Docubase, du stockage à la gestion électronique de documents

Qui sont les clients de Docubase ? L’éditeur propose depuis 1986 des solutions de GEIDE – gestion électronique des documents ? capture et reconnaissance automatique des documents, stockage et archivage, gestion des dossiers. Un tiers de ses clients appartiennent au secteur public (santé, social, administrations), un tiers au secteur tertiaire (banque, assurance, retraite) et le reste à l’industrie et aux services.

Née en 1986 du groupe Cegedim (créé en 1969), Docubase répond tout d’abord aux besoins de stockage de données et de gestion de l’archivage sur disque optique. Une tache consacrée à l’archivage électronique des états informatiques, avant de se consacrer dans les années 90 à la gestion électronique des documents, ou GEIDE. « Le stockage est devenu stratégique. Il y a de plus en plus de données. L’entreprise peut équiper son data center ou faire appel à un spécialiste dans le document. Nous assistons à un retour au SAE (système d’archivage électronique) comme facteur de compétitivité associant la sécurité et la dématérialisation« . Pourquoi choisir Docubase ? « Nous apportons une double garantie de longévité et de compatibilité ascendante. Le périphérique de stockage est un élément de la Geide. Nos clients doutent de la capacité des constructeurs à proposer une offre pérenne. Des systèmes comme Centera d’EMC posent trop de questions ! Ce système est fermé, la sécurité est assurée par une boîte noire, mais quid de la pérennité et de la migration !« . Par opposition aux solutions concurrentes, la stratégie de Docubase est celle du coffre-fort électronique en architecture ouverte. Avec des garanties d’authentification et de réversibilité. « Nous archivons le patrimoine documentaire, donc sur le long terme, comme pour nos principaux clients dans la santé. Notre relation avec nos clients s’établit sur la durée. Nous les accompagnons et leur apportons un service. Et nous gérons l’hybride, l’électronique et le papier« . « Nos atouts ? Notre richesse fonctionnelle, dont notre adaptation au marché français, notre proximité et notre réactivité. Nous faisons preuve de moins d’arrogance et nous écoutons. Et nous intégrons les nouveautés dans une démarche de cohérence« . « Notre différence provient aussi de notre manière de vendre. Nous vendons du progiciel. Installation rapide, évolutive et paramétrable. Nos concurrents américains proposent des boîtes à outil avec beaucoup d’interventions et des démarches lourdes de mise en correspondance« . Mais l’éditeur présente aussi d’autres avantages au profit de ses clients français… Le respect des règlementations locales par exemple, ou le thésaurus, très lié au marché français. « Et nous déposons nos sources auprès d’organismes reconnus. Une démarche typique qui n’est pas adopté par les anglo-saxons« . Face aux géants américains du progiciel, il existe des exceptions qui ont du bon. Docubase appartient à cette alternative qui au-delà des fonctionnalités communes apporte une double garantie supplémentaire, avec la pérennité et la proximité. Ce qui n’empêche pas l’éditeur d’être présent aux Etats-Unis, avec une filiale créée en 1997. « Le marché américian a toujours une longueur d’avance. Notre filiale nous permet aussi d’assurer une veille technologique« . L’offre de Docubase

L’offre de Docubase est bâtie sur un socle qui s’adapte à tous les environnements, Microsoft, Linux ou Unix. Avec un environnement Web en client léger Java qui s’adapte aux plates-formes, J2EE, WebSphere, Tomcat, etc. Le cycle de gestion du document Docubase adopte les stratégies fonctionnelles : – Capture des documents et des flux numériques, avec identification automatique et qualification; – Stockage avec ses règles de gestion et de consultation; – Archivage, sécurisé et avec des processus à valeur probante; – Indexation, référencement en texte libre; – Gestion, les dossiers avec la capacité de créer des dossiers uniques, l’appel de pièces pour compléter des dossiers, l’instruction des dossiers et les corbeilles, et la diffusion, par push, mise en ligne ou sur supports. Et en matière de R&D ? Docubase axe sa recherche sur plusieurs domaines, et en priorité l’automatisation de la capture. L’accuité de l’automatisation est essentielle pour la GEIDE. Il s’agit d’automatiser la lecture des documents (OCR) et l’analyse sémantique pour les e-mails. Mais aussi la classification et l’identification via des référentiels. Le coffre-fort électronique est un autre axe de recherche, sur lequel des avancées technologiques restent à faire. Et les fonctions de gestions sur lesquelles l’éditeur entend capitaliser les demandes de ses clients.