Et si vous gériez tous vos contrats en ligne ?

Logiciels

Malgré leur importance capitale, les contrats sont encore gérés manuellement. La start-up française WitchBird propose la plateforme SaaS ContractLive gérant tout leur cycle de vie, de la négociation jusqu’à l’archivage.

Devenus entrepreneurs pour lancer leur concept, Mathieu Lhoumeau (ancien de la direction générale de Free et de la RATP – à droite sur le photo) et Florian Parain (ancien de Capgemini – à gauche sur la photo) ont développé ContractLive, un service SaaS de gestion et génération des contrats. Signe de pertinence : des concurrents internationaux commencent à apparaître.

Un concept né d’une mauvaise expérience

« Alors que je travaillais à la direction générale d’un grand groupe français, il m’a fallu étudier plusieurs centaines de contrats fournisseurs dans le but d’en renégocier les clauses. Après plusieurs semaines à fouiller dans les armoires blindées, j’en ai passé plusieurs autres à feuilleter les documents et à saisir les informations nécessaires dans un tableur, » raconte Mathieu Lhoumeau. « Un mois et demi qui m’a amené à me demander pourquoi tout cela n’était pas géré et disponible numériquement, tout comme la comptabilité, les informations client/fournisseur, etc. »

Avec Florian Parain (ancien de Capgemini), Mathieu Lhoumeau (ancien de la direction générale de Free et de la RATP) décide alors de lancer la plate-forme SaaS sécurisée ContractLive.com, avec l’ambition de “devenir le salesforce.com de la gestion numérique des contrats”. Car le service peut gérer tout type de contrat : commercial, ressources humaines, services… En français et en anglais.

Un service complet et accessible à tous

Affirmant que plus de 95 % entreprises françaises ne sont pas équipées de logiciel de gestion des contrats (la situation est identique dans les autres pays), les deux compères souhaitent faire basculer ce bastion non informatisé de l’entreprise dans l’ère du numérique.

« Il existe bien quelques logiciels de gestion des contrats, mais généralement complexes et onéreux, » mentionne Mathieu Lhoumeau. « Par exemple, un groupe international agroalimentaire a dépensé jusqu’à deux millions d’euros pour en acquérir un. »

« ContractLive gère tout le cycle de vie du contrat en mode collaboratif avec gestion des droits d’accès sécurisé et traçabilité des actions : création, négociations et validations, signature numérique, gestion des évolutions dans le temps, alertes selon des échéanciers, tableau de bord global… » précise le cofondateur. Évidemment, une intégration peut être réalisée entre la plate-forme SaaS et les applications du système d’information de l’entreprise.

Dès le départ, les deux associés souhaitent proposer un service en ligne simple à utiliser et accessible à tous. Outre une formule gratuite pour gérer le cycle de vie complet de 5 contrats, ContractLive propose trois tarifs : 30 euros par mois et par utilisateur pour un nombre de contrats illimités, 50 euros avec des outils et d’analyse en plus, et 90 euros avec fonctions d’automatisation.

La sécurité au cœur des préoccupations

Les informations contenues dans les contrats étant généralement sensibles, ContractLive dispose de mécanisme de chiffrage et de sécurisation utilisant les mêmes protocoles que les transactions bancaires. Et, même les connexions sont chiffrées. Outre la signature électronique, le service propose également le contrôle par envoi de code via SMS, par exemple.

« En outre, ces informations sont une véritable mine d’or pour un grand nombre d’employés qui n’y ont pas facilement accès même s’ils en ont l’autorisation, » souligne Mathieu Lhoumeau. « Le contrat n’est pas réservé à la direction juridique. Il concerne aussi de nombreux décideurs opérationnels et même des personnes externes à l’entreprise. D’où la nécessité de proposer une interface sécurisée et maitrisée pour les mettre à disposition de ces personnes identifiées. »

Une version de référence unique pour un contrat, partagée en ligne avec traçabilité et gestion des modifications… Un schéma qui fait penser à Google Docs, entre autres.

« La sécurité et la confidentialité proposées par ces solutions sont très basiques. De plus, on peut ajouter un service de signature électronique, et des alertes sous Outlook, par exemple. Avec ContractLive, tout cela est intégré et cohérent, avec des fonctions évoluées de consultation et d’archivage, » rétorque l’entrepreneur.

Les serveurs de la société sont installés en région parisienne dans deux datacenters distincts et managés par des spécialistes, avec un système de mirroring permettant un fonctionnement continu.

« Le fait d’être présent en France s’avère être un atout pour des pays étrangers comme l’Allemagne, mais aussi pour des entreprises américaines qui apprécient les positions françaises en matière de confidentialité », assure avec enthousiasme Mathieu Lhoumeau. « Certaines sociétés nous choisissent même en partie pour cette raison. »

Chronique d’un succès annoncé

ContractLive multiplie les références clients avec des entreprises comme Thomas Cook, Lagardère, 20 minutes, But, Lingueo, Free, HEC, Système U (les magasins U), etc.

Depuis le lancement de son offre fin 2010, la start-up affiche un résultat positif et compte déjà plus de dix employés. D’ailleurs, les embauches sont à l’ordre du jour, car chaque présentation rencontre de l’intérêt et engendre souvent une commande dans la foulée.

« Plus que le cursus scolaire, nous sommes attentifs à la personnalité des candidats, et à leur capacité à sortir des sentiers battus, à imaginer des approches différentes. Toutefois, la maitrise de l’anglais reste indispensable, » Annonce le codirigeant.

Enfin, l’expansion internationale est à l’étude. D’ailleurs quelques concurrents voient déjà au Royaume-Uni et aux États-Unis. Un bon signe qui prouve que le créneau est porteur…


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Auteur : José Diz
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