Darty dématérialise ses factures

Darty est le leader de la distribution spécialisée de produits électrodomestiques et d’électronique grand public en France. Structuré en sociétés régionales, le groupe compte 200 magasins en France et emploie 10.000 personnes (dont 30 % au SAV)

Dans le cadre d’un vaste projet visant à optimiser le mode de traitement de ses factures, Darty, après avoir sélectionné l’outil b-WIze INVOICE de la société EMC Captiva pour la partie numérisation, s’oriente vers une solution de workflow pour compléter son processus de dématérialisation tout en optimisant et en rationalisant le circuit de gestion d’approbation.

Dans un premier temps, ce projet porte sur toutes les factures d’une société régionale de Darty. Sont impliquées dans le processus comptable, 65 personnes parmi lesquelles 2 administrateurs et 7 personnes à la comptabilité (imputation + centrale des paiements), 3 personnes au contrôle de gestion (rôle de consultation) et enfin 53 signataires.

Le processus de frais généraux concerne environ 1.700 factures par mois pour cette société régionale, soit environ 20.000 dossiers par an (chaque dossier (facture) pouvant comporter plusieurs pages).

Dans ce contexte, Darty a retenu le spécialiste du « Business Process Management », W4.

Sa mission sera de contrôler les procédures : leur informatisation améliorera la traçabilité des opérations et le respect des différentes étapes de gestion pour les dossiers concernés. De dématérialiser les factures de frais généraux qui accélérera le traitement du dossier.

Anne Philippo-Morel, DSI de Darty estime que « Le workflow a supprimé la circulation des factures papier. L’application développée nous a permis de réduire le temps de traitement d’une facture, notamment les tâches administratives. Dans l’enchaînement idéal, une facture peut être traitée et validée le jour même, puis donner lieu à émission du règlement dès le lendemain. «

Du point de vue opérationnel, le processus de traitement se décline de la manière suivante : les factures sont numérisées à l’aide de l’outil de LAD de EMC Captiva puis sont envoyées vers le workflow W4 et mises à disposition de toutes les personnes concernées par le processus comptable.

Le service comptable saisit alors l’imputation avec choix du premier signataire qui reçoit directement le dossier dans sa corbeille de tâches. Pour prendre sa décision, le signataire pourra s’appuyer sur la visualisation de la facture, la consultation de pièces jointes.

Son accord entraîne la transmission du dossier à l’approbateur suivant, s’il y a lieu. En effet, le système détermine automatiquement le circuit complet des approbateurs, en fonction du seuil de signatures autorisées pour chaque signataire.