Le concept de ‘coffre-fort électronique’, selon Cegedim

Les solutions destinées à la gestion électronique des documents ne cessent de s’élargir, en particulier à travers la chaîne d’approvisionnement et la facture dématérialisée. Un phénomène accentué à la fois par les règles de gouvernance de plus en plus contraignantes et par l’ouverture aux directives européennes et/ou américaines.

Lorsque l’on évoque ces domaines, Pascal Sesques, directeur Projets et développements de Cegedim EDI et responsable du projet GIS sur le coffre-fort électronique, évoque bien évidemment en priorité les administrations publiques, qu’il s’agisse des impôts ou de la santé, où le coffre-fort électronique s’impose pour le stockage des données à valeur probante. Il s’agit bien évidemment d’assurer l’authentification des documents, sous leur format électronique. Mais aussi d’en assurer la traçabilité, une démarche liée aux environnements juridiques et destinée à garantir les documents pour les personnes. La signature électronique, c’est aussi une méthode d’horodatage. Une démarche essentielle pour le contrôle des temps. Mais aussi pour l’archivage, qui pour certains documents peut aller jusqu’à 30 ans. Généralement, l’archivage standard s’exprime sur 6 années pour les impôts et 10 années pour le commerce. Le coffre-fort électronique touche tout autant les dossiers individuels, dans le cas particulier du dossier médical personnalisé par exemple, mais aussi s’agissant des marchés publics, de la nécessaire co-signature qui accompagne la conservation des documents dans le temps. L’authentification est un passage obligé par l’intermédiaire d’un tiers de confiance, une autorité d’enregistrement. La qualification du tiers de confiance passe moins par sa reconnaissance morale que par son respect d’une liste de règles imposées par les administrations. Une SSII comme Cegedim peut être tout à fait qualifiée pour être reconnue comme tiers de confiance si elle respecte ces règles. Le coffre-fort électronique fait appel à une authentification forte, authentification de la personne pour accéder aux espaces privés, mais aussi authentification de la signature. L’évolution des règles en matière de coffre-fort électronique suit de très près l’évolution des lois. La demande est particulièrement forte dans le domaine de la santé. C’est le cas par exemple dans les laboratoires médicaux, où les demandes d’autorisations liées aux nouveaux médicaments génèrent de très gros volumes de documents qu’il est nécessaire d’authentifier et surtout de gérer dans le temps, parfois sur des durées très longues. À partir de ces éléments, la tarification d’une solution de coffre-fort électronique est moins liée au respect des règles d’authentification et de signature, ce sont les mêmes pour tous, qu’au prix de la licence et surtout aux services qui peuvent être proposés. Ces derniers concerneront essentiellement la volumétrie, à savoir le volume des documents qui seront à conserver, et la durée de cette conservation. Si certains secteurs d’activité sont particulièrement touchés et font l’objet d’une forte demande – comme la santé ou les administrations – le coffre-fort électronique touche aujourd’hui tous les secteurs d’activités, des grands comptes aux PME. Et en particulier tous ceux qui souhaitent automatiser leur chaîne documentaire en limitant les saisies, c’est-à-dire en pratiquant la dématérialisation des documents.