En finir avec le flou autour des dépenses en prestations

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Blog proposé par Ariba / SAP

Dans les entreprises, la gestion des intérimaires et des prestations en régie reste très souvent approximative. Un suivi plus fin de ces collaborateurs occasionnels serait source d’économies pour les achats et les ressources humaines.

Acheter une prestation ou recruter de la main d’œuvre temporaire n’a pas grand-chose à voir avec  l’approvisionnement en biens matériels. On ne commande pas ce genre d’item sur catalogue. Il est nécessaire de donner un descriptif précis du savoir-faire demandé. Encadré par des contraintes spécifiques (législation du travail, disponibilité des prestataires), le processus d’achat passe en outre par des étapes particulières comme des entretiens ou des évaluations. Et chaque achat est par essence unique.

Conscient de ces différences, l’éditeur allemand SAP a racheté en mars dernier Fieldglass, le spécialiste américain de la gestion des prestataires de services et employés à titre temporaire afin de compléter sa suite de logiciels achats, issue de l’acquisition de l’éditeur en mode Saas Ariba. Peu connu en Europe, Fieldglass est le leader de ce segment de marché aux Etats-Unis et compte plus de 250 clients dont GlaxoSmithKline, Johnson & Johnson, American Airlines, Monsanto ou Rio Tinto. Son logiciel en mode Saas gère des profils aussi variés que des juristes, des spécialistes des relations presse, des développeurs, en passant par des caissières, des hôtesses de l’air ou encore des cuisiniers.

La nécessité de mieux gérer ce type d’achat est une résolution récurrente émise par les entreprises. Car l’achat de prestations qu’il s’agisse d’intérimaires (travailleurs temporaires), de consultants indépendants, de personnels en régie représente un gros poste de dépenses dans certains secteurs à l’instar des services financiers, grands consommateurs de prestations intellectuelles, ou des secteurs habitués à se tourner vers le travail temporaire comme le BTP, l’hôtellerie et la restauration.

Un poste de dépense mal surveillé

Dans les faits, ces achats sont pourtant ceux qui sont le moins bien suivi. «  Les directions achats relèvent généralement leur difficulté à s’assurer que ce qu’elles achètent est bien conforme à ce qui est exécuté. Et qu’elles ne sont pas ‘surfacturées’ par les prestataires externes », explique Philippe Delebarre, responsable des ventes d’Ariba pour la France.

Prenons l’exemple de l’achat de prestations intellectuelles. L’informatique et le conseil en organisation sont relativement sous contrôle. Dans le courant des années 2000, ce type de dépense a été largement professionnalisé. Mais il en va tout autrement de l’achat de prestations de marketing et communication qui relève encore rarement de la direction des achats. Souvent, il est directement du ressort des directions prescriptrices. Les autres types de prestations intellectuelles – achats d’intérim, de recrutement, de prestations financières et juridiques – sont également le plus souvent gérés par les métiers. Et donc difficilement contrôlables par les acheteurs.

Du coup, l’entreprise peine à disposer d’une vision globale de sa base de fournisseurs ou d’informations consolidées lui permettant de trier ou de négocier les tarifs pratiqués, de vérifier la qualité des réponses aux appels d’offres ou des prestations effectuées. Un certain nombre de procédures demandent par ailleurs à être mieux automatisées, comme l’émission de la facture en fonction du temps effectif passé dans l’entreprise.

Gérer en un seul endroit compétences internes et externes

L’autre enjeu pour les entreprises consiste à gérer l’ensemble des compétences et des talents – externes et internes- de façon intégrée. Or il existe actuellement peu de solutions sur le marché capable d’administrer les deux en même temps. « Nous avons une offre SIRH sur le Cloud avec SuccessFactors (un éditeur de gestion des RH, qui fait également partie du groupe SAP, NDLR). Mais nous ne savions pas gérer les prestataires de courte durée car ils dépendent de réglementations spécifiques. Il nous fallait une solution plus simple et plus légère, car pas besoin dans ce domaine d’avoir une couverture fonctionnelle aussi large que pour la gestion des permanents », indique Albert Ifrah, directeur des ventes pour l’Europe des solutions RH de SAP.

L’intérêt d’une solution commune ? Mieux intégrer ce personnel externe dans l’entreprise, surveiller les dépenses afférentes et gérer en un seul lieu l’affectation des individus aux projets quel que soit leur statut dans l’entreprise (salarié, intérimaire ou prestataire en régie). Disposer de ce type de solution n’est pas seulement source d’économies pour les achats, mais également pour le recrutement. L’intérimaire ou le consultant en régie qui coûte le moins cher n’est pas celui que l’on achète, mais bien celui qui sera en définitive recruté en interne pour ses compétences.

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