Office 12 : le tour du propriétaire

Régulations

Un fichier PowerPoint au format Office XML occupera environ 15% du poids d’un même document sous Office 2003 ! Ce n’est là qu’une infime partie des nouveautés apportées à la suite bureautique de Microsoft. Nous vous proposons un tour d’horizon des nouveautés les plus visibles pour l’utilisateur

Microsoft a révisé l’interface graphique d’Office. Trois années de vidéos ont été cumulées afin d’étudier le comportement des utilisateurs d’Office et d’en tirer profit pour proposer des modifications ergonomiques sensibles.

Un constat, tout d’abord, la majorité des demandes des utilisateurs figurent déjà dans Office. Ce constat remet en cause l’accessibilité des fonctionnalités dans les menus de la suite bureautique. Microsoft a donc procédé à la création des bandeaux (ruban en version originale), qui assurent la fusion des barres d’outils et des menus. Contextuels, ces bandeaux proposent un accès dynamique aux fonctionnalités d’Office. Ils sont autrement plus détaillés et dynamiques que les actuelles barres d’outils et proposent de multiples outils de mise en forme qui ont la particularité de modifier temporairement l’affichage du document selon l’option qu’ils renferment en faisant simplement glisser la souris dessus. Les bandeaux ne peuvent cependant répondre à toutes les attentes ! C’est pourquoi Microsoft a prévu de pouvoir faire appel à de classiques outils contextuels. Mais, en plus d’être appelés par un clic droit, ils apparaissent en transparence lorsque la souris circule là où une mise en forme peut être apportée. On notera la présence en bas de la page de l’application d’un curseur zoom. Cette fonctionnalité est donc désormais accessible directement, et plus seulement par un menu ou par une manipulation sur la souris. Autre fonctionnalité qui fait son apparition sur toutes les applications d’Office, un menu ‘Révision’. Fruit de la volonté de permettre un travail plus collaboratif, mais mieux contrôlé, les fonctionnalités de révision d’un document, qui permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même document, ont été sensiblement améliorées. Intéressons nous maintenant aux applications qui composent Office 12, sans pour autant être exhaustif, nous testerons prochainement la beta 1? Outlook Par de nombreuses petites touches, Outlook évolue sensiblement avec en toile de fond une forte intégration de la notion de ‘tâche’. Démonstration en est faite avec l’apparition sur l’écran de base d’une fenêtre qui vient se placer sur la droite, appelée ‘To-do bar‘, et qui affiche les événements et tâches du jour. La visualisation des documents attachés à un mail s’effectue désormais directement dans la page de ce dernier. La visualisation Infopath elle aussi été améliorée, le formulaire Infopath s’affiche désormais dans Outlook. Sur le calendrier apparaît désormais une nouvelle zone à la fin de chaque jour, qui permet l’intégration des tâches, avec le report automatique d’un jour sur l’autre des tâches non accomplies. Autre évolution sensible, pour le travail collaboratif, Outlook permet désormais de visualiser plusieurs calendriers en même temps et même de les fusionner. Une fonction identique est proposée à partir d’Exchange. Enfin, Outlook confirme sa place de frontal sur de nombreuses applications. Par exemple, pour la consultation de données clients à partir de SharePoint, le conteneur d’information s’affiche dans Outlook. Excel Au même titre que Outlook, le tableur de Microsoft s’affiche de plus en plus comme un outil terminal de visualisation ou d’analyse de contenu. Nouveauté qui devrait satisfaire bien des utilisateurs, des fonctions graphiques sont associées aux cellules, à savoir par exemple qu’une forme d’histogramme peut se positionner derrière les chiffres qu’elles contiennent, ce qui permet d’associer présentation graphique et données directement sur le tableau. On trouvera aussi des indicateurs de performance liés soit à des modes de classement ou à des analyses d’évolution, voire de comparaison sur plusieurs tableaux. Cela permettra par exemple de placer automatiquement dans la cellule de données une flèche vers le haut lorsque le chiffre figurant dans la cellule progresse, ou une flèche vers le bas lorsque ce dernier