Contexte économique et numérisation croissante des activités se conjuguent pour rechercher plus de productivité. Tour d’horizon des facteurs clés qui justifient la gestion de contenu et son impact sur la productivité.
« Avoir accès à l’information 7 jours sur 7 et de tout lieu est devenu aujourd’hui indispensable » explique Didier Papion, DG de SER France, un éditeur spécialisé dans l’ECM depuis 30 ans.
Or, dans les entreprises, 80 % de l’information gérée est non structurée. Ce type d’information est contenu dans des documents bureautiques, dans des e-mails, parfois sur des fax ou encore dans des enregistrements sonores. L’enregistrement d’une conversation avec un client par exemple.
Sans outil de gestion de contenu, l’information circule le plus souvent par e-mails entre les collaborateurs, avec les clients et les partenaires ou encore entre les sites de l’entreprise. Avec ce que cela suppose comme temps pour envoyer et relever ses e-mails, comme données perdues ou encore dupliquées. Des données indispensables pour conclure un contrat peuvent être stockées sur un site distant par exemple. Mettre en place un référentiel des documents accessible à tous les utilisateurs habilités de tout lieu et à tout moment évite ce type de situation.
Autre facteur, la numérisation des activités se traduit par un accroissement continu des données produites sous format numérique, par un nombre toujours plus grand de versions des documents notamment. Maitriser ce ‘versionning’ peut s’avérer compliqué. Et ce, d’autant plus que l’information recherchée peut être détenue dans plusieurs briques du système d’information.
Sur le terrain, cette recherche passe souvent par l’utilisation de moteurs de recherche pour chaque brique, messagerie, application métier, etc. du système d’information. Selon une étude du CXP, 87 % des entreprises mettent en avant le temps passé à rechercher des documents pour justifier un projet d’ECM. Parallèlement, un outil d’ECM garde la trace des utilisateurs ayant accédé à un fichier. Ce qui facilite l’identification du collaborateur ayant modifié tel passage par exemple.
Déployer par étape
« La gestion de contenu apporte une traçabilité complète de tous les accès et de toutes les modifications apportées aux documents », confirme Didier Papion. Une fois mis en place, un outil de gestion de contenu facilite l’exploitation des gisements de données non structurées. Ce qui peut être à la base de projets de type Business Intelligence. Par exemple, pour améliorer la connaissance client.
Si les avantages sont bien identifiés, sur le terrain, la mise en place d’un projet d’ECM doit être réalisée avec attention. Résistance au changement ou, plus simplement, manque d’implication des utilisateurs, besoins mal qualifiés, solutions retenues inadaptées, etc. sont autant de points sur lesquels achoppent les projets. Un accompagnement adapté et un déploiement par étape permettent de contourner ces écueils.
Sur le terrain, l’ECM se banalise dans le secteur privé comme public. « La mairie de Meudon a déployé la GED sur trois services pilotes. Les autres directions viennent demander d’être équipées. À terme, toute la collectivité passera par un bureau numérique », témoigne Didier Papion. Une confirmation de plus du rôle positif de l’ECM.
