La dématérialisation des factures va, ou est déjà selon la taille de l’entreprise, une obligation. Dans tous les cas, elle le deviendra en 2020. Une obligation qui pose deux questions. Comment ou à qui confier l’archivage de ses factures numériques pendant le délai réglementaire de 10 années ? Et comment faciliter cette gestion avec les anciennes factures toujours papier ? Éléments de réponse.
Que ce soit pour des obligations réglementaires ou pour les avantages, désormais bien identifiés, en termes d’optimisation des processus métiers, la bascule vers la facture numérique est devenue incontournable. Se pose alors la question : sur quels critères trouver une solution interne ou externe ?
Plusieurs alternatives sont possibles. Opter pour une solution interne suppose d’avoir une infrastructure ou d’investir dans des solutions adaptées. Pour rappel, sont acceptées par les autorités les factures électroniques transmises en « EDI fiscal », les factures électroniques de type PDF sécurisées via un certificat électronique de niveau RGS (Référentiel Général de Sécurité) et, enfin, les factures électroniques sécurisées via des contrôles établissant une piste d’audit fiable.
Sur le terrain, un contrôle fiscal implique de pouvoir démontrer l’authenticité des fichiers, à savoir qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur émission. Le respect de normes, l’ISO 27001 par exemple qui porte sur la confidentialité des données, est un point positif.
Choisir un tiers-archiveur
L’alternative d’un prestataire externe permet de bénéficier de coûts attractifs. De nombreux spécialistes proposent leurs services. Le prix est bien sûr un premier critère. À titre illustratif, CDC Arkineo pratique des tarifs de moins d’un euro par an et par dossier RH. Des prix valables pour des volumes conséquents. Un autre facteur à prendre en compte concerne le respect des normes en vigueur par le prestataire.
Tessi Docum
ents Services a fait auditer sa solution Tessi Facture par le cabinet EY Société d’Avocats en 2015, expert en matière de dématérialisation fiscale. Cette dernière a été reconnue conforme aux nouvelles directives en matière de dématérialisation fiscale. « L’enjeu de cet audit ne portait pas tant sur l’EDI, utilisé depuis des années, que sur le PDF signé et encore plus sur la piste d’audit fiable » souligne Éric Jamet, directeur marketing et communication chez Tessi.
S’il reste difficile de se guider dans une galaxie de normes et autres labels, des associations professionnelles, notamment la Fédération Nationale des Tiers de Confiance, facilitent la compréhension. Cette association propose gratuitement des guides sur la confidentialité des archives par exemple. Enfin, le choix d’un prestataire labélisé tiers-archiveur apporte un minimum de garanties.
Prendre en compte l’existant papier
Dernier grand critère de choix, la prise en compte de l’existant papier. Si ce dernier est important, le coût de sa numérisation interdit souvent une dématérialisation complète. Pour pallier cette question, les spécialistes de l’archivage papier proposent des solutions capables de gérer simultanément le papier et le numérique. À partir d’un guichet unique autorisant la gestion des archives papier ou numérique, « un service de RH peut consulter le dossier des collaborateurs, lancer la demande pour obtenir l’archive papier stockée dans nos entrepôts ou consulter en ligne le document s’il est disponible en numérique » décrit Jérôme Pariscoat, DG de Novarchive. Des solutions existent pour tous les contextes. Reste à préciser ses besoins.
