Eurosec 2007 : l’archivage électronique des mails, entre sécurité et légalité

Sécurité

Benoît Louvet, avocat au barreau de Paris, associé du cabinet Lamy &
Associés, est intervenu sur la dimension juridique de l’archivage électronique
lors d’une récente conférence à Eurosec

La conservation de bon nombre de documents échangés dans le cadre professionnel, y compris les e-mails, est devenue une nécessité juridique et, dans certains cas, une obligation légale -qu’il y ait un contexte litigieux ou non.

“La messagerie devient aujourd’hui une application critique, au moins juridiquement. Les organisations commencent à se doter d’une véritable politique d’archivage de leur messagerie. Beaucoup d’entreprises procèdent à l’écrasement du contenu des comptes e-mails non archivés en local après un délai généralement décidé par le DSI selon les espaces disques disponibles. Or, si l’archivage des messageries a un coût, son absence peut avoir des conséquences graves et très coûteuses pour l’entreprise”, estime Me Louvet.

Me Louvet donne deux raisons principales à la nécessité de conserver les e-mails:

“La messagerie est devenue le carrefour des échanges au sein de l’entreprise. Et vers l’extérieur, il y a de plus en plus d’informations importantes qui passent par la messagerie.” “Il existe une obligation de mise en conformité avec les réglementations applicables à l’entreprise. Cela peut s’avérer très utile pour se défendre en cas de poursuite judiciaire. Il y existe une nouvelle exigence de traçabilité incluant l’information non structurée, telle que la messagerie, dans les processus. Il convient de la conserver pour se défendre ou accuser.”

“L’e-mail possède une valeur juridique. L’email envoyé ne constitue pas une preuve formelle en soi car en droit nul ne peut se constituer ses propres preuves. En revanche, il a une valeur juridique lorsque la preuve pourra être faite par tous les moyens.

Enfin, l’e-mail reçu pourra être produit en preuve. L’email reçu vaudra toujours plus qu’un courriel envoyé sauf si le destinataire dispose d’un accusé de réception précise Me Louvet.

Bien entendu, la valeur de l’e-mail reste conditionnée par le point de vue du juge, d’où l’importance de bien conserver les ‘en-têtes’ (ou ‘headers ‘) qui contiennent le routage du courriel, c’est à dire son origine, son heure d’envoi et l’adresse IP de l’expéditeur.

Pour cela, il est très important de conserver les courriels sous une forme électronique, c’est-à-dire dans son format d’origine et non sur une édition papier plus facilement falsifiable. Me Louvet précise que la durée de conservation d’un e-mail est fonction du sujet auquel il se rapporte: cela peut aller de 3 à 30 ans…

Pour conclure, Benoît Louvet ne peut que conseiller aux entreprises – c’est son métier – d’intégrer un volet juridique à leur charte d’archivage, en assurant une cohérence avec leur charte informatique.

Les durées légales de conservation des documents0bligations de conservation durant 30 ans : Statuts et actes de société ; Registre des titres nominatifs ; Registre de présence au CA ; Registre des PV d’assemblées ou de délibération du CA ; Les rapports de gestion ; Les rapports des CAC ; Les contrats sur biens immobiliers ; L’accord, le contrat et les fiches de répartition relatifs à la participation et à l’intéressement ; Les contrats de travail et documents relatifs à sa rupture ;? Conservation pendant 10 ans : Les comptes annuels ; Les livres et registres comptables, balances, inventaires ; Les contrats commerciaux, d’emprunt, de prêt, d’assurance, de leasing, de marchés publics? Les factures fournisseurs et clients ; Les bons de commande et de livraison ; Les dossiers clients et correspondances ; Les documents bancaires, relevés et rapprochements ;?Conservation pendant 3 à 5 ans:Les feuilles de présence aux assemblées ; Les déclarations d’impôts, de TVA et autres taxes ; Les bulletins de paie ; Les registres du personnel ; Les pièces comptables sur les salaires et charges sociales ;?Dans leur propre intérêt, et compte tenu du développement des outils informatiques, les dirigeants s’assureront qu’une sauvegarde informatique supplémentaire (CD, bande, micro film?) est très régulièrement déposée à l’extérieur de l’entreprise.Source: Acting-finances

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