Archivage des mails : la majorité des salariés n'a aucune consigne

Lorsqu’un des spécialistes européen des solutions d’archivage lance une enquête sur l’utilisation des mails (courriels) au sein de l’entreprise, les résultats sont parfois étonnants. Preuve en est, l’étude de GFT inboxx, « How do you use e-mail at work ? » menée en mai 2008 sur 260 personnes qui utilisent l’email au travail.

Cette enquête révèle notamment que plus de 75% des employés n’ont reçu aucune instruction concernant l’archivage ou la sauvegarde des communications professionnelles. Difficile à croire quand on imagine que certaines données critiques de l’entreprise peuvent figurer sur ces messageries. D’autant plus que des règles (Bâle II, SOX) de gouvernance existent.

De même, plus d’un tiers des employés déclare avoir perdu et jamais retrouvé des documents électroniques importants, mettant en cause leur entreprise. Ces résultats sont signe de certaines mauvaises pratiques ou plutôt mauvaises habitudes à propos du stockage des informations électroniques.

L’étude montre que deux hypothèses sont imaginables. L’institut GFT en tire les conclusions : « soit, les entreprises n’ont pas encore une approche rigoureuse vis-à-vis du stockage de l’information et de la gestion de l’email, soit elles n’ont pas communiqué de façon efficace les règles à leurs salariés« .

C’est en tout cas l’avis de Juergen Obermann, le p-dg de GFT inboxx. Il ajoute : « il est surprenant que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou n’en a tout simplement pas connaissance« .

Principal risque, ces mauvaises habitudes des utilisateurs pèsent lourdement sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage des entreprises.