Depuis le 1 juillet 2019, les entreprises sont autorisées à numériser l’ensemble des notes de frais. En effet, un récent arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l’article L243-16 du code de la sécurité sociale.
En concret, ce nouvel arrêté supprime officiellement l’obligation de conserver ses justificatifs papiers.
Afin de profiter des bienfaits de cet arrêté, il faut passer par un Tiers de confiance agréé car cette dématérialisation requiert une traçabilité officielle : signature électronique RGS (garantissant l’intégrité et l’origine du document), horodatage certifié et archivage sécurisé.
Les notes de frais numérisées seront de fait plus facilement consultables. Le gain de temps sera considérable et le remboursement plus rapide.
Un autre avantage est l’optimisation de la vérification, environ 20% des salariés commettent des erreurs.
A noter que cet arrêté n’est pas rétroactif, il faudra donc veiller à conserver les justificatifs papiers antérieurs au 1er juillet 2019.
Arnauld Dubois
CEO de CERTIGNA
