Pourquoi les salariés n’utilisent pas les outils de collaboration

Plus de 50% des organisations interrogées par G2 Crowd, plateforme d’évalution de logiciels d’entreprise, ont déployé des outils de collaboration. Et 31% envisagent de le faire dans les deux ans. Mais ces outils sont boudés par une partie de leurs collaborateurs.  Seules 4 plateformes étudiées sur 22* affichent un taux d’adoption supérieur à 75%. Aucune n’atteint les 100%, bien évidemment. Et ce pour une raison simple : tous les employés n’ont pas un besoin impérieux d’accéder à ces solutions collaboratives pour accomplir leur travail. Si un comptable a besoin de feuilles de calcul partagées, par exemple, d’autres métiers ne voient pas l’intérêt d’utiliser une telle fonctionnalité.

Besoin flou

« De nombreux employés pourront se dire  : ‘Que peut m’apporter  cet outil ?’ Si la réponse n’est pas évidente pour eux, alors pourquoi feraient-ils l’effort de s’y  intéresser ?  C’est à vous, [entreprises], de démontrer que le produit apporte une valeur supplémentaire » à leur activité, a commenté sur CIO.com Michael Fauscette, directeur de recherche chez G2 Crowd. Il recommande donc aux entreprises de se demander pourquoi leurs employés ont besoin d’un outil de collaboration. Si l’entreprise ne peut pas répondre à cette question facilement, c’est peut-être que le logiciel ciblé sera difficile à faire adopter ou que l’outil en question devrait même être écarté.

Interface pauvre

L’interface utilisateur du logiciel de collaboration peut également « faciliter ou briser » son adoption. Les salariés qui utilisent dans la sphère privée des applications comme Twitter, WhatsApp ou Facebook, adopteront plus volontiers des outils d’entreprise avec une interface qui leur semble familière, souligne G2 Crowd.  À l’inverse, les interfaces austères ou peu lisibles risquent fort d’éloigner le chaland. La multiplication de fonctionnalités jugées inutiles est également un frein à l’adoption d’outils de collaboration. « Les gens peuvent opter pour Slack, mais lorsque vous leur montrez tout ce que cet outil peut faire, seuls 5% ont réellement besoin de [ces fonctionnalités]. Si vous déployez Slack dans un service marketing classique, par exemple, il sera utilisé comme Skype, avec l’ajout d’un smiley à l’occasion », a jugé Alan Lepofsky, analyste chez Constellation Research.

Fonctionnalités inutiles

Comme les courriels trop nombreux, l’augmentation des notifications et des alertes ajoutent aux difficultés d’adoption de ces outils par les employés. Malgré tout, les entreprises ne devraient pas accorder une importance démesurée au niveau d’adoption atteint par leur outil de collaboration, tempère Lepofsky.  Car, selon lui, même des petits espaces de  collaboration au sein de l’organisation peuvent apporter un avantage significatif à l’entreprise concernée.

*Slack, HipChat, Quip, Paymo, Wrike, Front, Cisco Jabber, Samepage, Smartsheet, Guru, Workboard, Confluence, Workplace, Podio, Igloo, Yammer, eXo Platform, Jive-n, Socialcast, iMeet Central, Bitrix24, IBM Connections.

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