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Le nouveau visage des outils collaboratifs et bureautiques

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Sponsorisé par GlobeNewswire

1. Comment le marché des suites bureautiques et des outils de collaboration a-t-il évolué ces dernières années ? 

C’est évident : la transition vers le télétravail a été accélérée. Bien sûr, le monde évoluait de toute façon dans cette direction, mais la pandémie lui a donné un nouvel élan. Tout d’abord, cela s’applique aux vidéoconférences et autres outils de communication en ligne.

La simplicité est un autre point à considérer. Compte tenu de la vitesse de la transition vers des outils basés sur le cloud, les gens devraient être en mesure de commencer immédiatement. Les solutions avec une interface claire et simple seront définitivement gagnantes.

Une autre tendance que personne ne peut ignorer est la sécurité. Vous ne pouvez pas transférer votre travail dans le cloud sans vous assurer que toutes les données sensibles sont en sécurité.

Vue de la nécessité de commencer rapidement et de collaborer aussi efficacement que possible, le monde tente de trouver le moyen de sécuriser les données et l’identité des utilisateurs dans notre vie quotidienne en ligne : les stockages de données virtuels, les canaux sécurisés et l’identification par blockchain passent au premier plan et deviennent la tendance la plus intéressante aujourd’hui.

 2. Quels sont les nouveaux besoins des entreprises ? 

Les outils collaboratifs en ligne sont les premières à accroître la productivité des employés lors du télétravail, parce qu’ils améliorent considérablement le flux de travail d’une entreprise. Auparavant, vous deviez créer un document et l’envoyer à vos collègues par courrier électronique pour qu’ils puissent y apporter des modifications. Grâce aux outils de collaboration en ligne disponibles aujourd’hui, vous pouvez travailler sur un document beaucoup plus rapidement. 

Ensuite, les différents outils de communication, tels que les messageries, les chats d’entreprise et les services de vidéoconférence, vous aident à être en contact à tout moment. Intégrer l’application de communication à la plateforme ou au service en ligne que vous utilisez serait une bonne idée pour économiser d’efforts et donner plus d’efficacité en retour. 

La sécurité n’est pas un besoin nouveau, mais elle atteint un niveau plus élevé. Tout le monde se rend compte que la fonctionnalité ne suffit pas pour utiliser les services en nuage dans notre vie quotidienne : il est également important que toutes les données dans le nuage soient soigneusement protégées.

En général, les entreprises ont plus que jamais besoin de canaux en ligne pratiques, fiables et sécurisés pour communiquer et faire des affaires.

3. Comment choisir les bons outils ?
Réfléchissez d’abord aux aspects qui sont vraiment importants pour vous et je parie que la liste sera très similaire pour la plupart des entreprises : nous avons tous besoin d’un espace en ligne sécurisé pour reproduire notre routine quotidienne hors ligne avec des résultats bien plus élevés. Les bons outils permettent de maintenir une bonne productivité lorsque nous travaillons à distance.

Les services sur le cloud sont plus abordables et plus pratiques. Ils sont également accessibles : on peut accéder sans effort à un bureau en ligne depuis n’importe quel endroit, qu’il s’agisse d’un bureau physique ou d’un domicile. 

Tous les logiciels de productivité se déplacent vers le cloud. Tout le monde n’est pas susceptible d’installer un système sans connexion au cloud. Pourtant, la possibilité d’obtenir le logiciel sur vos propres serveurs pour garder le contrôle total de vos données  est difficile à surestimer pour les grandes entreprises et les données sensibles.

Assurez-vous que le logiciel peut vous garantir le niveau de sécurité souhaité : aujourd’hui sur le marché il existe un grand nombre d’excellents projets sous licence open source, dont la confiance est méritée grâce aux millions d’utilisateurs avancés et aux communautés qui les soutiennent. Ils font le travail pour vous en testant le logiciel et en l’améliorant chaque jour. 

Vérifiez si le fournisseur du logiciel a des partenaires locaux fiables pour fournir un service dans votre fuseau horaire et votre langue : ce n’est pas un point critique, mais très confortable.