diminue, etc. Lorsque l’on évoque les aspects graphiques d’Excel, on pense bien évidemment aux capacités de dessiner un graphique à partir des données contenues dans un tableau. Sur ce plan, nous avons remarqué de nouvelles fonctionnalités : comme nous l’évoquions plus haut, la capacité de prévisualiser un graphe en déplaçant simplement la souris sur les options proposées, mais aussi de nouveaux effets, qu’ils soient en 3D ou de transparence. Autre détail qui a retenu notre attention, lorsque l’on fait défiler un tableau, les coordonnées traditionnelles des colonnes ? A, B, C. etc. – sont remplacées par le titre de chacune des colonnes qui débutent le tableau de données. Word En dehors du nouveau design et de l’ergonomie des rubans, le traitement de texte de Microsoft apporte peu de réelles nouveautés en termes de fonctionnalités, tant il est déjà un outil performant et doté de capacités nettement sous exploitées. Et pourtant, le nouveau Word d’Office 12 recèle plusieurs évolutions majeures. Il nous faut bien évidemment commencer par évoquer le format de fichier ‘.docx‘, pour doc XML. Derrière la façade classique d’un document traitement de texte, identifié par son extension, et en dehors de la baisse sensible du poids de chacun des documents réalisés à partir de cette nouvelle version, le document ‘.docx’ cache en fait un ensemble de fichiers XML. Qu’il s’agisse de la partie texte, des mises en page, des renseignements divers qui peuvent être associés au document, et des métadonnées en général, toutes ces données sont stockées dans des fichiers au format XML qui sont associés au document en lui-même. Ainsi, pour visualiser l’ensemble des documents XML qui composent le document texte, il suffit d’ouvrir ce document avec WinZip, le célèbre programme de compression. Et l’on voit apparaître alors les nombreux documents XML qui composent notre document Word. On notera aussi que des efforts importants ont été concédés sur les modes de prévisualisation du document. Qu’il s’agisse de la visualisation des modifications au passage la souris sur un bouton du ruban ou des transparences de menu, Word apparaît beaucoup plus souple et la saisie nettement mieux guidée. PowerPoint Le logiciel de création de présentations de Microsoft dispose lui aussi de la nouvelle interface. Les saisies sont encore plus guidées et il semble plus facile à manipuler. Tout comme avec Word, la prévisualisation contextuelle est un apport certain pour la saisie et la modification de diapositives. Et surtout, la gestion des composants a été nettement améliorée. Lorsque l’on utilise actuellement PowerPoint, une modification sur le contenu peut faire exploser la diapositive. Les manipulations et interventions manuelles sont alors nombreuses pour réorganiser une diapo en fonction de son contenu. Avec le nouveau PowerPoint, la remise en forme des données est automatique. Partant de cette fonctionnalité améliorée, des options sur la barre du ruban permettent de mettre en forme beaucoup plus facilement des suites de données à partir de nombreux modèles. Et bien évidemment, tous ces gadgets qui permettent d’apporter un dynamisme et parfois de cacher la pauvreté des informations fournies sur une présentation, ont été sensiblement améliorés et étoffés. Il en est ainsi des animations! Access La base de données de la suite bureautique a été entièrement réécrite. Microsoft affirme qu’il y a eu plus de développement sur ce produit que tous les développements cumulés depuis la création d’Access jusqu’à sa dernière version. Difficile ici de mesurer l’étendue des améliorations tant que l’on ne se retrouve pas dans une situation d’exploitation. Pourtant quelques améliorations sensibles sont directement visibles, en particulier la navigation par onglet, qui intéressera de nombreux développeurs qui utilisent la base de données de Microsoft en frontal de données beaucoup plus lourdes et riches. One Note Le trop méconnu et mésestimé outil de prise de notes de Microsoft pourrait enfin avec cette nouvelle version trouver la place qu’il mérite. En effet, on associe trop souvent ce produit aux seuls Tablet PC. Pourtant il représente un outil de production très intéressant. Microsoft semble avoir renforcé l’utilisation de One Note sans le stylet. Souris et