes à grande échelle, tout en intégrant les bonnes pratiques ainsi que des initiatives de transformation au parcours de migration.

3. Un processus robuste – Appuyez-vous sur un processus éprouvé, axé sur l’efficacité et la minimisation des risques. En collaborant avec des professionnels qui vérifient leur système existant, les entreprises peuvent facilement mettre en place les outils et le processus de migration, tout en formant leurs utilisateurs à la gestion de la migration. Les entreprises obtiennent ainsi les compétences et les connaissances nécessaires dans un processus clairement défini, à l’issue duquel elles peuvent mener à bien la migration. Les entreprises peuvent également gérer elles-mêmes l’exécution de la migration au fur et à mesure, en utilisant leurs propres ressources et à leur propre rythme.

Chronologie de la migration

Si les entreprises doivent bien préparer leur programme de migration, il est également important de comprendre la chronologie de cette transition. Elles doivent par exemple savoir si certaines de leurs applications doivent être migrées à une date spécifique, ou si elles peuvent procéder progressivement, par étapes.

Dans le cadre d’une approche de migration par étapes, les entreprises doivent d’abord migrer les contenus les plus récemment utilisés et garder les supports les moins exploités pour la fin. Il est également utile de regrouper les données par date d’accès ou par application/service, puis d’adopter une approche par étapes, car cela encourage l’adoption du nouveau système par les utilisateurs tout en limitant les risques de la migration.

Transférer vos contenus vers le Cloud

Une migration implique généralement des milliards de documents stockés dans une multitude de référentiels, de bases de données et de systèmes de stockage de fichiers. En parallèle à l’analyse initiale des contenus à transférer, les entreprises doivent également évaluer les méthodes de migration potentielles.

Pour les petits volumes, il suffit généralement d’une bonne connexion Internet pour assurer le transfert des fichiers. Par contre, les projets de migration à grande échelle nécessiteront des solutions physiques telles qu’Amazon Snowball. Les entreprises peuvent s’appuyer sur ces deux méthodes dans le cadre de leur migration initiale, et à l’issue du processus, pour les contenus restants.

Les migrations vers le Cloud reposent sur une multitude de facteurs, mais il est également important de bien les planifier pour garantir leur réussite. En adoptant une nouvelle plateforme ECM moderne et en s’appuyant sur une approche progressive par étapes, les entreprises et les organismes gouvernementaux pourront bénéficier de l’agilité et de l’innovation caractéristiques des solutions Cloud native comme les conteneurs, les microservices, l’intelligence artificielle et le machine learning. Grâce à ces nouveaux outils, elles pourront miser sur le digital pour avoir une longueur d’avance sur leurs concurrents.