Calzedonia France a misé sur l’éditeur de Gestion Électronique de Documents (GED) DocuWare pour dématérialiser ses factures fournisseurs. Cela faisait trois ans que la firme avait décidé d’opter sur une solution de GED efficace.
Dans un premier temps Calzedonia a commencé par les factures fournisseurs, dont la gestion se répartit en huit workflows et nécessite l’intervention de quatre comptables et de 14 personnes pour les valider ou les rejeter.
Paramétrage des workflows
Leur choix, s’est porté sur DocuWare qui permet de paramétrer les workflows et une proposition d’un planning d’intégration pertinent par rapport au cahier des charges. L’ergonomie du logiciel et l’existence d’une base de données clients de modèles de factures ont été les autres critères de choix.
Après six mois d’utilisation, les résultats se ressentent déjà. Les processus étant simplifiés, il y a une réduction des tâches à faible valeur ajoutée au bénéfice de tâches à plus importantes. La traçabilité et la visibilité des factures est améliorée, sans parler de la réduction des coûts liés au papier, son stockage, ainsi qu’à son traitement.
Calzedonia France devrait étendre la dématérialisation à d’autres services et notamment le service juridique, les contrats de travail de ses employés en France et la dématérialisation des livres de caisse et factures clients.
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