La dématérialisation fiscale des factures est-elle impérative?

La dématérialisation fiscale des factures doit être pensée dans le cadre de la stratégie globale des entreprises. Tel est la conclusion du livre blanc sur le sujet, publié par Seeburger, fournisseur de solutions pour les échanges électroniques des entreprises, ce mois de décembre.

Les factures, rappellent les rédacteurs, servent de preuve de la transaction pour l’administration. Elles permettent en effet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. Et, depuis juillet 2003, les écrits sous format électronique ont acquis une valeur probante, à condition toutefois que l’auteur soit identifié et que l’intégralité du contenu soit garanti lors de sa rédaction, et pérennisé dans sa conservation précise le Livre blanc. De plus, une facture papier coûte de 3 à 20 euros pour son émetteur et entre 10 et 30 euros pour son destinataire. Une somme qui comprend notamment le temps passé en validation, et , en émission, le temps de relance.

L’automatisation des processus de validation des factures fournisseurs peut donc représenter un potentiel de réduction des coûts important. Néanmoins, celle-ci peut être mise en place, que les factures soient dématérialisées ou non, rappelle Seeburger.

De fait, l’enjeu pour les factures entrantes réside dans la réduction des charges administratives. A partir d’une cinquantaine de factures reçues par jour, l’EDI de vient rentable. Et la lecture automatique des documents, à partir de 300 factures papier, estime le livre blanc. C’est un enjeu vital pour les grands comptes qui comptent plusieurs milliers de fournisseurs, tels les distributeurs alimentaires ou le secteur automobile, mais également pour les réseaux bancaires ou les grands industriels.

Pour les factures sortantes, l’enjeu réside dans la possibilité de supprimer la saisie manuelle chez le client, ce qui diminue ses temps de traitement, accélère et fiabilise les délais de paiement. Un enjeu pour les grands fournisseurs, tels les opérateurs télécom, les sociétés de service comme l’interim. Certains fournisseurs de la distribution et de l’industrie sont d’ailleurs poussés par leurs clients pour adopter ces pratiques.

Outre la dématérialisation EDI fiscale, rappelle le livre blanc, il est possible d’améliorer le processus de traitement des factures en scannant les documents papier, d’utiliser une lecture automatique de ces documents, mais aussi l’EDI classique, qui implique toutefois le fait de garder une preuve papier, ou les documents électroniques non structurés, qui suppriment les flux physiques de documents.

Le marché serait prêt

Mais la dématérialisation fiscale des factures représente un enjeu qui dépasse largement quelques économies, estime le livre blanc. Face à la concurrence, en effet, les entreprises doivent coopérer de manière plus étroite avec leurs partenaires, ( clients , fournisseurs, prestataires, administrations) et redéfinir leur cœur de métier. Et un projet de dématérialisation doit prendre en compte ce contexte. La convergence des technologies permet notamment le développement des échanges inter-entreprises, et l’intégration de partenaires externes dans un processus, notent les rédacteurs. Les éditeurs supportent à la fois les standards d’échanges classiques et les standards d’échange d’internet. Et les solutions d’intégration interne, EAI, intègrent à leur périmètre la connexion de partenaires externes. Autre extension : via la LAD, la lecture automatique de document, les documents sont intégrés au système d’information. Un service que les principaux acteurs du marché l’ont intégré dans leur offre.

Bref, une solution de dématérialisation fiscale peut être dédiée ou s’intégrer à une infrastructure d’échange plus vaste de l’entreprise.