Tribune : centres de services partagés, une réponse aux défis des entreprises ?

Les centres de services partagés : définition, bénéfices et outils permettant de les mettre en place. Une tribune signée Vincent Lieffroy de Qualiac.

Quid des outils ? Car ce sont bien les technologies modernes qui permettent la mise en place de centres de services partagés efficaces et à même de remplir leurs missions. Ces outils agissent comme des catalyseurs dans la mesure où leur conception et leur architecture sont au service d’organisations complexes et décentralisées.

En effet, les logiciels de gestion, tels que les ERP, doivent savoir gérer de façon très souple les droits d’accès pour les utilisateurs, tant en termes de fonctionnalités que de périmètres de responsabilités. C’est un aspect indispensable, qui va de pair avec une gestion rigoureuse de la vie des données : il doit être possible à tout moment d’accéder aux données et de les modifier le cas échéant. Naturellement, l’outil doit proposer des fonctionnalités de traçabilité et d’historisation de très haut niveau pour garantir une sécurité infaillible.

La possibilité d’offrir des flux d’informations, de données et de décisions entièrement dématérialisés participe de l’efficacité des centres de services partagés. Pouvoir, par exemple, signer des commandes de façon électronique ou bien encore approuver un budget de la même façon garantit la fluidité des décisions et permet des gains mesurables par rapport à un traitement papier. Le retour sur investissement de ces processus ainsi que leur rapidité d’exécution sont aisément mesurables.

Dans le même ordre d’idée, les logiciels de gestion doivent offrir la possibilité de gérer différentes catégories de processus. Car il est bien évident qu’une organisation, quelle que soit sa taille, peut être organisée de différentes façons pour un même processus. Ainsi, le flux de gestion des fournisseurs sera organisé différemment en fonction du type ou du montant de la commande. Allons plus loin : ce même processus pourra être traité différemment selon l’entité concernée. Et ceci vaut, tant pour la fonction finance que pour les ressources humaines, les achats, l’administration des ventes, la gestion de projet, etc.

Enfin, un autre prérequis important de ces outils, et non des moindres, consiste à pouvoir gérer de grands volumes de données. Ceci vaut pour les organisations de toutes tailles : en effet, s’il existe généralement un lien direct entre taille de l’entreprise et volume de données, il arrive néanmoins que des organisations plus modestes aient également à gérer de grandes volumétries de données. Ceci peut être lié à leur secteur d’activité, mais pas nécessairement ! Dans tous les cas, la capacité d’un ERP à manipuler de fortes volumétries permet d’envisager sereinement l’avenir : une croissance exponentielle de l’organisation est donc tout à fait envisageable, qu’elle soit organique ou externe.

Les centres de services partagés constituent ainsi une réponse efficace à de nombreuses problématiques rencontrées par les organisations de nos jours. Naturellement, leur mise en place découle d’une stratégie clairement définie et communiquée. Tout comme la réorganisation des services concernés. Pour finir, rappelons que la mise en place de centres de services partagés ne saurait se faire sans l’utilisation de logiciels de gestion communs, garants de leur efficacité et de leur apport de valeur auprès de l’organisation.

Crédit photo : © Qualiac