Les Ressources Humaines s’initient au modèle SaaS

Quel est le niveau de pénétration du modèle SaaS (Software as a service) dans les applications RH? C’est à cette question que répond l’étude Solutions RH en SAAS, de la gestion de la paie à la gestion des talents, présentée le 10 juin dernier à Paris par Markess International, cabinet d’études spécialisé dans l’impact des technologies de l’information sur les organisations. L’étude a été réalisée à partir d’entretiens réalisés avec une centaine de décideurs d’organismes publics et privés, ainsi qu’avec plusieurs prestataires du secteur, en avril et mai 2011.

Traditionnellement, « les RH se sont emparées assez vite des technologies de l’information », explique Sylvie Chauvin présidente de Markess International. Toutefois, les usages demeurent très hétéroclites, observe Hélène Mouiche, responsable de l’étude, qui constate une cohabitation entre l’utilisation de solutions comme la paie externalisée et le recours au bon vieux tableur Excel, pour gérer certaines fonctions RH. En particulier, « Les fonctions les plus stratégiques, comme la gestion des talents externe ou interne, sont encore souvent gérés avec des méthodes plus traditionnelles ».

Ce mystérieux Saas

Aujourd’hui, environ 10  % des organisations utilisent des solutions RH en mode SaaS. De fait, quatre décideurs sur dix ne sont pas familiers avec cette notion d’après l’étude. « La notoriété est encore relative. Elle progresse, le terme devient connu, mais chaque offreur propose sa terminologie, mode hébergé, à la demande… », analyse Hélène Mouiche. Parmi les avantages perçus de la solution, figurent notamment la maintenance évolutive, qui permet d’avoir toujours les dernières fonctionnalités et l’accessibilité via un navigateur web, «  important pour des entreprises avec des collaborateurs nomades, multi support », note Hélène Mouiche.

De plus, dans un contexte économique mouvant, le paiement à utilisation permet de «  mieux gérer sa facture ». En revanche, la moitié des décideurs interrogés souhaite des solutions sur mesure, «  ce qui va à l’encontre du SaaS, qui est dans une optique de mutualisation. Mais les solutions sont souvent modulaires, qui permettent de choisir des fonctionnalités. Dans une certaine mesure, le mode SaaS peut répondre à cette demande », estime Hélène Mouiche.

Les grosses pionnières

En 2011, la paie, l’administration du personnel et le recrutement sont les trois fonctions pour lesquelles les entreprises ont le plus souvent recours au SaaS, suivies de la gestion des frais professionnels ou de la gestion administrative des formations. Carrière et gestion des compétences, en revanche, sont très peu visées. Surprise, coté utilisateurs « les profils les plus matures sont dans les grands entreprises, ce qui va à l’encontre de l’idée préconçue comme quoi le mode SaaS, serait particulièrement adapté aux PME », note l’analyste. En fait, la solution semble convenir aux organisations décentralisées. Exemple « dans les agences bancaires, il n’y a pas toujours de responsable RH sur place. Les managers peuvent gérer une partie des évaluations en ligne, sans avoir à se déplacer, ou à faire déplacer le responsable des ressources humaines », illustre Hélène Mouiche.

Les entreprises pionnières identifient plusieurs gains liés à cette solution, comme une mise en œuvre rapide à coûts réduits, du fait de la mutualisation de la plateforme d’applications. « On passe à un budget de fonctionnement, qui permet de lisser la dépense dans le temps, et sans faire d’investissement d’infrastructure ». A l’extrême, via le Saas, «  certaines entreprises vont offrir des fonctionnalités nouvelles, mettre en place des politiques axées marketing RH, en ayant par exemple recours aux réseaux sociaux ».

Autre évolution possible : mettre en place des fonctionnalités qui sont également accessibles au salarié, concernant l’évolution de sa carrière. Parmi les entreprises interrogées, un assureur note que cette solution, adoptée pour la gestion de sa paie, «  a permis de contourner les problématiques techniques, de ne pas avoir sans cesse au DSI de s’impliquer », rapporte Hélène Mouiche. Gain estimé : incidents d’exploitation réduits, processus fluidifié. Autre exemple, une organisation publique décentralisée utilise un portail, partagé par tous ses centres, pour gérer les accidents du travail, ce qui permet un traitement homogène des données.

Des craintes et un marché

En revanche, les craintes ne manquent pas, même parmi les décideurs déjà adeptes du SaaS. Première d’entre elles, s’assurer de la réversibilité de la solution. Il faut être en mesure de récupérer ses données, de réintégrer cette fonction, ou de la confier à un autre prestataire. Autre inquiétude, la sécurité des échanges. « Il faut s’assurer qu’il n’y a pas d’interception lors des échanges de données », note Hélène Mouiche. Possible anicroche : des défauts dans la disponibilité et de qualité de service, qui imposent de prendre des précautions contractuelles. Autre souci, être «  vigilent sur la localisation des data center ». Quant au coût des solutions, c’est un élément «  à double tranchant », met en garde l’analyste. D’après les prestataires interrogés, pour un euro facturé pour une version «  standard » c’est jusqu’au triple qui peut l’être, au titre des «  services optionnels », comme le paramétrage, la formation, le support technique…

Le cabinet Markess prédit une forte croissance au mode SaaS dans les RH : +26  % d’ici 2013. A cette date, ce marché devrait atteindre les 300 millions d’euros, contre 190 aujourd’hui. Ce qui continue à ne faire qu’une faible part du marché des logiciels et services RH qui devrait atteindre les 2190 millions d’euros en 2013.