Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? Fonctionnalités & avantages

Un logiciel SIRH, c’est quoi au juste ?

Un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) est une plateforme de gestion des ressources humaines qui vous permet de faire fonctionner différents outils des ressources humaines sur une seule interface. L’objectif d’un logiciel SIRH est d’automatiser les tâches courantes et de connecter plusieurs solutions entres-elles pour mieux gérer les ressources humaines.

Les logiciels SIRH permettent d’assurer de nombreuses fonctionnalités pour votre entreprise.

• Gestion des heures supplémentaires et des temps de travail
• Gestion des congés et des absences
• Gestion de la paie et des rémunérations exceptionnelles
• Gestion des dossiers du personnel (qui contiennent les données personnelles, les informations salariales, les contrats d’embauche et les documents d’offboarding pour chacun des salariés de l’entreprise)
• Gestion des formations
• Gestion de l’onboarding et de l’offboarding pour chacun des salariés
• Gestion du recrutement et du management des talents
• Gestion des tableaux de bord RH

Quels sont les avantages des logiciels SIRH ?

Que vous soyez responsable administratif, DRH ou chef d’entreprise, vous trouverez assurément votre compte à mettre en place un logiciel SIRH dans votre entreprise, afin d’optimiser tous les processus RH.

Diminution du risque d’erreur

Les collaborateurs des ressources humaines sont souvent surchargés de travail. Ils doivent jongler entre les différentes missions à réaliser : les absences, les congés, les heures supplémentaires, les arrêts de travail, etc. Toute cette paperasse est source de nombreuses erreurs, notamment quand vous devez changer les données de support. Toute cette lourdeur administrative peut disparaître en utilisant un logiciel RH. Ce type de solution peut automatiser vos tâches les plus chronophages.

Gain de temps substantiel

C’est un corollaire évident de l’avantage ci-dessus. L’automatisation des tâches réalisée par un logiciel RH permet de simplifier les tâches fastidieuses et récurrentes. Vous pourrez ainsi utiliser ce temps gagné sur d’autres missions à forte valeur ajoutée. Vous pourrez peut-être vous atteler à ces tâches que vous ajournez depuis plusieurs mois !

Une comptabilité facilitée

Sans solution RH, vous prenez le risque de commettre de nombreuses erreurs sur les fiches de paie. Par ailleurs, dans beaucoup d’entreprises, il existe un manque de communication flagrant entre les ressources humaines et la comptabilité. Un logiciel SIRH permet de simplifier l’échange entre ces deux services essentiels dans une entreprise.

Plus de confidentialité

Un logiciel de gestion des ressources humaines simplifie la politique de sécurité des données de l’entreprise. Les failles de sécurité sont potentiellement plus nombreuses et plus difficiles à recenser lorsque les informations sont dispersées dans plusieurs logiciels épars. Une seule solution de gestion RH représente un coffre-fort numérique. Cela correspond aux impératifs dictés par la réglementation européenne, notamment le RGPD.

Quels sont les types de SIRH ?

Il existe de nombreuses familles de SIRH. Ils se différencient notamment par leur niveau de sécurité, leur structure et leur hébergement des données. Ils se révèlent également plus ou moins adaptables et complets pour l’entreprise. Par exemple, on distingue les SIRH en mode SAAS, ASP et On-Premise.

Le SIRH en mode SAAS (software as a service)

Ce type de système est très populaire depuis plusieurs années. Aussi appelé SIRH « cloud » ou « on-demand », il s’agit d’un logiciel employé « comme un service » et loué auprès d’un éditeur. Le serveur et l’hébergement du logiciel sont donc externalisés et délocalisés. Cette caractéristique permet notamment une certaine sécurisation de l’information lorsqu’un sinistre se passe dans l’entreprise et, si l’éditeur du SIRH est français, une mise en conformité avec le RGPD. Le SIRH en mode SAAS est accessible par n’importe quel appareil qui dispose d’une connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone), via une page web. Il enregistre vos données dans le cloud afin de permettre aux utilisateurs d’être disponible tout le temps et partout. Généralement disponible sous forme d’abonnement à l’année ou au mois, le SIRH au mode SAAS est mis en place par l’éditeur lui-même, selon un cahier des charges prédéfini.

Le SIRH en ASP

C’est l’ancêtre du mode SAAS. Le SIRH ASP possède donc les mêmes avantages : sécurisation plus forte grâce à des serveurs externalisés, accessibilité avec une simple connexion internet, hébergement des données chez un éditeur, adaptabilité, etc. Au contraire du cloud, le SIRH en ASP est bien une application, comme son nom l’indique : ASP signifie Application Service Provider, soit, en français, « fournisseur de services d’application ». Vous devez donc installer le SIRH sur un appareil compatible, comme un ordinateur portable ou fixe. Le SIRH en ASP est plus adaptable : il s’agit donc d’une solution unique à votre entreprise. Vous pouvez le modeler aux spécificités de cette dernière pour battre vos concurrents. Un SIRH en ASP est une solution plus « haut de gamme » qu’un SIRH en mode SAAS. Cependant, il possède un coût supérieur, puisque votre entreprise doit payer des licences d’utilisation pour tous ses collaborateurs.

Le SIRH avec un logiciel On-Premise

Voici la solution RH la plus connue. Elle existe en effet depuis la création du logiciel. Le terme « On-Premise » signifie « sur place » en français. Il correspond à une installation classique du logiciel de gestion RH sur chaque poste de travail. Un SIRH On-Premise est directement mis en place dans vos locaux par un éditeur. Vous restez donc maître de votre logiciel RH, car l’hébergement de ce dernier est réalisé sur vos serveurs internes. Cependant, vous êtes dans l’obligation d’acheter des licences pour chacun des utilisateurs du logiciel, comme pour le SIRH en ASP. Cela se traduit par une grosse sortie de trésorerie. Les solutions On-Premise sont souvent critiquées pour leur manque d’accessibilité en dehors de votre entreprise. Certaines nouvelles offres ont pris en compte ce défaut et sont désormais disponibles à distance. L’On-Premise présente aussi un inconvénient structurel : en cas de pannes sur les postes de travail ou d’incident sur les serveurs, vous pouvez perdre de l’information, malgré des sauvegardes régulières. A contrario, vous pouvez travailler depuis des lieux avec peu de couverture internet, tandis que vous gardez également la mainmise sur la data de votre entreprise.