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Communications et visioconférences dans le Cloud

Favoriser le travail en situation de nomadisme, accroitre la collaboration à distance et réduire les coûts de communication sont autant de priorités des entreprises. Les solutions de communications unifiées dans le Cloud ou UCaaS répondent à ces exigences.

Aujourd’hui les entreprises doivent offrir à leurs collaborateurs, fournisseurs ou partenaires l’environnement nécessaire au travail et à la collaboration en situation de mobilité et à distance. En effet, elles doivent leur donner les moyens techniques d’accéder de n’importe où, et à toute heure, à tous les outils qu’ils utilisent dans l’enceinte de l’entreprise : applicatifs métiers, téléphonie, chat, messageries écrite et vocale, outils collaboratifs, visioconférence, web-conférence, etc.

Les solutions de communications unifiées hébergées dans le Cloud ou UCaaS permettent de réunir et d’assurer l’interconnexion de tous les outils de communication et des applicatifs de l’entreprise. Faciles à mettre en œuvre, flexibles, simples d’utilisation et évolutives, ces solutions assurent la convergence fixe-mobile, voix-data et permettent aux entreprises de réduire et de maitriser leurs coûts de communication. Autant de raisons d’adopter ce nouveau type de solutions.

  1. Facilité de déploiement des solutions

Les opérateurs de téléphonie comme Orange ou SFR, les éditeurs (Microsoft…) et les fournisseurs de solutions réseau (Alcatel-Lucent, Mitel, Centile…) proposent dorénavant des offres de communications unifiées hébergées dans le Cloud.

Ces plateformes centralisent en un seul point les appels vocaux, vidéos, la messagerie instantanée et tous les autres outils de communication. Il est possible par exemple d’avoir un numéro de fixe sur son mobile ou encore d’accueillir sur son mobile tous les services de communication unifiée comme la téléphonie, la messagerie écrite et vocale, le chat, la visioconférence, les adresses e-mail, ou encore les messageries instantanées de Linkedin ou autres réseaux sociaux.

Simples à déployer, toutes ces solutions ne nécessitent aucune installation sur site excepté celle des téléphones fixes. Les utilisateurs se connectent à la solution de communication unifiée grâce à un identifiant et un mot de passe. Gérées par l’opérateur, l’administration et la maintenance de ces offres déchargent la DSI de toute la gestion de la communication unifiée de l’entreprise, notamment les créations et fermetures de comptes lors des arrivées et départs des collaborateurs.

  1. Coûts maitrisés, à l’installation comme à l’utilisation

La spécificité du Cloud décharge l’entreprise de tout investissement en infrastructure. Inutile d’acheter un ou plusieurs IPBX. Hébergée dans le Cloud, l’offre est louée auprès d’un prestataire et donc imputée à l’OPEX (dépenses d’exploitation) et non au CAPEX (dépenses d’investissement).

De plus, le Cloud donne à l’entreprise tout loisir de souscrire des contrats de location de services personnalisés et évolutifs en fonction de ses besoins. Ainsi l’UCaaS permet l’adaptabilité de la solution à l’évolution de l’entreprise : fusion-acquisition, ouverture de filiales, déménagement, variabilité du nombre de collaborateurs, etc.

Les fournisseurs proposent aussi à l’entreprise un vaste choix de fonctionnalités, selon les outils de communication qu’elle souhaite déployer : conférences web et audio, gestion de listes des tâches, partage de bureaux et d’écrans depuis n’importe quel terminal, notification des messages vocaux par email, indicateurs de présence… Enfin les offres s’adaptent aussi aux besoins ponctuels. Par exemple l’utilisation d’outils de visioconférence lors d’un meeting.

  1. Réduction des frais de communication et de déplacement

Grâce à l’UCaaS, l’entreprise voit ses factures de conférences audio et de téléphone diminuer. Par ailleurs, en donnant aux collaborateurs tous les outils de communication leur permettant de travailler à distance et de collaborer en temps réel, les entreprises dotées de filiales dispersées sur plusieurs continents réduisent considérablement leurs budgets de frais de déplacements et d’hébergement. La rationalisation des déplacements est également une source de gain de temps pour les collaborateurs et participe à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. Autant d’atouts qui séduisent les millennials, soucieux de l’équilibre vie professionnelle, vie personnelle et environnement.

  1. Amélioration de la flexibilité du travail

En donnant accès à un environnement de travail identique à celui de l’entreprise, les utilisateurs ont toute latitude d’exercer leur mission de façon optimale et de gagner en productivité. Selon une étude menée par Mitel, la productivité est pour 36 % des 300 décideurs d’entreprises d’Europe du Sud interrogés la première motivation pour migrer vers une solution UCaaS. La France se situe dans la tendance globale avec un taux de 39 %. Par ailleurs, interrogés sur les fonctions indispensables devant être intégrées à une solution UCaaS, 56 % des répondants (64 % pour la France) mettent en priorité les outils de collaboration avancée, comme la vidéoconférence, le partage de bureau et d’applications.

Après avoir été déployé par les grands comptes, l’UCaaS séduit aujourd’hui de plus en plus les PME. Déploiement rapide, absence de frais d’investissement financier de départ, l’UCaaS permet à ces PME de s’offrir des solutions qui répondent aux exigences de réactivité des collaborateurs et à leurs attentes en matière d’environnement de travail dynamique et numérique. En effet, cette technologie permet aux utilisateurs de choisir le mode de communication le mieux adapté à leur environnement du moment (salles d’embarquement, transports en commun, café…) et au matériel qu’ils utilisent. Pour l’entreprise, l’UCaaS apporte évolutivité, flexibilité, simplicité d’utilisation, maitrise et réduction de coûts de tous les outils de communication. Enfin, c’est aussi un moyen de devancer l’arrêt du RTC (réseau téléphonique commuté) annoncé par Orange pour 2018.