Si les solutions de GED sont devenues monnaie courante dans les entreprises, elles se heurtent à d’importantes limites : la recherche documentaire s’avère parfois difficile, les systèmes en place ne gérant pas nécessairement les documents enrichis comme les vidéos ou d’autres ressources. L’absence de connexion aux autres solutions installées est un autre obstacle de taille. Seule 1 organisation sur 10 a intégrée sa GED à d’autres outils essentiels tels que l’ERP, le CRM, mentionne l’étude réalisée par Archimag sur les réalités de la gestion documentaire.
L’activité de bon nombre d’entreprises est aujourd’hui freinée en raison de données éparpillées. Elles disposent souvent de multiples outils qui ne peuvent pas communiquer entre eux, avec des systèmes cloisonnés. L’information reste ainsi inaccessible pour de nombreux services, collaborateurs, et davantage encore pour des organisations partenaires. Une étude récente de l’Américain Pegasystems, société technologique spécialisée dans la simplification des processus métiers, indique à quel point l’empilement des logiciels et leur mauvaise utilisation entravent la productivité globale : les collaborateurs sont le plus souvent obligés de jongler avec 35 applications métiers en moyenne. Parmi les principaux freins figure le nombre élevé d’applications déconnectées entre elles, avec en conséquence des erreurs et des interventions superflues qui pourraient être évitées. Chaque employé effectue en moyenne 134 « copier-coller » par jour, souligne l’étude. Cette accumulation de solutions a également pour effet de créer de nombreux doublons gourmands en matière de stockage, synonymes de coûts supplémentaires à deux titres : d’une part, l’espace requis pour ces données n’est pas négligeable ; d’autre part, celles-ci représentent d’autant plus d’éléments à sécuriser.
Vers une solution transverse
Il importe de conserver la main sur ses données en toute situation, de pouvoir les réunir au sein d’une même base de données. Pour un fonctionnement optimal, elles doivent être indexées correctement pour les retrouver facilement et ainsi pouvoir les partager avec des collaborateurs, clients ou partenaires, selon les souhaits et priorités.
Une solution de Content Cloud présente l’avantage d’être le réceptacle de tous les documents de l’entreprise, qu’il s’agisse de documents commerciaux, juridiques, techniques, RH, de procédures de travail, ou encore de contrats. La gestion documentaire et les processus associés ne peuvent exister que de façon transverse dans l’organisation pour être véritablement efficace.
Les limites de la plupart des solutions GED actuellement en place concernent les collaborations mais aussi la sécurité des documents, la gestion des authentifications, des droits d’accès, ainsi que la gouvernance qui n’est pas unifiée à l’échelle de l’entreprise. Celle-ci s’exerce souvent à l’échelle des départements, manquant alors de cohésion. Là encore, le Content Cloud permet de lever ces obstacles. Evoluer vers une solution de ce type permet de centraliser l’ensemble des données et inscrit l’entreprise dans une vision de la gestion documentaire axée sur le cycle de vie des documents. Le principe consiste à créer et gérer une couche unifiée et uniforme qui s’applique à toute l’organisation, apportant une cohérence d’ensemble.
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