Cotranet est un outil de gestion électronique des documents (GED), écrit en Java et s’appuyant sur des outils open source. Cette solution est disponible en mode ASP, depuis près de dix ans.
Cotranet 6.1 permet le transfert des emails dans la base documentaire, directement depuis le client de messagerie de l’utilisateur. Christophe Mathevet, président-directeur général de Cotranet explique que « lors d’un rendez-vous avec un de nos clients, j’ai vu son assistante commerciale imprimer un bon de commande reçu paremail, puis le numériser pour enfin le classer dans le dossierad hocde la base documentaire. À l’heure du développement durable et tout simplement pour des raisons de productivité, il fallait que Cotranet trouve une solution. C’est à partir de là que nous avons imaginé un système simple et universel pour directement classer lesemailsdans une base documentaire. »
Des modules spécifiques créent un lien entre l’outil de messagerie de l’utilisateur et un dossier spécifique de la base documentaire. Cette solution est aussi bien adaptée à Outlook qu’à Thunderbird (un bon point). L’information stockée pourra ensuite être aisément partagée entre les membres d’un même projet. Pratique !
L’archivage des emails étant de plus en plus nécessaire (voire imposé) dans le monde des entreprises et des collectivités locales, cette nouvelle fonctionnalité risque fort de devenir très populaire.
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