Il est intéressant de se demander à quoi ressemblera le bureau physique dans ce nouveau modèle, car il va être amené à évoluer. La pandémie a durablement modifié les façons de vivre, de travailler et de communiquer, mais aussi les priorités et les attentes des collaborateurs. Dès lors, comment imaginer que les bureaux que nous avons connus restent les mêmes et répondent toujours à nos besoins ?
La conception d’un bureau adapté à cette nouvelle réalité obligera les organisations à tout repenser, de leur infrastructure réseau à leur architecture physique. On a pu néanmoins déjà observer quelques tendances marquantes au cours des derniers mois.
Des bureaux plus petits, mais mieux utilisés.
Les espaces de bureaux étant restés vides pendant la majeure partie de 2020, de nombreuses organisations ont saisi l’opportunité de réduire leur surface et d’économiser ainsi sur les coûts immobiliers. Mais cela devrait se révéler une bonne chose pour les employés dans la majorité des cas. En effet, en parallèle, les organisations ont également changé la façon dont l’espace est utilisé, en l’alignant davantage sur la façon dont les gens travailleront après la pandémie.
Au lieu de rangées de bureaux et de cubicules, on abat les murs pour créer des espaces de collaboration et de réunion ouverts pour une utilisation de courte durée. Bien que le télétravail ait prouvé sa valeur, les collaborateurs auront toujours besoin d’endroits pour se rencontrer et travailler en face à face après plus d’un an de séparation, et les organisations doivent être prêtes à répondre à cette demande.
Il ne s’agit pas seulement de socialiser. Certains employés, en particulier les plus jeunes et les parents qui travaillent, peuvent encore avoir besoin d’utiliser le bureau comme environnement de travail ciblé ou parce qu’il facilite un apprentissage plus efficace.
À cette fin, on voit la création de « pods » ou cellules à occupation unipersonnelle et insonorisées, qui offrent aux collaborateurs un endroit calme et privé pour travailler, passer des appels téléphoniques ou rejoindre des collègues distants en visioconférence. Il suffit de réserver l’espace au préalable. Ce qui amène la prochaine tendance.
La disparition des espaces assignés
Les générations futures ne considéreront plus le fameux bureau d’angle comme l’apogée de la réussite. Les mouvements des employés étant plus fluides, le bureau, qu’il soit d’angle ou pas, sera dévolu à celui qui le réserve en premier, et seulement pour un certain temps.
La façon la plus efficace d’organiser ça sera une solution numérique, ou une application, qui permettra de voir quel espace est disponible, de le réserver pour une durée déterminée et de partager son emplacement avec les autres participants éventuels à la réunion.
L’espace étant limité, ce système de réservation sera essentiel. Sans lui, on risque de perdre un temps précieux et d’affecter la productivité à chercher en vain un endroit où poser son ordinateur. L’objectif devrait être un système permettant aux employés de réserver un bureau ou une salle de réunion avant même de réserver leur billet de train.
Une fois sur site, la géolocalisation et le Bluetooth peuvent être intégrés pour guider les collaborateurs et les invités dans les bureaux, sans avoir besoin d’un accompagnement, permettant d’améliorer encore l’efficacité et la productivité.
Bien sûr, mettre en œuvre cette technologie est une chose, mais il ne faut pas oublier que tout nouvel outil nécessite une formation. En prenant le temps de former correctement les équipes, on s’assure que tout fonctionne comme prévu et que les données sont exactes. Des problèmes comme les « réservations fantômes », soit un espace réservé mais non occupé, peuvent sembler mineurs, mais à grande échelle, ils peuvent facilement saper l’efficacité d’un système et ajouter des frictions dans ce nouveau lieu de travail hybride.
Les bâtiments seront hyper connectés
Alors qu’elles entament leur transformation numérique, les organisations introduisent de plus en plus d’appareils et de capteurs IoT, qui fourniront de grandes quantités de données sur la température et l’humidité des bâtiments, la consommation d’énergie et de ressources, la circulation de l’air et des fluides, l’occupation, etc.
Toutes ces données ont des implications massives sur les coûts et l’efficacité opérationnels, ainsi que sur l’expérience des employés. À quelle heure les lumières doivent-elles s’allumer ? Est-ce que les pièces sont trop froides ou si chaudes que les fenêtres restent ouvertes ? Les employés utilisent-ils les espaces de collaboration ou bien faut-il plus de postes de travail ? À quelle fréquence faut-il nettoyer les endroits où personne ne va ? Toutes les réponses seront bientôt disponibles pour mieux utiliser les espaces et les installations, minimiser le gaspillage et au final réduire les coûts de fonctionnement.
Avec le temps, il sera possible de tirer parti de ces données pour mettre en place des bâtiments automatisés qui seront pleinement conscients de leurs occupants et de leur environnement, et qui répondront de manière adaptée.
Le réseau de demain
En découvrant ces tendances, il est clair que ce bureau repensé nécessitera une infrastructure beaucoup plus orientée sans fil pour prendre en charge toute la gamme des appareils, des utilisateurs et des plateformes.
Mais, il faudra également un réseau prédictif et alimenté par l’IA. C’est la seule façon de garantir sa performance, son efficacité opérationnelle et de s’assurer que les énormes volumes de données soient réellement utilisées pour apporter une valeur ajoutée.
C’est également la seule réponse aux risques de sécurité inhérents à tout réseau distribué, où le grand nombre d’appareils IoT et d’utilisateurs non gérés signifie que les équipes informatiques n’ont tout simplement pas le temps ou la visibilité nécessaires pour traiter les risques manuellement. L’importance accrue accordée à la collaboration et à la socialisation verra également davantage de clients et d’invités se rendre au bureau, créant ainsi différents niveaux d’accès qui doivent être maîtrisés. Une solution automatisée permettra à la fois de simplifier l’accès des visiteurs et de mettre en œuvre des politiques de sécurité qui gèrent étroitement ce qu’ils peuvent faire et voir lorsqu’ils sont sur le réseau.
Ce réseau devra également être évolutif et pouvoir s’adapter aux changements survenant sur les lieux de travail en raison de l’évolution des besoins et des comportements, des nouvelles technologies, des budgets ou parce que les données montrent que c’est nécessaire.
En fait, les réseaux d’entreprise sont tellement essentiels que ces investissements en infrastructure ne visent finalement pas à permettre des lieux de travail hybrides. Il s’agit plutôt de créer des organisations agiles et à l’épreuve du temps.
Mais tous les investissements nécessitent un financement. Dans cette optique, il faudra que les entreprises sachent optimiser leur budget de manière stratégique et créer un réseau qui permet d’envisager l’avenir du travail, quelle que soit sa forme.
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