Les outils de communication au sein des entreprises sont passés des fax et notes internes dans les années 1980 aux solutions totalement intégrées permettant de connecter les employés, et ce, directement depuis leurs ordinateurs fixes, leurs PC portables, leurs smartphones ou leurs tablettes.
Mondialisation oblige, les entreprises sont également de plus en plus décentralisées, avec des bureaux et des collaborateurs potentiellement dispersés aux quatre coins du monde. Ces éléments contextuels poussent les organisations, indépendamment de leurs tailles, à mettre à leur disposition des moyens techniques faciles et efficaces leur permettant d’interagir, travailler, partager leurs connaissances et leurs idées en toute sécurité et de façon transparente.
Aujourd’hui, messages vocaux ou instantanés, vidéo, images, etc. sont partagés en temps réel dans l’entreprise et ce quel que soit le lieu où le collaborateur officie.
Appelées communications unifiées (CU), ces nouvelles plateformes constituent un ensemble d’outils de communication permettant d’établir des appels voix, vidéo, d’échanger des contenus et d’améliorer la diffusion d’informations au sein de l’entreprise. Elles remplacent ainsi la téléphonie dite plus conventionnelle tout en y ajoutant des services complémentaires, et sont installées sur serveur au sein de l’entreprise ou bien accessibles dans le cloud.
Alors que pour les collaborateurs, elles riment avec facilité, rapidité et simplicité, revenons sur les spécificités techniques et organisationnelles de cette véritable révolution du bien-être salarial.
Pour l’efficience des CU, plusieurs composants entrent en ligne de compte. Tout d’abord, la véritable colonne vertébrale qui permet à toute communication de s’opérer est la téléphonie. Sans elle, l’entreprise ne peut ni communiquer en interne, ni en externe.
Et pour incarner les communications unifiées viennent ensuite les ‘vertèbres’ telles que les messageries – qu’elles soient vocale, instantanée ou unifiée (transfert de message au sein d’un logiciel de messagerie) – et les fonctions nouvelles qui révolutionnent les méthodes de travail. Application mobile, assistant personnel, visioconférence ou encore web conférence, sont autant de fonctionnalités qui ont besoin d’un accès téléphonique pour fonctionner.
Le réseau sur lesquelles ces communications vont transiter n’est également pas en reste. Et pour que l’adoption des CU riment avec performance et succès, les organisations doivent comprendre les besoins et attente de leurs collaborateurs et se poser les bonnes questions avant d’investir.
– Est-il nécessaire de redimensionner son réseau ?
L’un des éléments de réussite implique de réfléchir au redimensionnement de son réseau. Les utilisateurs doivent pouvoir s’appuyer sur des applications performantes en termes de qualité de service, mais aussi en termes de sécurité des données.
– Pourquoi faut-il fixer des objectifs réalistes ?
Le déploiement d’une plateforme de communications unifiées doit répondre aux besoins des principaux utilisateurs. S’il est trop ambitieux, ou mal adapté aux spécificités de l’entreprise, il peut vite devenir une boîte de Pandore. Il est donc très important d’élaborer une planification très précise afin de réussir l’intégration de ces services au sein de l’entreprise. Établie de façon réaliste, cette feuille de route est une garantie de l’accroissement de la productivité et de la maîtrise des coûts.
– Faut-il former les utilisateurs ?
Le lancement d’un projet de communications unifiées doit être accompagné d’une formation de tous ses usagers. Sans cette précaution, le déploiement pourrait être retardé par des incompréhensions, la peur de l’innovation ou la crainte de voir son travail dévalorisé par le développement d’outils collaboratifs.
– Respectons-nous la vie privée des collaborateurs ?
La centralisation et l’intégration des données au sein du système d’information de l’entreprise peuvent amener certains employés à penser qu’il s’agit d’applications au service d’un « Big Brother ». Les entreprises doivent donc bien expliquer la personnalisation et la facilité d’utilisation de ce type de plateforme. Elles doivent également éliminer toutes les craintes pouvant survenir face à la généralisation d’outils interconnectés entre eux et susceptibles d’interférer avec la vie privée. Rappelons qu’en la matière, les entreprises sont souvent légalement tenues d’offrir une garantie du respect des données privées de leurs collaborateurs.
Les bénéfices induits par l’application des communications unifiées en entreprise sont multiples. Outre une réduction des coûts liés à l’achat, l’entretien, la maintenance et la facilité de gestion et d’administration accrues des différents équipements servant à la communication interne et externe, l’usage des communications unifiées vise avant tout à favoriser la collaboration, interne comme en externe.
Elles s’inscrivent véritablement au service du collectif et du collaboratif. Pour l’entreprise, elles constituent de réels atouts, que ce soit en termes d’efficacité des collaborateurs, de performance globale et de bien-être salarial.
Les CU sont une manière de mettre l’entreprise à portée de toute force vive la constituant. Avec elles, les barrières géographiques, technologiques, physiques, organisationnelles, etc. sont abolies.
La mobilité des employés et la réorganisation du travail sont désormais totalement intégrées dans l’organisation qui a également repensé les outils de communication, du poste de travail du collaborateur aux appareils mobiles, influencés par la tendance forte du BYOD (« Bring Your Own Device »), visant à apporter ses équipements personnels au bureau.
Afficher une telle position vis-à-vis de candidats/nouvelles recrues potentielles constituent un véritable atout à l’heure ou une majorité de collaborateurs se soucient de plus en plus de trouver un équilibre vie privée/vie professionnelle ; souvent incarné par la possibilité du travail à distance.
