Tryane : analyser les e-mails pour réorganiser l’entreprise

E-mail de confirmation, avec copie éventuelle à tous les contacts (plus ou moins) concernés, courriel pour se couvrir auprès de la hiérarchie (l’effet parapluie), prise de rendez-vous pour réunion et compte-rendu de la dite réunion, utilisation à caractère d’archivache (suivi de l’historique)… Aujourd’hui, les salariés, et particulièrement les cadres dirigeants, croulent sous les arrivées massives et quotidiennes des messages électroniques, dont un grand nombre sont inutiles ou redondants. Si certains, comme Thierry Breton chez Atos Origin, caressent l’idée de supprimer l’usage de la messagerie électronique dans l’entreprise, d’autres continuent de penser que l’e-mail reste un outil indispensable dans la chaîne de travail collaboratif.

C’est notamment le cas de Nicolas Saliba, P-dg et cofondateur avec Patrice Nguyen de Tryane, une start-up française née en avril 2008 spécialisée dans la mesure de la surcharge informationnelle. « On est parti du constat qu’il y avait trop d’e-mails », raconte le jeune entrepreneur qui s’est immédiatement mis en quête d’une réponse face au marché naissant de la surabondance d’informations qui, c’est bien connue, tue l’information et, surtout, altère finalement l’efficacité de l’entreprise. « Actuellement, il n’y a pas de vraies solutions, poursuit-il, on trie, on essaie de s’organiser, par exemple en convenant d’un jour dans la semaine sans e-mails, mais aucune solution efficace n’est présente au niveau de l’organisation pour faire baisser la pression. »

Pas de progrès sans mesure

Plutôt que de développer un énième outil de filtrage ou classement des flux de communication, Tryane a préféré se concentrer sur l’analyse des usages collaboratifs. « Il n’y a pas de progrès sans mesure », affirme Nicolas Saliba. L’outil Tryane Collaboration Intelligence se charge donc des mesures en générant des indicateurs de collaboration dans l’entreprise, département par département. Par exemple, le nombre d’e-mails ciblés ou non (qui permet notamment de révéler les « effets parapluie »), le temps moyen passé en réunion, le nombre de participants, les temps de préparation, les horaires et temps de consultations, le nombre de sollicitations, la charge de collaboration induite, le temps de communication passé avec un client ou fournisseur en regard du chiffre d’affaires ou investissements générés…

L’analyse de ces métriques (mail, agenda…) dresse ainsi une photographie de l’organisation de l’entreprise et permet notamment de mesurer le « stress organisationnel ». « On peut mesurer le temps dont ont bénéficié les collaborateurs pour préparer une réunion, ou la charge de collaboration induite mais aussi l’effet sur les équipes d’une communication à caractère corporate », illustre le dirigeant. Lequel s’empresse de préciser qu’il n’y a aucune statistique individuelle ni nominative. « L’outil est conçu pour anonymiser et chiffrer les données en base. De plus nous n’analysons pas de groupe de moins de 10 personnes et filtrons les e-mail à caractère purement personnel. »

Des indicateurs pour vérifier l’efficacité des mesures

Une fois la photographie organisationnelle réalisée, à l’entreprise de prendre les mesures adéquates pour réorganiser les flux d’information. Telle conversation par e-mail qui aurait pu s’effectuer de manière beaucoup plus interactive et efficace par messagerie instantanée, tel document en pièce jointe qui aurait pu être directement intégré dans le système de documentation électronique de l’entreprise, tel partage d’information qui pourrait se faire sur un wiki, etc. « Chaque canal de communication a une fonction précise », rappelle Nicolas Saliba.

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