Conseils pour choisir la plateforme PDP idéale pour la gestion de vos factures

Dématérialisation des factures : où en est-on ?

Initialement fixée au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises françaises de procéder à la dématérialisation de leurs factures émises et reçues a été reportée au 1er juillet 2026. La décision de report émane de la loi finance 2024. Dans le secteur public, la dématérialisation des factures est déjà largement répandue et considérée comme la norme. Avant fin 2026, la réception de factures électroniques s’étendra à toutes les entreprises du secteur privé.

Pour ce qui est de l’émission, les échéances varient suivant la taille de la structure. L’échéance est fixée au 1er septembre 2026 pour les grandes sociétés et les entreprises de taille moyenne et au 1er septembre 2027 pour les PME et les TPE. Ainsi, d’ici à fin 2027, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, leur taille ou leur domaine d’activité.

Des petites entreprises individuelles aux grandes multinationales, toutes devront recourir à une plateforme de dématérialisation certifiée, qu’elle soit publique ou privée. Ce changement représente un véritable défi pour tous les secteurs d’activité, tant sur le plan technique que sur ceux financier et organisationnel. Selon les données du Forum National de la Facture électronique, sur les quelque 2,5 milliards de factures échangées chaque année, seulement 15 % sont transmises en ligne.

Tout savoir sur les plateformes PDP pour la dématérialisation

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) représentent un maillon clé dans le processus de transition vers l’e-invoicing et l’e-reporting pour les entreprises, tant du côté clients que fournisseurs. Agréées par l’État et soumises à des normes réglementaires strictes, ces plateformes offrent une solution complète et sécurisée pour la gestion des factures électroniques, en conformité avec la législation française.

Une plateforme PDP est enregistrée auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et joue un rôle d’intermédiaire entre les sociétés et le Portail Public de Facturation (PPF). Elle assure la dématérialisation des factures entrantes et sortantes, ce qui facilite les échanges commerciaux et garantit le respect des normes en vigueur. Opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire présente des avantages indéniables par rapport au PPF gratuit. Les entreprises bénéficient de fonctionnalités métiers avancées lorsqu’elles optent pour une PDP. Cette option leur permet par ailleurs l’automatisation des processus de transmission et de récupération des factures, ce qui simplifie grandement leur gestion administrative.

Comment choisir la meilleure plateforme pour vous aider dans vos démarches ?

Le choix de la bonne plateforme de PDP dépend de différents critères. En voici quelques-uns.

L’interopérabilité de la plateforme de dématérialisation

La PDP que vous avez choisie doit interagir efficacement avec d’autres systèmes et logiciels, qu’ils soient internes ou externes à votre entreprise. Cette capacité facilite les échanges de factures et d’informations avec vos clients, fournisseurs et partenaires, sans rencontrer de difficultés techniques ni perdre de temps. Assurez-vous donc que la plateforme sélectionnée est compatible avec les formats de factures électroniques et les protocoles de communication les plus courants. L’intégration se fera ainsi de manière plus fluide dans votre environnement professionnel.

La valeur ajoutée

Lors du choix de votre PDP, misez sur un outil qui, en plus de la fonctionnalité basique, propose des services supplémentaires, tels que :

• la gestion des relances,
• le suivi des paiements,
• l’intégration avec d’autres logiciels de gestion (comptabilité ou CRM).

Ces fonctionnalités permettent d’améliorer la productivité et l’efficacité de votre processus de facturation afin de gagner du temps et de mieux gérer votre activité.

Le traitement des factures sous différents formats

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire sélectionnée doit être en mesure de traiter des factures sous divers formats, notamment les formats électroniques les plus répandus tels que XML et PDF. Elle doit également être capable de convertir les factures papier en format électronique grâce à des outils de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette flexibilité facilite la transition vers la facturation électronique et contribue à éviter les erreurs résultant de la saisie manuelle des données.

La garantie de la sécurité des données par la plateforme PDP

La sécurité des données constitue une préoccupation majeure pour les entreprises, surtout lorsqu’il s’agit de données sensibles comme les factures et les informations de paiement. Il est fortement recommandé de choisir une PDP qui respecte les normes de sécurité les plus strictes et se conforme aux réglementations en matière de protection des données (comme le RGPD). Assurez-vous que la plateforme offre des garanties en matière de chiffrement des données, d’authentification des utilisateurs et de sauvegarde des informations. Vérifiez par ailleurs l’historique de sécurité de la PDP et les retours des clients concernant la protection de leurs données.

Conseils pour une gestion réussie de la dématérialisation de vos factures

Choisir une plateforme de dématérialisation idéale pour votre entreprise est une chose, mais bien gérer le processus en est une autre. Pour une gestion efficace de la transition, impliquez toutes les parties prenantes dans le processus, notamment les services :

• comptables,
• informatiques,
• juridiques,
• fournisseurs,
• client.

Une communication claire et une formation adéquate garantissent une transition fluide et réussie vers la dématérialisation des factures. Encouragez également une culture du changement au sein de l’entreprise pour faciliter l’acceptation de la dématérialisation. De plus, surveillez de près les performances de votre système de dématérialisation et soyez prêt à apporter des ajustements si nécessaire.

La dématérialisation des factures nécessite une gestion dynamique pour assurer son succès à long terme. Pour cette raison, veillez à suivre régulièrement les performances de votre processus de dématérialisation et à apporter les ajustements nécessaires. Surveillez les indicateurs de performance clé comme le temps de traitement des factures et les coûts administratifs pour identifier les opportunités d’amélioration continue.