Et si vos courriers entrants devenaient tous électroniques ?

Régulations

70% des courriers entrants dans les entreprises sont encore sous format
papier, nécessitant un lourd traitement manuel

De plus, ils circulent à travers différents services avant d’être archivés, et risquent d’être égarés, bloqués ou retardés à chaque étape. Lorsqu’un client ou un fournisseur contacte l’entreprise, il est souvent impossible de savoir où se trouve le document nécessaire, et à quelle étape de traitement. Autant de problèmes que peut résoudre le traitement numérisé des documents. Aujourd’hui, les technologies existent pour numériser, lire et analyser des documents du type formulaire à la lettre manuscrite. Par ailleurs, le défi consiste à traiter non seulement les formulaires ou documents structurés, mais aussi les courriers non structurés, ou les documents mixtes.

Vers le zéro papier automatisé

L’éditeur français Itesoft propose une suite de logiciels permettant une dématérialisation totale de tous les processus de l’entreprise. Les offres interviennent à trois étapes : traitement des flux entrants, lecture automatique des documents, suivi et distribution automatique des documents. Pour accomplir la première étape, l’éditeur lance actuellement Itesoft.Freemind Enterprise, portail de dématérialisation des salles courrier. Les documents numérisés sont automatiquement analysés et triés, sans intervention, selon les paramétrages de l’entreprise. Et ce, pour les formulaires, les chèques, les commandes, les factures, les lettres manuscrites, les contrats semi-structurés? Pour réaliser ce tour de force, Itesoft combine sur plusieurs technologies de reconnaissance : Freeshape (reconnaissance de forme et de silhouette), Freetext (mots-clés), Freetext Mining (analyse du contenu et des occurrences), et Free Handwriter (écriture cursive). Ces technologies ont été développées par Itesoft, ou adaptées par ses ingénieurs (comme celle de l’OCR d’Abbyy).

La virtualisation de la bannette et de l’archivage

Une fois le premier tri automatisé, les documents sont dirigés vers les panières électroniques ou les boîtes aux lettres électroniques des utilisateur s. Ils peuvent aussi être envoyés vers les modules de traitement automatique des documents : Itesoft.iSpid pour les moyens de paiement (chèques, TIP?), FreeMind for Invoices pour les factures fournisseur, FreeMind for Orders pour les bons de commande B2B, ou FreeMind for business pour les autres documents. Ces modules automatisent alors la saisie des informations et l’indexation des informations. Ainsi, le système d’information de l’entreprise est enrichi des documents et des données automatiquement détectées. Ces informations deviennent accessibles à tous les utilisateurs autorisés qui peuvent savoir où en est leur traitement. Pour des traitements nécessitant une circulation entre plusieurs services ou personnes, le logiciel Itesoft Share gère un workflow avec étapes de validation, jusqu’à l’archivage automatique.

Plus d’intégrateurs pour un objectif ambitieux

De son arrivée dans l’entreprise et après numérisation, un document pourra ainsi être traité automatiquement jusqu’à son archivage. Bien entendu, quelque soit la technologie utilisée, une un temps d’adaptation, d’ajustement et de pratique sera indispensable à l’entreprise. Par ailleurs, la solution pourra s’intégrer aux solutions existantes comme des ERP par exemple (via connecteurs ?SAP par exemple- ou du développement). Itesoft, leader hexagonal, avec de très gros clients nationaux et européens recrute des intégrateurs pour accélérer sa croissance, en France, en Europe et à l’international. Objectifs pour 2008 : 30 millions d’euros de CA (contre 16,5 millions d’euros en 2005) pour 250 à 300 employés, avec une marge opérationnelle de 10 %. Une croissance qui ne pourra se concrétiser qu’à travers des partenariats permettant de multiplier les forces et de répondre à plus d’opportunités.


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