7 astuces productivité pour entrepreneurs extrêmement occupés

Hier, aujourd’hui et demain encore : la productivité demeure l’un des plus grands casse-tête du XXIe siècle. Nous connaissons tous les célèbres best-sellers écrits par David Allen, Charles Duhigg et Tim Ferris. Mais il y a bien plus de stratégies et astuces à explorer pour doper la productivité qu’on ne pourrait l’imaginer.

Donc : parmi toutes les distractions que la vie met sur votre chemin, comment allez-vous garder une concentration maximale tout au long de la journée ? Voici une petite liste avec 7 des meilleures astuces productivité que nous avons pu observer.

1. Définir des règles strictes pour les canaux de communication

Saviez-vous que les chefs d’entreprise consacrent jusqu’à 80 % de leur temps à la communication ? Évidemment, certains diront que la communication fait partie de leur travail. Mais cela laisse très peu de temps pour le reste – et encore moins pour se concentrer et être productif.

Selon Raphael Lüscher d’Evernote, la solution consiste à établir un code de conduite pour communiquer. Asseyez-vous avec l’un ou tous les membres de votre équipe et essayez de répondre à ces questions :

1. Quels canaux de communication utilisez-vous ? (par exemple : Email, Slack, WhatsApp, portable, etc.)
2. Quelles règles avez-vous mises en place pour ces canaux ?
3. À quelle fréquence consultez-vous ces canaux chaque jour ?

Chez Evernote, cela a abouti à une politique claire en matière de messagerie électronique : les échanges nécessitant plus de 3 emails n’auraient pas dû commencer par un email. Une réunion rapide serait plus efficace. Une autre règle stipule que les emails ne sont pas censés être lus dans les 24 heures, puisqu’ils ne sont utilisés que pour des questions qui ne sont pas urgentes.

Comme le dit Raphaël : « Si votre maison était en flammes, vous n’enverriez pas un email aux pompiers. Parce que c’est urgent. La clé d’une communication efficace et rapide consiste à utiliser ce qui convient le mieux à chaque situation. Et à définir un ensemble clair de règles et d’attentes pour chaque canal. Cela apportera instantanément sérénité et clarté à votre équipe et vous. »

Éviter les réunions inutiles

Chaque année, plus de 37 milliards de dollars sont gaspillés pour des réunions stériles. Beaucoup de choses ont été écrites sur ce sujet mais les solutions proposées ne traitent pas le problème en profondeur : donner un ordre du jour clair, tenir une réunion debout, limiter le nombre de participants. Bien sûr, vous pouvez prendre quelques mesures élémentaires comme :

• Définir l’objectif (c.-à-d. une réunion est-elle vraiment nécessaire, ou devriez-vous partager ça par email ?)
• Limiter la durée de la réunion (par exemple, « Nous ne disposons que de 15 minutes. »)
• Désigner un modérateur (qui surveille le temps et s’assure que les points de l’ordre du jour sont traités)

Des outils tels que Calendly ou Teamleader vous permettent même de planifier des réunions sans envoyer d’emails. Mais quel est l’aspect primordial souvent oublié ?

 Les réunions ne commencent pas lorsque vous entrez dans la salle de réunion et ne se terminent pas lorsque vous la quittez.

Dans Meeting Together, Lois Graessle et George Gawlinski présentent le concept du modèle 40-20-40. 40 % de nos efforts relatifs à une réunion devraient être consacrés à sa préparation et son organisation, 20 % à la réunion en elle-même et les 40 % restants au suivi des actions qui en découlent. Essayez de répondre à ces trois questions à la fin de votre réunion : « qui » fait « quoi » pour « quand » ? En vous assurant que tous et toutes arrivent préparés et repartent en phase, vous constaterez rapidement qu’au lieu de vous faire perdre du temps, les réunions vous en font gagner.

3. Éliminer les notifications

Nous les connaissons tous trop bien : ces petites icônes de notification situées en haut ou en bas de votre écran qui vous annoncent un nouvel e-mail, un message ou une mise à jour. La psychologie explique pourquoi il nous est si difficile d’ignorer la tyrannie du point rouge. Et lorsque vous changez de fenêtre, il est si facile de vous dire : « Ça ne me prendra que 30 secondes. »

« Il vous faut 23 minutes pour atteindre votre phase de concentration et, aujourd’hui, vous êtes interrompu environ toutes les 5 minutes. Il devient donc difficile de faire avancer les choses. »

En fait, le problème est plus profond que vous ne le pensez. Aujourd’hui, le travailleur du savoir moyen est interrompu toutes les 3 à 5 minutes, alors qu’il nous faut 23 minutes pour nous re-concentrer sur la tâche en cours. Cette surcharge cognitive nuit à notre productivité. C’est pourquoi la plupart des experts nous conseillent de désactiver toutes les notifications qui ne sont pas vitales.