Puis, il suffit de tester et de comparer : la plate-forme que vous utilisez actuellement est-elle suffisamment bonne et rien de nouveau ne peut être ajouté au logiciel démodé que vous possédez ? Les progrès se produisent à chaque minute, les nouvelles fonctionnalités de collaboration en ligne et d’interaction en ligne sécurisée peuvent réellement changer votre monde. 

4. De nouvelles plateformes dont celles open source émergent. Pour quelles raisons ?

Il y a beaucoup de développeurs très talentueux dans le monde, ils voient clairement les nouvelles demandes du marché et donnent vie à de nouvelles idées pour nous offrir des solutions plus efficaces, plus innovantes et parfois même inattendues. Il y a 10 ans, nous avons été les premiers à réécrire le code de ONLYOFFICE à partir de zéro parce que nous avons découvert la technologie HTML5 Canvas et compris les perspectives qui se cachaient derrière. Chaque jour, nous avons accès à de nouvelles technologies que nous n'aurions jamais pu imaginer auparavant, comme le chiffrement de bout en bout de documents en ligne, les canaux de documents virtuels, etc. 

Quant à l'open-source, c'est la seule façon de travailler aujourd'hui, je pense. Les solutions open-source peuvent nous offrir quelque chose que les géants Microsoft et Google ne peuvent pas : la confiance, la confidentialité, la possibilité d'héberger des applications sur site, le contrôle total de vos données.

De nombreuses entreprises sont préoccupées par la confidentialité de leurs données. L'open source peut donc être important pour elles. Par exemple, le code open source a permis à ONLYOFFICE de travailler avec des institutions éducatives et gouvernementales. Pour eux, la confidentialité et la sécurité sont des préoccupations majeures.

5. Les entreprises sont-elles prêtes à changer leurs habitudes sur le choix de leurs fournisseurs  de solutions bureautiques ?

Il est parfois très difficile de convaincre nos collègues de jeter un coup d'œil sur quelque chose de nouveau ou de changer la façon dont ils travaillaient depuis plusieurs années : cela coûte de l'argent, du temps et des ressources personnelles pour rendre les choses évidentes. 

Mais la situation sur le marché, les nouveaux dangers en ligne et les méthodes inventives pour obtenir l'accès non autorisé à nos données sur le web d'une part, et la vitesse de la numérisation en raison de la pandémie d'autre part, nous ont montré combien il est important d'évaluer les anciens leaders du marché et de leur poser les questions très importantes avant de se fier aveuglément à leurs solutions dans notre entreprise, notre travail ou nos études. La solution est-elle vraiment la plus innovante et la plus efficace pour mes tâches ? Mes données sont-elles aussi sûres qu'ils le prétendent ? Qui a accès aux données sensibles que je traite et quelles en sont les conséquences pour moi ? Puis-je en obtenir davantage ?

Je suis sûre que certaines des réponses inciteront les gens à prendre des décisions concernant leurs habitudes actuelles et à le faire rapidement.

6. Comment voyez-vous le marché évoluer ces prochaines années ?

Je suppose que dans les années à venir nous aurons de plus en plus de services en nuage, qui aideront les entreprises à automatiser un grand nombre de leurs processus commerciaux. Comme nous sommes tous d'accord que COVID-19 restera avec nous pendant de longues années, la communication en ligne continuera à être le moyen le plus préférable de travailler au quotidien. 

Ces années peuvent nous apporter de nouveaux leaders du marché qui gagnent non pas grâce au budget marketing et à l'amortissement, mais grâce aux idées innovantes et à la transparence de leurs projets.

Chez ONLYOFFICE, nous travaillons sur des canaux de documents virtuels pour amener la sécurité du travail sur des documents en ligne à un autre niveau. Cela signifie que nous allons explorer le monde des PDF et des formulaires intelligents directement en ligne pour une collaboration gratuite, un successeur d'Adobe avec les énormes fonctionnalités de nos éditeurs de documents collaboratifs en ligne avec un chiffrement de bout en bout et quelques grands bonheurs pour couvrir toutes les questions d'identification pour le processus.

Voyons ce qui se passe ensuite !

Par Galina Goduhina Chez ONLYOFFICE.