Dossier ERP: le bonheur est-il vraiment dans l’ERP ?

Etude de cas ERP: le Crédit Coopératif décloisonne ses centres d’achat avec Agresso

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En déployant cet ERP, la banque solidaire peut désormais mieux planifier ses ressources et suivre en direct la saisie de toutes informations saisies

Créé la fin du 19è siècle par des coopérateurs pour accéder au crédit comme une banque coopérative, propriété de ses clients personnes morales, le groupe Banque Populaire reste à taille humaine avec les ressources d’un grand groupe.

Sa vocation (précisée dans sa déclaration de principes) : ?Concourir au développement des personnes morales qui composent l’économie sociale.? Avec ses 1742 salariés (fin 2006) et ses 67 agences (et une à distance), il a enregistré un bénéfice net de 45,3 millions d’euros en 2006 (en croissance de + 32,5 %), dont près de 10,2 millions sont revenus aux clients sociétaires du Crédit Coopératif porteurs de parts sociales.

Décloisonner les départements administratifs

La banque solidaire dispose de 11 centres d’achats fonctionnels (CAF) : Comptabilité, Informatique, DRH, Moyens de paiements, ? Chaque CAF disposant d’une autonomie financière, procède à ses propres achats, gère son budget et enregistre les dépenses qu’il engage. Or, la comptabilité et le circuit de règlement des factures évoluaient dans des systèmes clos et distincts. Ainsi, les Caf devaient signer les factures pour validation, avant de les transmettre à la comptabilité pour règlement. Mais une fois les achats enregistrés, impossible de connaître l’état de règlements des factures concernées. Sans compter les multiples saisies et restitutions, sources d’erreurs. Dans ces conditions, difficile de suivre les frais administratifs engagés et de s’assurer de la pertinence de ces informations !

Le contrôle de gestion a donc joué le rôle de maîtrise d’ouvrage pour ce projet, et l’assistance à cette maîtrise a rédigé le cahier des charges. Outre une intégration possible avec l’existant (Oracle sous Unix, comptabilité banca ire Sopra et non bancaire Sage), le produit devait être compatible avec l’environnement Microsoft et la suite bureautique Office, et très simple d’utilisation.

Agresso déployé dans les trois mois impartis

« Agresso Business World nous a paru le produit le plus moderne et le plus ergonomique, où il était facile d’aller à l’essentiel sans passer par une pénible navigation dans un système de menus rigide« , explique Jean Pierre Antoine, Responsable de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage au Crédit Coopératif. « L’ergonomie et la navigation dans Agresso Business World ont beaucoup séduit les personnes ayant suivi les démonstrations. »

Six mois après l’expression des besoins, l’implémentation a été réalisée entre septembre et décembre 2004, dans le respect des délais et des budgets alloués. En effet, le démarrage du suivi des frais généraux dans l’outil Agresso était opérationnel au 1er janvier 2005. Puis, le module Immobilisation a été ajouté au premier trimestre 2005.

Pour déployer Agresso, quatre personnes ont collaboré : un chef de projet, deux consultants et un technicien. La maîtrise d’ouvrage a piloté le projet jusqu’à sa livraison et un informaticien analyste, collaborateur permanent du département Contrôle de Gestion, a été affecté à plein temps au projet. Depuis, cette personne assure l’administration de l’application et crée les requêtes demandées par les utilisateurs.

« Nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières avec Agresso : leur équipe a assuré le suivi parfait du projet. Le chef de projet a remarquablement tenu les délais et le budget prévus. Les équipes, tant du côté du prestataire qu’en interne, ont travaillé en parfaite intelligence. Les remarques ou demandes des utilisateurs ont ainsi presque toujours pu être prises en compte« , précise Jean Pierre Antoine. Une proximité et une c ollaboration étroite indispensable à ce type de projet. Et bien entendu, toutes les demandes des utilisateurs ne peuvent pas toujours aboutir. Et ce, quelle que soit la solution retenue?

Capitaliser sur un socle opérationnel

Aujourd’hui, Agresso Business World assure le règlement des factures reçues par les CAF, et la comptabilité peut lancer des transactions pour générer les virements ou lettres chèques.

« Les personnels amenés à être de grands utilisateurs de l’outil, se font régulièrement l’écho des gains de temps dont ils ont bénéficié grâce à l’utilisation de l’outil. Le prix négocié a été parfaitement tenu et aucune mauvaise surprise n’est venue entacher la mise en ?uvre de la solution », ajoute Jean-Pierre Antoine. La confiance envers le prestataire ou l’éditeur impliqués est souvent entachée par les mauvaises surprises financières. Un mauvais calcul, car les clients discutent souvent entre eux, ou avec les prospects.

Le Crédit Coopératif met actuellement en place une solution de gestion électronique de documents (GED). Avec la numérisation des factures dans Agresso Business World, mettra fin aux envois physiques des factures entre les CAF, amenant aussi plus de sécurité, et une sauvegarde des données, très utile en cas de sinistre.