L’ECM est mort ! Vive… les services de contenu ?

Expression inventée au début des années 2000, L’ECM est rapidement devenu le terme de prédilection pour désigner les techniques et outils contribuant à la dématérialisation de la base de connaissance d’une entreprise.

Celui-ci permettait en effet de décrire la progression naturelle du marché de la gestion documentaire dans les années 80 et 90 et sa transformation vers un concept plus large et plus intelligent. Malgré un potentiel rarement exploité, l’ECM symbolisait l’idée d’un plus grand nombre de fonctionnalités associées au contenu : gestion des archives, workflows, bibliothèques ou encore génération de documents.

Mais en raison de son incapacité à répondre aux besoins actuels des entreprises, le terme n’a jamais rencontré l’écho attendu auprès des utilisateurs et au sein du monde des affaires. Pour ne rien arranger, l’ECM n’a jamais été la solution unique capable de répondre à l’ensemble des problématiques liées à la gestion de l’information qu’elle se targuait d’être. Les clients ont donc souvent fait appel à plusieurs systèmes de gestion, créant un patchwork de solutions déconnectées.

C’est dans ce contexte que Gartner a annoncé en 2017 la mort de l’ECM^[1]. La logique derrière cette affirmation : l’ECM ne dispose plus du même degré de pertinence dans notre époque digitale, interconnectée et régie par le Cloud.

Quelles solutions pour le remplacer ? Les plateformes de services de contenu, infiniment plus flexibles et dynamiques. Celles-ci englobent une multitude de technologies, telles que les services de partage de fichiers dans le Cloud (EFSS) ou les services de fédération et de migration de contenu (ETL), mais également les fonctionnalités d’ECM classiques, telles que la capture, la classification, la gestion des workflows et la gestion documentaire.

En d’autres termes, nous avons assisté à la fusion de deux segments du marché et à la promesse d’une plus grande synergie entre les systèmes. Malgré une certaine sévérité, cet appel de Gartner à accepter le changement n’est pas sans mérite. Les solutions d’EFSS (Google Drive, Dropbox, etc.) actuelles sont agiles, flexibles et conçues pour le mobile et le Cloud. Mais le principal argument de vente de ces solutions est sans aucun doute leur incroyable facilité d’utilisation. En d’autres termes, tout le contraire de l’ECM traditionnel !

Un changement qui a trop tardé ?

C’est en fait assez logique à une époque où de plus en plus d’informations transitent par le Cloud et où la puissance des systèmes permet d’accéder à l’ensemble des ressources, quel que soit l’endroit où elles sont stockées. Après tout, cette approche proposant de gérer les contenus au sein d’une seule et même solution semble démodée et en décalage avec les besoins actuels des organisations.

Et c’est là tout l’intérêt des plateformes de services de contenu (CSP). Il n’est pas nécessaire de faire table rase des systèmes existants : les CSP peuvent gérer efficacement l’information stockée dans les divers systèmes.

Cette approche permet aux utilisateurs de trouver rapidement l’information dont ils ont besoin pour travailler, et ce, quel que soit l’endroit où elle se trouve. Et l’intégration des plateformes de services de contenu aux autres solutions métier délivre les ressources en contexte, transformant ainsi le contenu et données en information et l’information en connaissance afin de faciliter les prises de décision.

La tendance étant aujourd’hui au déploiement de solutions d’entreprise aussi intuitives que les solutions utilisées dans notre vie privée. La transformation digitale a complètement modifié les attentes des entreprises et de leurs clients vis-à-vis des systèmes de gestion de l’information. En outre, les DSI et les managers cherchent désormais des solutions flexibles et capables de s’adapter aussi bien à leurs besoins spécifiques qu’aux autres solutions métier existantes.

Les attentes de ces organisations et des utilisateurs sont donc de plus en plus complexes, mais les éditeurs de solutions n’ont d’autre choix que d’y répondre dès aujourd’hui. Les plateformes de services de contenu constituent l’évolution naturelle d’un modèle bâti sur des solutions ECM sur site trop spécifiques vers un nouveau modèle s’appuyant sur des technologies modernes (Cloud, mobile, IA, métadonnées, etc.) pour donner aux organisations la capacité de gérer efficacement leur information métier.

Même si les analystes se concentrent sur la théorie, la réalité est tout autre et de nombreuses entreprises ont investi dans des solutions ECM coûteuses qu’elles ne veulent (ou ne peuvent) pas remplacer dans un avenir proche. Pour assurer une transition en douceur, il faut comprendre les véritables forces des solutions ECM. Fonctionnant en arrière-plan, avec un rôle d’infrastructure, elles pourront efficacement distribuer le contenu afin de faciliter les prises de décision et améliorer la productivité des utilisateurs.

L’ECM n’est pas mort. Mais l’avenir est ailleurs

Les entreprises comprennent la nécessité de s’affranchir de cette approche standardisée et uniformisée de la gestion de l’information. Il est ainsi plus pragmatique de s’appuyer sur une plateforme de services de contenu capable de s’intégrer aux solutions ECM et aux applications existantes afin d’offrir aux utilisateurs une interface unifiée leur permettant de créer, d’accéder et de gérer l’ensemble du contenu.

L’ECM a toujours un rôle à jouer en complément des plateformes de services de contenu pour permettre aux DSI de transformer l’information en ressource actionnable.

Le futur est aux plateformes de services de contenu et à l’adoption de leur nouvelle approche.

^[1] https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/

(Crédit photo illustration :  teguhjatipras – Fotolia.com)