Express Marée dématérialise ses factures

Depuis trois mois, Express Marée, un transporteur des produits de la mer, a mis en place un système de dématérialisation de ses factures clients. « Pas un bug »se réjouit Stéphane Grignon, directeur financier de la société, ce 31/7. La société compte environ 350 salariés pour un chiffre d’affaires de 26,5 millions d’euros. C’est depuis 2001 que cette entreprise familiale, fondée il y a une soixantaine d’années, a initié la démarche qui l’a conduite à cette dernière étape.

En 2001, la société a commencé à utiliser Novaxel, un logiciel de GED, (gestion électronique de documents), sur un conseil de Toshiba. La société a scanné divers documents, dont les 50 000 bons de transport entrants par mois, ainsi que les factures entrantes. Sans valeur légale, ces documents dématérialisés ont« beaucoup facilité le travail collaboratif », dans cette entreprise multi-sites, se souvient Stéphane Grignon.

Deux années plus tard, c’est au tour des quelques 3000 factures sortantes mensuelles d’être dématérialisées. Les fichiers texte sont automatiquement transférés depuis le logiciel de gestion SAGE vers Novaxel, qui a développé les scripts nécessaires pour recréer les factures correspondantes aux différents clients. Ces documents au format PDF sont alors envoyés dans les dossiers des clients hébergés sur le serveur au siège social de la société, à Lézignan. « Ce document électronique n’avait pas de valeur légale mais simplement documentaire. Si nécessaire, nous pouvions réimprimer la facture dans Sage » précise Stéphane Grignon. « Et nous les envoyons aux clients pour information, via mail. Ils étaient très contents » poursuit-il.

Au choix : une heure ou deux jours

Cette année, contexte législatif permettant, la société a commencé à envoyer à ses clients des factures électroniques à valeur probante, toujours par mail, réalisant des économies importantes. Pour ce, l’entreprise s’est dotée de Chambersign, outil de certification électronique délivré par l’association de même nom, qui émane des chambres de commerce et d’industrie française. « Ce certificat a été très simple à implémenter. Deux jours pour le mettre en place, et une semaine pour le cryptage de la signature électronique » se souvient Stéphane Grignon.« Il existe d’autres solutions, mais elles sont plus onéreuses et plus lourdes à mettre en place. Celle-ci nous convient très bien ».

De fait, sur les quelques 800 clients finaux de la société, près de 500 ont signé la convention, qui leur permet notamment de recevoir la facture à plusieurs adresses courriel. « Ils reçoivent le document une heure après son émission, alors que les autres doivent attendre deux ou trois jours » précise Stéphane Guignon. En outre, Marée Express leur permet d’accéder à un historique de leurs factures, sur un serveur web hébergé dans les locaux de la société, sur des serveurs HP, sécurisés et dotés de bases de données Oracle dupliquées.

Carrefour, (grande distribution) toutefois, traîne des pieds. « Ils préfèrent que leurs fournisseurs s’intègrent à leur solution EDI, et ce, à leurs frais » analyse Stéphane Guignon.