Novajardin dématérialise ses procédures

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Dématérialiser ses procédures : une démarche inévitable même pour une société de trente personnes comme Novajardin, qui commercialise des produits pour l’entretien du jardin. Récit

De la gestion des stocks à la facture dématérialisée. Novajardin, société qui commercialise notamment les gammes de produits de traitement et d’entretien pour le jardin, dématérialise progressivement ses procédures, qui représentent environ 12.000 messages échangés par an. A la base : sites dispersés et pression des clients.

Depuis deux ans, la société a dématérialisé sa gestion de stocks.« L’objectif était de communiquer avec nos fournisseurs, des sociétés indépendantes situées dans des villes différentes. Nous avons donc établi des flux EDI pour les demandes d’expédition, la confirmation que la commande est bien partie »explique Michel Pujol, responsable informatique du groupe SBM Développement, la maison mère de Novajardin . Le flux est interfacé avec la gestion de stocks en interne, et comprend une « photographie » reçue chaque matin, et qui permet de comparer les données des fournisseurs et de Novajardin.

Les demandes des clients

Etape successive,« l’an dernier, des clients nous ont demandé de pouvoir envoyer des commandes sous forme dématérialisée, de recevoir un accusé de réception et une confirmation de livraison »poursuit Michel Pujol. Ce qui a été mis en place. Mais une partie de la procédure demeure manuelle :« certains de nos produits sont fabriqués à la demande, et nos tarifs diffèrent en fonction de la saison et des clients. C’est complexe, et, pour gérer ceci, on n’a encore rien trouvé de mieux que le cerveau humain. A la réception de la commande, via EDI, c’est donc l’administration des ventes qui édite et valide la commande, avant d’envoyer l’accusé de réception définitif » commente Michel Pujol, qui représente à lui seul le service informatique de la société qui compte une trentaine de salariés.

Dernièrement, un client a également demandé à recevoir des factures dématérialisées. Pour l’instant « le flux des factures est traité manuellement, même si une copie électronique est envoyée au client. Mais, surtout dans la grande distribution, ils ont besoin de factures dématérialisées. Ce serait un avantage concurrentiel pour nous que de pouvoir la proposer »estime Michel Pujol, qui envisage une mise en place cette année.

Pour ce, il faudrait ajouter une brique logiciel à la solution « use it flow » de Prologue, qui gère les échanges EDI de l’entreprise avec ses fournisseurs, et qui est déjà installée sur un serveur dédié dans l’entreprise. La solution est interfacée avec Adonix, l’ERP employé par la société. « Même si je vais regarder des solutions proposées sur le marché, il y a une très forte probabilité pour que je retienne cette solution » commente Michel Pujol.

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