La vision d’IDC sur le passage du papier au numérique

L’utilisation du papier a doublé ces 10 dernières années. Dans le même temps, l’information non structurée s’est multipliée, et le passage par l’étape du papier ne simplifie pas le travail des entreprises qui doit faire face à des volumes de contenus en progression permanente.

L’entreprise se trouve donc confrontée à deux chantiers gigantesques, mais communs, l’automatisation des processus manuels, et en particulier de traitement du papier, et la capture des informations non structurées au travers de solutions plus complètes qui intègrent la gestion de documents et permettent le marquage et la traçabilité de l’information au travers de tags. Les technologies qui se déploient actuellement devront répondre à un certain nombre d’objectifs, parmi lesquels figurent la fluidité des processus de traitement et de circulation de l’information, l’intégration dans les environnements de l’entreprise, la sécurité des systèmes de communication, et bien évidemment la protection du contenu. C’est sur ce marché qu’émergent de nouvelles architectures d’information, qui rencontrent cependant une situation paradoxale en entreprise, avec une forte demande de ces dernières, alors qu’en revanche la plupart d’entre elles ne gèrent pas l’information numérique, ou le font très mal. Et rencontrent donc de sérieux problèmes à traiter l’information, qu’il s’agisse des temps de recherche qui s’allongent, avec un taux de succès pour accéder à la bonne information qui reste réduit, pour un coût élevé, tandis que ces problématiques engendrent des pertes en termes de ventes. La demande des entreprises se fait donc plus précise. Tout d’abord autour d’un point d’accès unique qui permette de relier les outils de traitement de l’information papier avec les solutions de gestion documentaire. Pour cela, il est donc nécessaire de revoir les processus de traitement de l’information et d’améliorer les systèmes en place afin de les simplifier et dans le même temps d’apporter une ouverture beaucoup plus large que ce qui est proposé actuellement. Cette évolution nécessaire passe donc par l’unification de l’accès à l’information, l’automatisation des processus et le développement de services Web. Il sera nécessaire en particulier de désagréger les applications lourdes en modules, l’information étant rendue accessible au travers de workplaces, tandis qu’elle est gérée au travers de la plateforme. Il s’agira donc d’intégrer les documents dans le workflow, de l’intégrer dans les outils collaboratifs de l’entreprise, ERP, CRM ou Content Management, sans oublier d’établir les liens de communication nécessaires entre tous les acteurs internes ou externes de l’information gérée par l’entreprise. C’est tout l’intérêt d’une plate-forme, qui propose un écosystème autour d’un middleware, permet de réduire les investissements en combinant les solutions des partenaires tout en conservant des différences dans les approches technologiques. L’intégration dans les applications d’entreprise devra se faire nativement dans la plate-forme, qui devra proposer une interface d’accès commune afin de faciliter l’intégration d’un système à l’autre, mais aussi de simplifier l’accès à ces produits. Les outils hétérogènes actuellement présents dans l’entreprise, comme par exemple des photocopieurs de plusieurs marques, devront être centralisés sur la plate-forme qui en assurera la gestion administrative. Enfin, la sécurisation ne sera pas oubliée, une plate-forme permettant d’étendre les outils d’authentification aux périphériques de traitement du papier. Le lancement par eCopy de ses solutions ouvertes de traitement des documents papiers présente donc un intérêt certain sur un marché qui devrait dans les cinq années à venir enregistrer selon IDC une progression de l’ordre de 23,8 %. Il faudra cependant s’assurer que l’adoption de la plate-forme ouverte se fera dans des conditions favorables aux attentes des entreprises, en particulier d’être acceptée par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, d’apporter des gains de productivité et de satisfaction, avec un taux d’erreur tendant vers la marginalité, et la réduction des processus dans le cycle de traitement des documents. Si ces conditions sont remplies, l’entreprise devrait y trouvé un avantage certain avec une réduction de ses coûts.