Vitam : l’Etat mutualise (enfin) son système d’archives

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La DSI de l’Etat construit une solution unique, Vitam, pour les besoins d’archivage des ministères. Une action coordonnée qu’un rapport de 2011 appelait déjà de ses vœux.

Une démarche exemplaire. C’est ainsi que Jacques Marzin, le directeur de la Disic, la DSI de l’Etat, a présenté le projet Vitam, qui vise à développer une solution logicielle interministérielle pour l’archivage des données. Dans un premier temps, ce projet, porté sur les fonts baptismaux le 9 mars en présence de deux ministres (Fleur Pellerin et Thierry Mandon, en photo ci-dessus), concernera trois ministères investis d’une mission d’archivage définitif : la Défense et les Affaires étrangères (pour leurs besoins propres) et la Culture (à laquelle est rattaché le service interministériel des archives de France).

Thierry Mandon
Thierry Mandon

« Aucun des ministères ne pouvait financer seul ce développement, note Jacques Marzin. D’où ce projet commun appelé à s’étendre aux opérateurs publics et aux collectivités. Par ailleurs, les projections sur la croissance des volumes de données ont mis en lumière le besoin d’une solution intégrée interministérielle. Aujourd’hui, les ministères travaillent avec des solutions palliatives comprenant de nombreuses opérations manuelles. Cette situation fait perdre beaucoup de temps et d’argent à l’administration. » Thierry Mandon, secrétaire d’État à la Réforme de l’État et à la Simplification, voit dans Vitam un exemple de la modernisation de l’Etat : « Dans ce projet, chaque administration conserve ses prérogatives. Mais un nouveau terrain de jeu, interministériel, leur permet d’être plus efficaces. »

Le projet, financé à hauteur de 15 millions d’euros par le Programme des investissements d’avenir, est emmené par une équipe dédiée (5 personnes aujourd’hui, une quinzaine à terme), dirigée par Jean-Séverin Lair (tout à gauche sur la photo de tête), le DSI du ministère de la Culture. Si Vitam vise à mutualiser le socle logiciel – donc également à harmoniser les pratiques d’archivage -, les ministères continueront à stocker leurs documents sur leurs infrastructures propres (on imagine mal la Défense placer des informations classées secret défense sur une infrastructure mutualisée).

Bottom-up ou l’oxymore administratif

Aux Affaires Etrangères, l’arrivée programmée de Vitam va surtout permettre de prolonger la dématérialisation des informations, généralisée en juillet dernier. « Pour l’instant, nous archivons toute cette information numérique avec un module transitoire », précise Richard Boidin, le directeur des archives au quai d’Orsay. Ce dernier souligne également que la construction de la solution se déroule selon un mode bottom-up, « ce qui, dans l’administration, est normalement un oxymore ».

Directeur des archives de France, Hervé Lemoine souligne le grand nombre d’acteurs appelés à se connecter à cette plate-forme, son service assurant une fonction d’archivage définitif pour l’administration centrale (hors Défense et Affaires étrangères donc) mais aussi pour plus de 700 opérateurs de l’Etat. « Il y a suffisamment d’interlocuteurs en amont pour ne pas compliquer les choses en aval avec de multiples logiciels », résume-t-il. De facto, après l’inauguration début 2013 du nouveau centre des archives nationales à Pierrefitte, « il manquait une brique d’archivage numérique des données », reprend le directeur des archives de France. « Peut-être avons-nous même un peu trop attendu », reconnaît-il. De facto, à la Culture, Vitam viendra supplanter la solution Constance, un projet lancé… à la fin des années 70.

Déjà la BnF, la DGFiP…

Jacques Marzin Disic
Jacques Marzin – Disic

De plus, dès 2011, un rapport du conseiller d’Etat Maurice Quénet soulignait le besoin d’une action mieux structurée de l’Etat en la matière. Le rapport pointait notamment des « initiatives foisonnantes mais non coordonnées » en matière d’archivage électronique dans l’administration. Plusieurs acteurs de la sphère publique – la BnF avec Spar, la DGFiP avec Atlas, la Caisse des dépôts en partenariat avec l’Inpi, notamment – se sont en effet lancés dans la construction de plates-formes d’archivage. Spar a, par exemple, coûté plus de 20 millions d’euros entre 2005 et 2011. Selon Jacques Marzin, un dialogue est bien engagé avec les équipes de la BnF, mais les objectifs de Spar (conservation d’un petit nombre de documents volumineux, technologie sémantique) sont trop éloignés des spécifications de Vitam pour envisager une ré-exploitation des travaux de la Bibliothèque nationale de France. Aucun rapprochement avec les travaux de DGFiP n’a été évoqué lors de la réunion de lancement de Vitam.

Si Vitam mettra à disposition des administrations un back-office assurant les fonctions d’indexation, de gestion des métadonnées, de stockage, de pérennisation des fichiers et de recherche, chaque ministère conservera ses processus métier propres et devra donc gérer l’intégration de la solution dans ses applications. Développé en Open Source, Vitam fournira des API ouvertes pour ce faire. Un principe là encore cher à la Disic et qui s’inscrit dans la stratégie d’Etat plateforme, permettant aux administrations de concevoir de nouveaux services publics sur la base de ressources communes mises à disposition au travers d’interfaces ouvertes. Idem pour le développement agile, autre credo de la DSI de l’Etat. L’équipe Vitam prévoit ainsi la livraison des premiers modules 6 mois après la notification des marchés publics, soit à l’été 2016. Les appels d’offre sont, eux, attendus pour cet été.

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