Cela augmentera non seulement votre concentration, mais vous apportera également plus de sérénité. Et vous serez surpris(e) de voir à quel point vous retrouvez toute votre énergie dès que vous n’êtes pas constamment bombardé(e) de nouvelles informations. Vous craignez de passer à côté de quelque chose d’important ? Vous pouvez procéder par étape :

1. Des applications telles que Moment et Offtime vous permettent d’observer l’utilisation du téléphone portable et d’établir un équilibre entre votre vie en ligne et hors ligne.
2. RescueTime enregistre le temps que vous passez sur les applications et les sites web, et vous donne ainsi une vision précise (et objective) de votre journée.
3. Prêt à passer à l’action ? Des outils comme Focus et Snowball vous permettent de stopper de façon active les distractions et les notifications indésirables pour redevenir productif.

4. Mettre la technologie de son côté

Cela nous amène à notre point suivant : plusieurs facteurs affectent votre productivité – attitude, sommeil, santé, stress, manque de communication, gestion du temps et des tâches, etc. Heureusement, de nombreuses technologies peuvent vous accompagner dans chacun de ces domaines.

Notre conseil ? N’en abusez pas non plus. L’utilisation de trop d’outils disparates gruge votre productivité autant que si vous n’en n’utilisiez pas du tout. Deux astuces :

• Sélectionnez des outils avec un niveau élevé d’automatisation (et réduisez le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée)
• Utilisez des outils interconnectés ou des logiciels tels que Zapier ou IFTTT pour vous synchroniser avec d’autres applications (et passez moins de temps à déplacer des informations)

Quelques exemples : si vous utilisez un logiciel CRM, pensez à y connecter votre messagerie électronique, vos formulaires en ligne ou encore votre compte LinkedIn pour récupérer des informations sur les clients potentiels de façon automatique. Votre logiciel gestion de projet doit, quant à lui, être connecté à votre logiciel de facturation. Cela vous permet d’envoyer des factures pour le temps consacré à chaque projet en quelques clics.

Votre logiciel de facturation peut ensuite être connecté à votre outil comptable – pour changer et mettre à jour le statut des paiements, les factures, etc. Et ainsi, vous couvrez l’ensemble de vos processus opérationnels.

Et pour finir : la communication interne est beaucoup plus simple avec Slack ou Chanty. Vous pouvez aussi utiliser des gestionnaires de mots de passe comme LastPass et 1Password pour ne plus avoir à saisir manuellement vos identifiants à chaque fois.

5. Introduire un « point hebdomadaire »

David Allen affirme que la plus grande cause de stress est due au fait de ne pas écrire les tâches ou les choses à faire. Réfléchissez : pourquoi sommes-nous toujours aussi calmes et détendus en vacances ? Parce qu’avant de partir, nous faisons un point hebdomadaire pour être certain qu’il n’y aura pas d’urgence cette semaine-là. Cela vous apportera plus de sérénité et vous fera également gagner du temps par la suite.

               « Plus nous pensons à notre travail, plus il est facile à faire. »

Chaque semaine, prenez une heure pour vous concentrer sur la planification et la réflexion projectuelles stratégiques de ce que vous devez accomplir. Notez les tâches, les délais, les objectifs et les priorités directement sur l’agenda de votre CRM. La réflexion est rarement une priorité dans les entreprises ou alors elle est considérée comme un luxe qui peut attendre. Mais c’est en réalité le travail le plus important que nous effectuons et le fondement de toute efficacité. Plus nous pensons à notre travail, plus il est facile à faire.

6. Nettoyer la boîte de réception

L’email est considéré comme un fléau pour la productivité et se transforme rapidement en source de culpabilité. La clé est d’essayer de vider votre boîte de réception régulièrement. Traitez vos emails 3 à 4 fois par jour et inscrivez cette règle dans votre code de conduite pour communiquer. Votre boîte de réception n’est pas une boîte de gestion de tâches, ce n’est que l’endroit dans lequel des choses arrivent.

Un truc efficace consiste à diviser votre boîte de réception en trois dossiers : « Action », « Lire » et « En attente ». Ainsi, votre boîte de réception est vide presque sans effort et vous pouvez traiter tous les sujets, puis être à nouveau tranquille.

De cette façon, vous chassez de votre esprit l’idée de passer à côté d’une belle opportunité qui se trouve dans votre boîte de réception – c’est un excellent moyen de gérer votre temps.

Mais n’oubliez pas la règle des 2 minutes : s’il vous faut moins de 2 minutes pour traiter un email, vous feriez mieux de le faire tout de suite !

 

7. Utiliser le temps où vous êtes le plus productif

Il n’y a rien à faire : nos pics de productivité sont atteints à certains moments de la journée. Certains d’entre nous sont matinaux, d’autres non. L’astuce consiste à déterminer le moment où vous êtes au meilleur de votre forme et à préserver vigoureusement ces heures pour gérer les priorités. Pendant ces heures, essayez d’éviter les distractions : e-mails, réunions et appels téléphoniques vous empêchent tous de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.

Cal Newport a décrit cette façon de travailler dans son ouvrage à succès, Deep Work : Retrouver la concentration dans un monde de distractions. Il déclare que la capacité à se concentrer de façon intense devient de plus en plus rare et que ceux qui la possède ont un avantage considérable.

« Augmentez votre productivité : eBook : Gestion du temps. Conseils pratiques et stratégiques pour profiter au maximum de votre journée. »