71 % des entreprises françaises utilisent une solution de GED. C’est le constat fait par Archimag, le spécialiste de la gestion documentaire, de la veille et de l’information, à la suite d’une étude réalisée en 2020. A ce taux élevé s’ajoutent près de 20 % des organisations pour qui l’acquisition de tels outils est un projet en cours. Les dernières années ont donc agi comme un accélérateur des prises de conscience de la nécessité de digitaliser les processus documentaires afin de gagner en efficacité, en temps et de réduire les erreurs.
59 % des organisations interrogées confient utiliser d’abord la GED pour partager, sécuriser et archiver des documents, et 25 % y recourent surtout pour dématérialiser certains tâches métiers telles que la validation de factures fournisseurs ou les demandes de congés. La possibilité de travailler plus facilement à distance s’est également affirmée comme une motivation forte, dans un contexte d’accroissement de la mobilité professionnelle. Nul doute que ce dernier point a encore gagné en importance du fait de la pandémie du covid-19 et des précautions sanitaires.
Un besoin croissant d’outils digitaux
Des emails aux fichiers PDF en passant par les formulaires, les contenus vidéos ou photos, l’information sous format numérique est devenue la règle dans tous les secteurs. Pour autant, comme le souligne l’enquête d’Archimag, rares sont les entreprises qui travaillent exclusivement en mode digital. Le fonctionnement hybride alliant document papier et numérique reste le schéma le plus fréquent.
L’Etat a montré la voie il y a quelques années en initiant une politique de digitalisation d’un certain nombre de ses services publics, à l’image de la dématérialisation des factures et l’obligation qui depuis 2017 concerne toutes les entreprises travaillant avec l’Etat de passer par le portail Chorus Pro. Plus récemment, la loi de finances 2020 prévoit d’élargir la facturation électronique à l’ensemble des relations interentreprises. L’entrée en vigueur de cette pratique se fait progressive, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, selon un calendrier et des modalités propres à la taille et au secteur d’activité des organisations concernées. D’autres dispositions réglementaires contribuent à modifier les processus de travail comme le règlement eiDAS qui a permis d’harmoniser la signature électronique au niveau européen, en précisant ses contours juridiques et sa recevabilité devant la justice. Autant d’évolutions qui entraînent dans son sillage une accélération des projets de transformation digitale.
Mais si le numérique au travail est aujourd’hui répandu et encadré sur le plan législatif, la réalité dans les entreprises se traduit généralement par de gigantesques volumes d’informations éparpillés et très complexes à gérer. D’autres évolutions réglementaires comme le RGPD et ses exigences de conformité accentuent encore ces difficultés. Dans ce contexte, la seule GED peut-elle suffire à apporter des réponses à la hauteur des enjeux ? Une solution de Content Cloud, conçue pour orchestrer toutes les facettes des organisations digitalisées, semble aujourd’hui plus adaptée. Celle-ci apporte la gouvernance et la sécurité nécessaire, ainsi que des fonctionnalités de gestion documentaire et des collaborations externes prenant en compte l’ensemble des écosystèmes.
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