Les avantages d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie

Il y a des avantages indéniables à avoir un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie d’un employé quand ce n’est pas obligatoire.  Ce système de dépôt électronique (ou SAE) est une solution pratique et sécuritaire pour les entreprises, mais aussi écologique puisqu’il réduit considérablement l’utilisation de papier. Cependant, nous sommes en droit de nous interroger, notamment sur les limites imposées par la réglementation et les complications qui peuvent survenir en RH.

Le coffre-fort électronique et la fiche de paie dématérialisée, définition

Fiche de paie dématérialisée

Si la loi n’oblige jamais les employeurs à dématérialiser la masse salariale de leurs salariés, elle encourage tout de même cette option. Si ce choix est fait, l’employeur doit prévenir ses salariés dans le mois précédant la remise du premier bulletin de paie électronique. En ce qui le concerne, le salarié demande à continuer à recevoir les bulletins de paie sous forme papier, il doit exprimer sa demande par écrit et l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveaux documents en main propre ou par voie postale.

Coffre-fort électronique

Un coffre-fort électronique est une solution numérique qui permet la fourniture, le stockage et la distribution de documents personnels aux destinataires concernés via un espace virtuel sécurisé. Concrètement, la mise à disposition de la fiche de paie dématérialisée du salarié lui est notifiée par email, et il peut alors la récupérer en accédant à un espace de stockage numérique, par exemple par signature électronique. Ces documents peuvent être téléchargés et présentés dans des formats standards, tels que PDF. De plus, les employeurs doivent garantir leur période de conservation et de stockage pendant 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de 75 ans.

Quel cadre juridique pour le coffre-fort numérique ?

La loi du 12 mai 2009 a rendu possible la dématérialisation de la paie et a été encouragée et encadrée sur le plan juridique. Depuis le 1er janvier 2017, la mise en œuvre de la loi sur le travail a été encore renforcée et facilitée. Ainsi, le choix des coffres-forts numériques au sein des entreprises est encouragé, dans le respect du cadre fixé par l’article L.103 de la loi sur les postes et les communications électroniques. En pratique, les employeurs doivent respecter certaines restrictions : Stocker les fichiers dans un espace dédié et sécurisé

• Documents lisibles aux formats standards (PDF…)
• Accès des employés sécurisé et traçable (signature électronique) • La bonne réception des documents peut être notifiée à l’employeur.

Avantages du coffre-fort numérique pour bulletin de paie

Pour l’employeur

• Réduire l’utilisation du papier et faciliter de la distribution
• Conservation optimisée des fiches de paie
• Protéger les documents dans un cadre réglementaire
• Fidélisation des employés

Pour le salarié

• Stockage facile des fichiers dans un espace dédié
• Accès facile aux bulletins de paie
• Classement des fiches de paie plus aisé
• Protéger et sécuriser les fichiers
• Utilisation à vie même si vous changez d’employeur Pour les employeurs