OneDrive en 2019 : comment Microsoft a renforcé la dimension collaborative

Gestion des fichiers, des partages, des collaborateurs externes… Récapitulatif des fonctionnalités que Microsoft a ajoutées cette année à OneDrive.

Des éléments à « mettre de côté » sur OneDrive ? Une fonctionnalité y est désormais dédiée.

Microsoft l’annonce dans le bilan mensuel des nouveautés intégrées à son service de stockage en ligne.

Deux autres ajouts sont mis en avant. D’un côté, l’affichage – dans la mesure du possible – des e-mails dans la langue préférée de l’utilisateur (celle définie dans les paramètres Exchange et Azure Active Directory). De l’autre, la possibilité de créer des liens pour inviter des personnes à téléverser des fichiers sans se connecter à un compte OneDrive.

Plusieurs autres éléments introduits cette année touchent à la collaboration avec des utilisateurs externes.
On l’a vu notamment au mois de mai, à travers la connexion avec Azure Active Directory B2B. Cette passerelle :

crée automatiquement des profils « Invité » pour les collaborateurs externes ;
leur permet de s’authentifier avec un code unique s’ils n’ont pas de compte Microsoft ;
facilite leur gestion, avec les mêmes outils (et les mêmes politiques d’accès) que pour les collaborateurs internes ;
autorise la synchronisation, sur OneDrive, de dossiers et de bibliothèques issus d’autres organisations.

Dans son bilan du mois de mai, Microsoft mettait également en avant la possibilité de protéger les liens anonymes (ou liens « tout le monde » dans le jargon Office) avec un mot de passe.

Services contextuels

L’année s’était ouverte avec la prise en charge, sur l’application de synchronisation pour Mac, des « fichiers à la demande ». Elle permet d’optimiser l’utilisation du stockage local en attribuant à chaque fichier un « état » : « toujours disponible », « disponible localement » ou « en ligne ».

Également au mois de janvier, Microsoft avait élargi la prise en charge de la fonctionnalité File Card. Le principe : afficher, au survol d’un fichier, des informations contextuelles (nombre de vues, dernière ouverture…).

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En février, le client desktop avait hérité d’une option permettant de contrôler sa mise en veille. Par défaut, ce mode s’active en cas de connexion à un réseau non illimité ou d’utilisation sur batterie.

Au printemps, on a notamment vu apparaître, sur la page d’accueil OneDrive, une barre de recherche propulsée par Microsoft Search. Mais aussi le sous-titrage temps réel des diapositives PowerPoint ou encore la possibilité d’interdire certaines actions sur des fichiers partagés avec des utilisateurs spécifiques.

Au cours de l’été, File Card s’est enrichi avec en particulier l’affichage des « points-clés » de documents. Microsoft a aussi :

doté OneDrive d’une visionneuse de photos 360 ° (voir ci-dessous) ;
introduit la prise en charge des commentaires sur tous les formats de fichiers (pas seulement les documents Office) ;
permis de faire un lien vers une diapositive d’un fichier PowerPoint.