Documation 2008: numérisation, formats, chiffrement, les enjeux du “contenu”

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A l’occasion du salon Documentation 2008 (12 et 13 mars, au Cnit, Paris-la-Défense), quelques réflexions sur la gestion de documents et de contenus 

Depuis quelques mois, la gestion de contenu et de documents met en jeu un ensemble de procédures et de réglementations qui s’imposent progressivement aux entreprises, même aux plus petites: par exemple, l’obligation de conserver les archives non papier, l’obligation d’encrypter les données confidentielles (risques de vol ou de piratage), l’incitation à la dématérialisation des chaînes des documents administratifs ou comptables…

La sécurité des données “mobiles” devient plus critiques qu’auparavant: le vol ou la perte de PC portables ou de PDA peut causer de sérieux dommages à l’entreprise.

La sécurisation de documents contenant des données confidentielles et privées est aujourd’hui une nécessité et non plus un objectif. Dans la plupart des pays occidentaux, une réglementation stricte se met en place.

Aux Etats-Unis, par exemple, toute perte de ce genre de documents, s’ils ne sont pas chiffrés (ou “encryptés”), doit faire l’objet d’une déclaration officielle auprès des autorités et doit être suivi par l’envoi d’une information avertissant chacune des personnes figurant dans le ou les documents perdus ou volés pour l’en avertir! En clair, on s’oriente vers un chiffrement obligatoire, donc quasi automatique, de tous les documents sensibles.

L’archivage légal

Les documents administratifs et comptables ne peuvent plus être archivés au petit bonheur, à la seule initiative des responsables informatiques. La réglementation se renforce. Selon la nature des documents, il est désormais imposé des périodes d’archivage minimales, la période d’archivage est fixé par JO sur des périodes précises, selon des degrés d’importance établis. Selon les pays, selon les contenus, cela peut aller de 2 ans à 7 ans, voire 30 ans aux Etats-Unis dans certains cas.

Là encore, il peut s’agir de données confidentielles, administratives ou médicales.

Et ce n’est pas tout, bien sûr. Une fois archivées, ces données doivent pouvoir être retrouvées facilement en quelques secondes ou minutes. D’où l’importance critique des outils d’indexation, des “moteurs de recherche”, et la mise en réseau des systèmes de stockage.

La bataille des formats

Le sujet des formats standards est on ne peut plus d’actualité. OpenXML de Microsoft sera-t-il ISO ou non? On attend toujours que l’ISO rende son avis, maintenant qu’il a en mains les précisions demandées au géant de Windows / Office.

Si le dossier de Microsoft était accepté, cela signifierait qu’il y aurait donc deux formats standards internationaux. Ce qui s’est déjà vu et ne serait pas “invivable” -pas plus que de vivre avec Microsoft et l’Open source… ou de travailler avec Office et StarOffice. Les entreprises ont appris à vivre avec deux standards.

Ce qui est plus nouveau, c’est le phénomène des applications ‘web 2.0’, la tendance aux échanges collaboratifs, aux modes de travail “wiki” (forums avec modérateurs, blogs, tagging…).

La dématérialisation

La réglementation sur la dématérialisation des documents administratifs avance bien en France. Contrairement à certaines idées reçues, l’administration autorise et même stimule le traitement numérique de la chaîne comptable et fiscale. A condition que toute la chaîne soit intégralement numérique… Car si l’une des étapes intègre, par exemple, l’impression d’un document sur papier, c’est toute la procédure qui est invalidée.

Dans le secteur de la santé comme dans certaines collectivités, ce processus de dématérialisation est très avancé.

Et la France n’est pas particulièrement en retard dans ce domaine.

La mode du Web 2.0 encore… Parmi les prestataires présents sur un tel salon, on peut citer, par exemple, Open Text, un éditeur canadien qui propose une offre qui associe un “entrepôt de contenus réglementaires” (Enterprise Library Services) comportant des fonctions d’archivage, de recherche et de records management ; un ensemble de services Enterprise Process Services, permettant d’associer processus métier et contenus, et Enterprise Connect, une interface qui permet à chaque utilisateur métier d’exploiter efficacement les contenus et les données issus de systèmes multiples (ERP, CRM, GED, messageries…) et qui fournit une vision complète, type dossier virtuel, sur l’ensemble de ces informations dans le bon contexte métier, selon le profil de l’utilisateur. Cette offre, bâtie sur un modèle SOA, offre un environnement sur lequel il est possible de développer rapidement de nombreuses solutions métier. Cet éditeur a, par exemple, construit une intégration avec SharePoint de Microsoft. Elle permet de recueillir et de conserver les archives d’entreprise créées sous Microsoft.Cet éditeur propose également de suivre les cycles de vie de documents complexes sur l’ensemble d’une structure, quelle que soit sa taille (solutions de Records Management) une solution commercialisée et supportée par SAP.( A suivre )
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