Perte de données dans Office 365 : protégez votre entreprise

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Pour de nombreuses entreprises, la migration vers Office 365 élimine toute nécessité de réaliser des sauvegardes. Mais il s’agit là d’une idée fausse qui peut s’avérer dangereuse. Les données d’Office 365 sont globalement exposées aux mêmes vulnérabilités que les données hébergées sur site. Voyons de plus près les causes les plus fréquentes de la perte de données avec Office 365 :

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Suppression accidentelle : la première cause, et la plus évidente, est la suppression accidentelle, lorsqu’un employé efface un fichier ou un dossier par mégarde. Les utilisateurs peuvent facilement éliminer des données et des conversations dans SharePoint, Groups ou Teams, ou écraser des versions de données existantes. La suppression de données n’est pas la fin du monde si vous vous en apercevez immédiatement. En effet, vous pouvez restaurer ces données depuis la Corbeille. Toutefois, les fichiers supprimés ne sont conservés dans la Corbeille que provisoirement. 

Suppression malveillante : dans certains cas, la suppression de données n’est pas accidentelle. Certains employés mécontents peuvent décider, avant de quitter leur entreprise, d’effacer intentionnellement leurs propres fichiers ou des fichiers présents dans des dossiers partagés. Une personne extérieure peut également, depuis un ordinateur portable volé avec un mot de passe vulnérable, accéder aux fichiers et dossiers d’Office 365. Dans le pire des cas, un administrateur Office 365 global peut effacer des comptes utilisateurs en sortant et verrouiller l’accès des autres administrateurs.

En cas de perte de fichiers importants, que leur suppression soit accidentelle ou malveillante, la productivité en ressort manifestement affectée. Ceci ne constitue pas un simple désagrément. Lorsque les employés ne sont plus en mesure de travailler normalement, la perte de revenus est inévitable. De plus, si votre entreprise est soumise à certaines contraintes de conservation des données, elle risque également de faire face à certaines conséquences légales. 

Ransomware (et autres logiciels malveillants) : une autre idée fausse, mais fréquente, est de croire que les données d’Office 365 sont protégées contre le ransomware et autres types de logiciels malveillants. Ce n’est pas du tout le cas. Un ransomware peut verrouiller des fichiers Office 365 dans le Cloud et affecter ainsi un grand nombre d’utilisateurs. Voici comment : un utilisateur télécharge malencontreusement un ransomware sur son ordinateur portable, ce qui infecte les fichiers locaux. Si certains utilisateurs ont activé leur synchronisation dans OneDrive, les fichiers infectés sont immédiatement copiés dans le Cloud. Et cela ne s’arrête pas là. Le ransomware se propage d’un réseau à l’autre par l’intermédiaire des fichiers et dossiers partagés. Dans la mesure où OneDrive est conçu pour la collaboration, sa vulnérabilité face à ce type d’attaque est particulièrement élevée.

Problèmes de personnalisation : la personnalisation d’Office 365 offre un grand nombre d’avantages. Cependant, les conceptions, les solutions, les flux de travail personnalisés, le branding et les autres modifications apportées aux sites orientés clients s’accompagnent de risques potentiels de bogues et de failles techniques. Ceci signifie qu’une fois les erreurs identifiées, la personnalisation devra peut-être être inversée et annulée. Selon le système affecté, la perte de données peut entraîner une interruption d’activité de plusieurs heures, voire de plusieurs jours.

Des solutions de sauvegarde pour renforcer la sécurité des données :

Comme mentionné ci-dessus, Microsoft fournit une protection native contre la perte de données (corbeille, gestion des versions). Toutefois, ces fonctionnalités sont limitées par rapport à celles d’outils tiers, tels que Carbonite Backup pour Office 365. Les solutions tierces conservent les sauvegardes indépendamment des serveurs Microsoft et permettent d’effectuer des restaurations granulaires des applications, dossiers et fichiers Office 365. Elles offrent une protection optimale contre la suppression de fichiers, accidentelle ou malveillante, les autres erreurs commises par les utilisateurs, le ransomware et l’altération de données. En fait, Microsoft recommande les solutions de sauvegarde tierces citées dans la section « Disponibilité de service » de son contrat de services.

Cependant, tous les outils tiers ne se valent pas. En réalité, la plupart de ces outils n’offrent pas de protection pour l’ensemble de la suite de produits. Par exemple, ils prennent rarement en charge Microsoft Teams. En conséquence, au moment de choisir un produit de sauvegarde pour Office 365, assurez-vous que celui-ci fournit toutes les protections nécessaires.

Carbonite Backup pour Office 365 protège l’ensemble de la suite Microsoft Office 365, y compris Teams, OneDrive, Exchange, SharePoint, Planner et Skype Entreprise.

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