clavier deviennent donc des outils plus naturels pour ce programme. Mais d’autres améliorations sensibles viennent renforcer l’application. On notera par exemple la possibilité d’ouvrir tous les répertoires. Rappelons que jusqu’à présent il fallait fermer le répertoire sur lequel on travaillait avant de pouvoir accéder à des informations contenues dans un autre répertoire. Autre amélioration notable, désormais le ‘copier/coller’ conserve les mises en forme. Là encore jusqu’à présent, la copie d’un document faisait perdre ses mises en forme et ne collait que le texte brut. L’enregistrement audio et vidéo peut aussi être assuré simultanément avec la saisie de texte. Option fort intéressante, en cliquant sur un mot saisi pendant un enregistrement, on accède automatiquement au discours enregistré au moment où le texte a été saisi. Enfin, la capture d’écran, une option très intéressante du programme, qu’il s’agisse de réaliser une copie d’écran ou une copie du page Web par exemple, se dote d’une fonction OCR intégrée. Il devient possible sur une copie d’écran directement dans One Note de récupérer le texte. Cependant, ce produit nous a semblé présenter quelques limitations. Un regret pourtant, le futur One Note est annoncé aux États-Unis avec un module d’OCR sur la voix. Celui-ci sera-t-il francisé ? Certains au sein même de Microsoft affirment que oui, d’autres que non. Cela semble cependant peu probable dans l’immédiat. Office SharePoint 12 Difficile d’évoquer la suite bureautique de Microsoft sans y associer son module de collaboration en réseau SharePoint. Dans sa version 12, celui-ci se dote bien évidemment de nouvelles fonctionnalités. La plus sensible porte sur la gestion des paramètres sur les librairies documentaires. Sensible en effet, car elle va faciliter le développement de workflow. Cette avancée va permettre d’enrichir la gestion documentaire, d’autant que plusieurs formats de documents pourront être gérés dans une même librairie. Autre évolution sensible, la gestion des bases de compétences. Il ne s’agit plus seulement de savoir où est placé un individu et comment le joindre, mais désormais d’exploiter les renseignements qui lui sont associés. C’est l’approche ‘information worker‘. On notera aussi que la gestion du stockage a été renforcée, que les échanges avec Outlook se feront désormais dans les deux sens et synchronisés, et qu’en matière de collaboration le produit propose une mini gestion de projet, un premier niveau auquel Project 12 pourra succéder. Les Services Excel sont étendus et permettent en particulier de publier en mode Web. Là encore il s’agit d’une évolution sensible, avec le ‘Centre de rapports‘ qui permet de rendre l’ensemble SharePoint et Office 12 frontal d’un client décisionnel. Enfin, il sera désormais possible de publier en ligne des formulaires Infopath sur tous les navigateurs connus du marché, Internet Explorer, Netscape, Firefox, Opera, où Safari pour les environnements Macintosh, ces derniers étant désormais tous reconnus par Office System. Conclusion La prochaine version 12 de la suite bureautique Office de Microsoft se révèle être une évolution stratégique pour un produit qui a largement fait ses preuves. Certes, l’adoption du tout XML ouvre de nouvelles portes en termes de gestion du contenu. Cependant, l’utilisateur se préoccupe peu des formats de fichiers, pourvu qu’il puisse les lire sans se préoccuper de leur origine. Pourtant, en proposant un nouveau standard Microsoft garantit un très haut niveau d’interopérabilité. La nouvelle interface, les rubans, les options contextuelles, les facilités de prévisualisation, devraient participer largement à l’adoption de ce produit. Office 12 renforce aussi la position de la suite en frontal des environnements applicatifs. Reste une évolution majeure qui dépendra essentiellement de la capacité de développeurs à s’approprier les produits Office 12, l’orientation vers les solutions métier. Office devient un pilier pour des applications en provenance d’autres éditeurs. A l’exemple du développement Mondecino réalisé avec SAP. Dans ce cadre, Office 12 s’annonce comme un nouvel outil décisionnel pour trouver la bonne personne et l’information la plus pertinente.


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