Impression : des coûts souvent mal maîtrisés

Régulations

S’il est un domaine dans lequel l’entreprise navigue souvent à vue c’est bien celui de ses coûts d’impression. Pourtant, c’est une part non négligeable des frais indirects liés à l’utilisation des équipements informatiques

Il faut en effet savoir qu’un site d’un millier de personnes produit en moyenne 14 millions de pages par an. Sur celles-ci, la répartition entre pages imprimées, photocopiées ou résultant d’une impression fax tend de plus en plus à diminuer du fait de la numérisation croissante des documents et de la pénétration des imprimantes multifonction. Par ailleurs, la quantité des pages imprimées tend à suivre une progression de quelque 20 % l’an. Seul problème, l’immense gâchis de papier que cette boulimie d’information provoque, puisque 30 % des pages sont purement et simplement jetées après impression pour différentes raisons dont le manque de préparation des documents n’est pas la moindre. Par ailleurs, pour chaque euro de matériel acquis, il faut compter en règle générale 4 euros de coûts annexes.

Un coût en cinq postes Si bien que le coût total d’impression se décompose comme suit : ? 30 % vont dans la relation fournisseur/fournitures (encre, toner, papier, électricité, facturation multiples, conflits entre loueurs, etc?) Là encore, il est important de rationaliser au maximum les coûts en choisissant avec soin ses fournisseurs (au moins deux) et en n’hésitant pas à renégocier périodiquement les contrats ; ? 25 % sont absorbés par le service et la maintenance et sont directement liés à l’indisponibilité du matériel. Là aussi, la mise en place dès l’achat d’un contrat de maintenance avec reprise/échange sur site sous 24 heures maximum s’avère un impératif incontournable ; ? 20 % sont consacrés au support (formation, helpedsk, support sur site, installation). L’application de la loi de Paretto doit alors guider le choix de l’entreprise. Si 20 % des fonctionnalités proposées par le matériel représentent 80 % des besoins des services, quel intérêt y a-t-il à acquérir un matériel hyper-sophistiqué dans la maintenance coûtera d’autant plus cher ? D’où la recherche du meilleur ratio prix/fonctionnalités avant tout achat (ce que ne font généralement pas 2 entreprises sur 3) ; ? 15 % (seulement) concernent le coût d’acquisition. D’autant que les imprimantes tendent à coûter de moins en moins cher à l’achat. Attention toutefois aux innombrables promotions sur des séries dont le suivi au niveau des consommables est plus qu’hasardeux. Il n’est en effet pas rare de se voir alors proposer des cartouches d’encre à des prix prohibitifs et selon une disponibilité tout à fait hasardeuse. Qui plus est, bien souvent de tels matériels n’offrent que peu ou pas de possibilités de trouver des consommables compatibles avec ceux de la marque et enferment donc plus étroitement l’entreprise dans le giron du fournisseur ; ? 10 % enfin sont imputés à l’absence de disponibilité liée à la performance médiocre du matériel (notamment au niveau de sa carte réseau et de l’adéquation entre sa capacité de traitement et la taille moyenne des files d’attente qui se forment inévitablement lorsque la performance du matériel est passable. Ce coût global d’impression ne prend d’ailleurs pas en compte le temps passé à attendre que le document dont on a besoin immédiatement sorte enfin de l’imprimante ! Comme quoi, au-delà des simples coûts financiers, en matière d’impression comme dans d’autres secteurs, il est tout aussi important de prendre en compte les problématiques de consommables et le coût des services. Curieusement, les produits d’IT Management semblent négliger pour la plupart ces différents aspects pourtant en prise directe avec le coût de l’informatique de l’entreprise. Seuls quelques fournisseurs de solutions bureautiques, comme le groupe NRG (lequel, soit dit en passant est en train de racheter l’intégration Team Partners Group) proposent des approches de type pay per page, lesquelles, selon les problématiques soulevées dans l’entreprise par ce poste papier-matériel, permettent des économies d’échelle allant de 5 à 25 % l’an. Mais on aimerait bien que de tels aspects soient vraiment intégrés dans les outils de gestion de parc. Souhaitons que cet oubli soit vite réparé.


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