Voici comment optimiser vos processus de gestion de documents

Un bon système de gestion de documents est crucial pour améliorer la productivité des équipes.
Le volume des données mondiales devrait atteindre 175 zettaoctets d’ici 2025. Cependant, avec l’avènement du télétravail, de la visioconférence et des espaces de travail hybrides en 2020, et parallèlement l’augmentation de l’utilisation personnelle d’Internet, la prolifération des données s’est accélérée. Alors que notre monde est hyperconnecté, il est fort probable que ce volume de 175 zettaoctets ne soit qu’une estimation bien modeste.
Cette situation soulève une question pour les entreprises qui s’adaptent à la nouvelle norme, qui adoptent des environnements de travail hybrides et qui, par conséquent, génèrent plus d’informations numériques que jamais.

Comment les bureaux hybrides géreront-ils leurs données ?

Les chefs d’entreprise visionnaires se tournent vers l’Intelligence Artificielle (IA) et l’informatique cognitive pour révolutionner leurs modes de stockage, d’archivage, de traitement et d’extraction des informations.

Contrairement aux systèmes de traitement de données traditionnels abonnés à la même logique, les algorithmes d’IA deviennent plus intelligents au fur et à mesure que les données sont fournies et analysées. Ils visent à repérer les tendances et les modèles, et à fournir des prévisions.

Cette capacité unique de l’IA à « apprendre » à partir de grandes quantités de données permet aux utilisateurs de gérer et de contrôler de gros volumes de contenu. Il est donc logique que l’IA transforme la gestion des documents. Pour les organisations qui adoptent de nouvelles stratégies de gestion des documents en vue de gérer leurs espaces de travail hybrides, l’IA représente la solution stratégique pour optimiser leurs systèmes et assurer la productivité, l’efficacité et la croissance des entreprises dès 2020.

1.   Classification et traitement automatiques des documents  

Alors que la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) permet la reconnaissance de texte, l’IA va encore plus loin. Elle est en effet capable de « lire » les informations de ce document, de les classer correctement, puis d’automatiser les flux de travail en fonction de cette classification, le tout en une fraction de temps.

Bien que le système soit initialement guidé par un ensemble de règles, ses capacités d’identification et de traitement continuent de s’améliorer grâce à l’apprentissage automatique. En d’autres termes, il est capable de tirer des enseignements d’une exposition répétée à des documents, ainsi que des actions effectuées par vos collaborateurs sur ces documents.

Un système de gestion des documents par IA pourrait, par exemple, identifier les factures en reconnaissant des informations telles que les numéros de factures, les différents postes et d’autres éléments, bien que ces dernières puissent figurer à divers endroits et dans des polices et des tailles différentes en fonction du format de facture choisi par l’entreprise.

Lorsque la société Greenbank RSL dans le Queensland a décidé d’automatiser son processus de comptabilité fournisseurs, auparavant manuel, elle a eu recours à la technologie ABBYY FlexiCapture pour reconnaître les factures et a ainsi réduit son temps de traitement de 84 % et ses coûts de traitement de 50 %, tout en augmentant la précision et l’intégrité des données. 

2.   Extraction de données   

Grâce à sa capacité de lecture précise des informations et à sa compréhension du contexte, un système de gestion de documents par IA peut porter l’extraction de données à un tout autre niveau et offrir une aptitude plus vitale que jamais, à l’heure où la collaboration virtuelle et le partage de fichiers submergent les organisations d’un nombre croissant de données.

3.   Regroupement de documents 

Le regroupement de documents par thèmes sans classification préalable est une autre capacité permise par l’IA. 

Cette possibilité peut aider les organisations à comprendre comment les documents sont liés les uns aux autres dans un contexte plus large et leur permettre de trouver des similarités et d’en faire des déductions peut-être inenvisageables autrement.

4.   Sécurité avancée des documents  

La sécurité est l’un des défis majeurs d’un espace de travail hybride car elle implique la protection d’une multitude de points d’accès, de réseaux et d’environnements Cloud. L’IA est un outil de cybersécurité supplémentaire que les entreprises peuvent ajouter à leur arsenal de protection pour leurs données.

Les systèmes de gestion de documents par IA peuvent aider à améliorer la sécurité et à protéger les données des clients en détectant les informations personnelles identifiables (PII) sensibles et en signalant les documents les contenant pour qu’ils reçoivent un traitement spécial. La classification et le traitement automatiques permettent aussi aux documents de ne pas être laissés sans surveillance en attendant d’être traités.

L’IA peut également renforcer le processus d’accès des utilisateurs à l’aide de techniques biométriques très précises et sûres, comme la reconnaissance faciale, pour identifier les employés qui ont l’autorisation d’accéder à ces données et ainsi empêcher la visualisation ou la modification non autorisée de documents.

5.   Analyse des données

Pour la gestion de documents, la perspective peut-être la plus enthousiasmante de l’IA est liée à son potentiel d’analyse et le bénéfice que les organisations peuvent en tirer. 

Les plateformes cognitives en tant que service (PaaS) portent la gestion des documents vers de nouveaux sommets en utilisant les données collectées et en appliquant des techniques telles que l’apprentissage automatique, l’analyse prédictive et la visualisation des données pour améliorer la prise de décision et optimiser les processus métier. 

Avec l’avènement de l’IA, les systèmes de gestion de documents progressent à pas de géant et les premiers utilisateurs de la technologie seront aussi les premiers à en récolter les fruits, en particulier dans les environnements de travail hybrides.  

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